家電や機器、ソフトウェアなどを使うときに、操作方法や注意点を確認する「取説」。身近な文書ですが、いざ作成する立場になると、「何を書けばよいのか」「マニュアルとどう違うのか」と迷うこともあるのではないでしょうか。
わかりやすい取扱説明書を作るには、機能や操作方法を並べるだけでは十分ではありません。誰が、どの場面で使い、何をできるようになればよいのかを考えたうえで、必要な情報を整理することが大切です。
また、仕事で使用するシステムや設備の場合は、取説だけでは業務に必要な情報を伝えきれないこともあります。操作方法に加えて、担当者や実施するタイミング、判断基準などをまとめた業務マニュアルが必要になるためです。
この記事では、取説の意味や役割、マニュアル・手順書との違いを整理し、わかりやすい取扱説明書の作り方を具体例とともに解説します。
取説とは？取扱説明書の意味と役割
取説は「取扱説明書」の略
取説とは、「取扱説明書」を略した言葉です。製品や機器、ソフトウェア、サービスなどの使い方や、取り扱う際の注意点をまとめた文書を指します。
たとえば、次のようなものが取扱説明書にあたります。
- 家電製品の設置方法や使い方を説明する冊子
- 業務用設備の操作方法や点検方法をまとめた文書
- ソフトウェアの初期設定や基本操作を説明するPDF
- Webサービスの利用方法を案内するオンラインガイド
「取説」というと、製品に同梱されている紙の冊子を思い浮かべるかもしれません。しかし、取扱説明書の形式は紙に限りません。PDFやWebページ、動画など、利用者が確認しやすい方法で提供されます。
大切なのは形式よりも、利用者が必要な情報を見つけ、正しく操作できることです。
取扱説明書の役割は、正しく安全に使えるようにすること
取扱説明書の主な役割は、利用者が製品やサービスを正しく安全に使えるようにすることです。
製品を作った人にとっては当たり前の操作でも、初めて使う人にとってはわかりません。「このボタンを押せばよい」「この順番で設定すればよい」という前提を、具体的な言葉や図で伝える必要があります。
また、取説には、誤操作や不適切な取り扱いを防ぐ役割もあります。
たとえば、使用前に必要な確認、使用してはいけない条件、異常が起きたときの対応などです。操作手順とあわせて注意点を伝えることで、利用者が迷ったり、誤った使い方をしたりする可能性を減らせます。
取説は、困ったときに確認できる文書でもある
取説は、最初から最後まで順番に読むためだけの文書ではありません。
「設定を変更したい」「エラーが表示された」「お手入れの方法を知りたい」など、必要になったときに該当箇所を探して読むこともあります。
そのため、わかりやすい取扱説明書には、説明の正確さに加えて、情報を探しやすくする工夫が必要です。
目次や見出し、検索機能、関連ページへのリンクなどを整え、利用者が知りたい情報へたどり着けるようにしましょう。
取説とマニュアル・手順書の違い
取説とマニュアルは意味が重なる言葉
取説とマニュアルは、明確に切り離せる言葉ではありません。
マニュアルは、使い方や作業の進め方、対応方法などをまとめた文書を広く指します。取扱説明書も、「操作マニュアル」「ユーザーマニュアル」と呼ばれることがあります。
そのため、「取説は製品用、マニュアルは社内用」と一律に区別するのは適切ではありません。社内向けの取説もあれば、顧客向けのマニュアルもあります。
違いを考えるときは、名称だけで判断せず、誰が、何のために使い、どこまでの情報を扱う文書なのかに注目すると整理しやすくなります。
取扱説明書と業務マニュアルは、説明する対象や範囲が異なる
取扱説明書と業務マニュアルを比較すると、説明する対象や範囲に違いがあります。
取扱説明書は、主に製品やサービスの操作方法、使用条件、取り扱い上の注意などを伝えます。
一方、業務マニュアルは、仕事を進めるために必要な情報をまとめたものです。操作方法に加えて、業務の目的や担当者、実施するタイミング、判断基準、例外対応などを扱います。
経費精算システムを例に考えてみましょう。
システムの取説では、「領収書の画像を添付する方法」「申請を送信する方法」などを説明します。しかし、それだけでは「いつまでに申請するのか」「誰の承認が必要なのか」「領収書がない場合はどうするのか」まではわからないことがあります。
こうした社内の運用ルールを補うのが、業務マニュアルです。
取説・業務マニュアル・手順書の違いを比較
手順書は、特定の作業を実行するための具体的な順番や方法に重点を置いた文書です。取説や業務マニュアルの中に、手順書にあたる内容を含めることもあります。
それぞれの違いは、次のように整理できます。
| 比較項目 | 取説・取扱説明書 | 業務マニュアル | 手順書 |
|---|---|---|---|
| 主な対象 | 製品・機器・ソフトウェア・サービスなど | 一連の業務や社内運用 | 特定の作業 |
| 主な目的 | 正しく安全に使えるようにする | 業務を一定の基準で進められるようにする | 作業を決められた順番で実行できるようにする |
| 主な内容 | 準備、操作方法、注意点、トラブル対応など | 目的、役割、業務の流れ、判断基準、例外対応など | 作業の順番、具体的な操作、確認事項、完了条件など |
| 具体例 | 経費精算システムの操作説明 | 経費申請から承認・精算までの業務説明 | 領収書の添付・申請手順 |
ただし、これらは実務上の整理例です。企業や製品によって呼び方や文書の範囲は異なります。
大切なのは、名称を厳密に分けることよりも、利用者が必要な情報を確認できるようにすることです。
取扱説明書に必要な項目とは？
取説に記載する「使用前の確認事項」
取説には、利用者が操作を始める前に確認すべき情報を記載します。
対象に応じて、次のような項目を整理しましょう。
- 対象となる製品名、型番、サービス名
- 対応する機種やバージョン
- 各部の名称や付属品
- 使用に必要な環境や条件
- 使用前の準備
- 安全上の注意や禁止事項
取扱説明書の対象が不明確だと、別の機種や古いバージョンの説明を見て操作してしまうおそれがあります。利用者が「自分が使うものに対応した説明か」を判断できるようにしておきましょう。
取扱説明書に記載する「準備・基本操作・使用後の対応」
取扱説明書の中心になるのは、実際の使い方です。
初期設定から基本操作、使用後の対応まで、利用者の行動に沿って整理します。
たとえば、業務用機器であれば次のような流れが考えられます。
- 必要なものを準備する
- 使用前の状態を確認する
- 電源を入れる
- 必要な設定を行う
- 基本操作を実施する
- 使用を終了する
- 清掃・保管する
基本操作と応用操作は分けて説明すると、初めて使う人が必要な情報を選びやすくなります。
また、取説では、操作の説明だけでなく、「どの状態になれば完了なのか」も示しましょう。画面の表示やランプの状態などを記載すると、利用者が自分で確認できます。
取説に記載する「困ったときの対処方法」
取説には、よくあるトラブルと、その際に確認することもまとめます。
「動かない」「ログインできない」といった症状だけでなく、表示されるメッセージや、確認する順番を具体的に記載すると役立ちます。
取扱説明書に載せる対処方法は、利用者が安全に実施できる範囲にしましょう。利用者自身で対応する範囲と、使用を中止して担当者に連絡する範囲を分けることが大切です。
問い合わせ先に加えて、連絡時に必要な情報も示しておくと、状況を伝えやすくなります。
たとえば、製品名、型番、エラー表示、発生した操作、発生時刻などです。必要な項目は、問い合わせを受ける側とも確認して決めましょう。
取扱説明書の項目は、対象に合わせて選ぶ
取扱説明書に必要な項目は、製品やサービスによって異なります。
設備機器の取説であれば、使用前点検や清掃方法が重要になることがあります。一方、Webサービスの取説では、アカウントの作成や権限設定、データの保存方法などが中心になるでしょう。
一般的な構成をそのまま当てはめるのではなく、「この利用者が、この対象を使うために必要な情報は何か」という視点で項目を選んでください。
取説の作り方｜取扱説明書を作成する7ステップ
①取説を使う人と使用場面を決める
取説の作り方で最初に考えたいのは、誰が、どの場面で使うのかです。
同じシステムでも、初めて利用する人と、日常的に使っている人では必要な説明が異なります。初心者には用語や画面の見方から説明し、経験者には必要な操作をすぐ探せる構成が求められます。
取扱説明書を作り始める前に、次の点を整理しましょう。
- 利用者は誰か
- どの程度の知識や経験があるか
- いつ、どこで確認するか
- 何をできるようになればよいか
「誰でも使える取説」という目標だけでは、説明の詳しさを決めにくくなります。「初めて使う担当者が、初期設定を終えてデータを登録できる」など、具体的な到達点を設定しましょう。
②取扱説明書に載せる操作方法と注意点を洗い出す
次に、取扱説明書に必要な情報を集めます。
既存資料を確認するだけでなく、実際に操作したり、担当者に話を聞いたりして、手順や注意点を洗い出しましょう。
操作に慣れた人は、無意識に確認していることや、説明を省略していることがあります。「操作する前に何を確認していますか」「うまくいかないのはどんなときですか」と聞くと、取説に必要な情報を見つけやすくなります。
特に、次の情報を確認すると実用的です。
- 操作を始める前の条件
- 実際の操作の順番
- 操作後に確認すること
- 間違えやすい箇所
- 問い合わせの多い内容
- 通常と異なる場合の対応
不明な点は推測で補わず、確認事項として分けておきます。操作条件が不明なまま文章にすると、誤った説明を広める原因になります。
③取説の構成を、利用者が使う順番に並べる
情報が集まったら、取説の構成を作ります。
基本は、利用者が行動する順番に沿って並べることです。
たとえば、ソフトウェアの取扱説明書であれば、次のような構成が考えられます。
- 利用前に確認すること
- 初期設定
- 基本操作
- 応用操作
- 設定の変更
- 困ったときの対処方法
- 問い合わせ先
機能の一覧をそのまま章立てにすると、利用者が「最初に何をすればよいか」をつかみにくい場合があります。
製品側の機能分類に加えて、「データを登録する」「登録内容を修正する」「一覧を出力する」など、利用者がしたいことから探せる見出しも取り入れましょう。
④取扱説明書の操作を分解し、具体的な文章にする
取扱説明書の文章は、利用者が実際に行動できる具体性が重要です。
たとえば、次の説明では操作内容が十分に伝わりません。
必要な項目を適切に設定し、登録してください。
何が必要で、どの状態が適切なのかを、利用者が判断しなければならないためです。
取説では、次のように操作を分けます。
- 「担当者名」欄に氏名を入力します。
- 「利用開始日」欄で日付を選択します。
- 「登録」ボタンをクリックします。
- 「登録が完了しました」と表示されたことを確認します。
このように、入力する場所、入力する内容、実行する操作、完了の確認まで示すと、迷いを減らせます。
また、画面上の名称と取扱説明書の表記はそろえましょう。「保存」ボタンを説明する箇所で「登録ボタン」と書くと、利用者が別のボタンを探してしまう可能性があります。
⑤取説に画像・図解・注意書きを配置する
操作箇所や部品の位置などは、文章だけで伝えるよりも、画像や図解を添えたほうが理解しやすい場合があります。
取説に画像を使うときは、説明したい箇所を明確にしましょう。
- 操作する箇所を枠で囲む
- 手順に対応する番号を付ける
- 説明に不要な範囲を減らす
- 文字や部品が判別できる大きさにする
- 本文と画像を近くに配置する
ただし、画像を増やせば、わかりやすい取扱説明書になるわけではありません。似た画像が続いたり、1枚に情報を詰め込みすぎたりすると、かえって確認しづらくなります。
また、重要な注意事項は、その操作を行う前に確認できる場所へ配置してください。操作後のページに注意書きがあっても、必要なタイミングで読んでもらえない可能性があります。
⑥取扱説明書だけで操作できるか、初めて使う人に確認してもらう
取扱説明書ができたら、内容を知らない人や、対象の操作に慣れていない人に試してもらいましょう。
作成者自身の確認だけでは、省略した説明や、わかりにくい用語に気づきにくいためです。
確認時は、できるだけ口頭で補足せず、取説を見ながら操作してもらいます。次の点を観察すると、改善箇所が見つかります。
- 必要な説明を見つけられたか
- 手順を飛ばさずに進められたか
- 用語や表現を誤解していないか
- 注意事項に気づいたか
- 完了したことを判断できたか
「わかりやすかったですか」と感想を聞くだけでなく、実際にどこで止まったかを確認することが大切です。
安全に関わる製品や設備では、取説の使いやすさの確認に加えて、必要な専門知識を持つ担当者による内容確認も行います。
⑦取説の公開方法と更新ルールを決める
取説は、完成したら終わりではありません。製品の仕様や画面、利用条件などが変われば、説明の更新が必要になります。
公開時には、次の項目を決めておきましょう。
- 正式な取扱説明書の保管場所
- 更新する担当者
- 更新のきっかけと確認方法
- 版数や更新日の表記方法
- 古い版の取り扱い
- 利用者への変更案内の方法
PDFを複数の場所に保存していると、一部だけ古い説明が残ることがあります。最新版を確認する場所を決め、利用者が迷わず参照できるようにしましょう。
過去の機種やバージョン向けの取扱説明書を残す場合は、どの対象に対応しているかを明確に表示することも必要です。
わかりやすい取説を作る5つのポイント
取説のポイント①専門用語や表記を統一する
わかりやすい取説では、同じものを同じ言葉で説明します。
たとえば、「利用者」「ユーザー」「使用者」を理由なく使い分けると、別の対象を指しているように読めることがあります。
表記の統一は、ボタン名や部品名、単位、数字などにも必要です。
専門用語を使う場合は、取扱説明書の利用者が理解できるかを確認しましょう。初めて登場する箇所で説明を添えたり、用語集へ案内したりすると、読み進めやすくなります。
取説のポイント②操作・補足・注意を見分けられるようにする
取説のすべての文章が同じ見た目だと、実行する操作と参考情報の区別がつきにくくなります。
たとえば、次のように役割ごとに表現をそろえると、必要な情報を読み取りやすくなります。
- 操作：番号付きの手順で示す
- 補足：手順の近くに「補足」として記載する
- 注意：操作前に確認できる位置に、見出しを付けて示す
取扱説明書の重要な情報は、色の違いだけで区別しないことも大切です。白黒で印刷した場合でも意味が伝わるように、ラベルや記号、枠なども組み合わせましょう。
取説のポイント③目次や見出しから探しやすくする
取説は、必要な箇所だけを読む場面も多い文書です。
「設定について」「その他」といった広い見出しだけでは、利用者が自分の知りたい情報を探しにくくなります。
たとえば、「通知の設定を変更する」「パスワードを再設定する」など、操作の目的がわかる見出しにしましょう。
ページ数の多い取扱説明書では、目次、索引、PDFのしおり、関連ページへのリンクなども役立ちます。利用者が実際に使う言葉を見出しや検索用の語句に取り入れることも有効です。
取説のポイント④正常に完了した状態を示す
取説を読んで操作できても、正しく終わったかがわからなければ不安が残ります。
そのため、重要な操作には完了条件を記載しましょう。
- 指定した画面が表示される
- 登録した情報が一覧に追加される
- 確認メールが届く
- 表示された数値が所定の範囲に入る
取扱説明書に完了後の状態を示すことで、利用者は自分で結果を確認できます。
反対に、「できたはず」という状態で次の手順へ進んでしまうと、その後の操作で問題が起きたときに、原因を特定しにくくなります。
取説のポイント⑤よくある失敗と対処方法をセットにする
取説に「入力ミスに注意してください」と書くだけでは、何を確認すればよいのかが伝わりません。
よくある失敗は、起こる場面や確認箇所、対処方法とセットで説明します。
たとえば、「日付を確認してください」よりも、次のように書くほうが具体的です。
申請日ではなく、領収書に記載された利用日を入力してください。
トラブル対応の取扱説明書でも同様です。「再設定してください」だけで終わらせず、再設定する場所や操作、その後に確認する状態まで記載しましょう。
取説だけでは伝わらない業務は、マニュアルと組み合わせる
取扱説明書で「操作できる」ことと「業務を進められる」ことは異なる
取扱説明書は、製品やシステムを使うための大切な文書です。しかし、操作方法がわかっても、業務全体を進められるとは限りません。
たとえば、顧客管理システムの取説で登録方法を説明していても、次の情報がなければ、担当者ごとに対応が分かれる可能性があります。
- どのタイミングで登録するのか
- 誰が登録を担当するのか
- 何を確認してから登録するのか
- 登録後に誰へ連絡するのか
- 情報が不足している場合はどうするのか
こうした情報は、システムの操作に関する知識だけでは判断できません。社内の業務ルールとして整理する必要があります。
取説を補う業務マニュアルに、目的・役割・判断基準をまとめる
取説を業務で活用する場合は、業務マニュアルとの役割分担を考えましょう。
業務マニュアルには、操作の前後を含めた仕事の進め方をまとめます。
| 業務マニュアルで整理すること | 記載例 |
|---|---|
| 目的 | 顧客情報を担当者間で共有し、対応漏れを防ぐ |
| 実施するタイミング | 問い合わせ対応後に登録する |
| 担当者 | 問い合わせを受けた担当者が登録する |
| 確認事項 | 顧客名、連絡先、問い合わせ内容を確認する |
| 判断基準 | 契約に関する相談は営業担当者へ引き継ぐ |
| 例外対応 | 必須情報が不明な場合の確認先を定める |
| 完了条件 | 登録と引き継ぎ先への連絡が完了している |
取扱説明書が「どう操作するか」を支え、業務マニュアルが「いつ、誰が、何のために行うか」を支える構成です。
それぞれを組み合わせることで、操作の理解と業務の実行をつなげられます。
業務の流れから、必要な取扱説明書へ案内する
業務マニュアルと取扱説明書を別々に用意する場合は、利用者が行き来しやすいようにします。
たとえば、業務マニュアルの「顧客情報を登録する」という手順から、取説の該当ページへリンクを設ける方法です。
単に「取説を参照」と書くよりも、「操作マニュアル『顧客情報の新規登録』を参照」のように、参照先を具体的に示すほうが探しやすくなります。
また、同じ操作説明を複数の文書に書き写すと、更新漏れが起こりやすくなります。詳細な操作方法は取扱説明書に集約し、業務マニュアルから案内するなど、情報の置き場所を決めましょう。
取説を作る前に、業務の流れを整理したほうがよい場合もある
「取説を作ってほしい」と依頼されても、実際の課題が操作方法だけにあるとは限りません。
担当者によって処理の順番が違う、確認する項目が決まっていない、例外時の相談先が不明確といった場合は、操作説明を整えるだけでは迷いが残ります。
このような場合は、取説の作成とあわせて、業務の流れや役割分担を整理することが大切です。
何を取扱説明書で説明し、何を業務マニュアルで定めるのかを分けると、必要な情報や確認すべき課題が明確になります。
取説・取扱説明書の意味や作り方に関するよくある質問
取説と取扱説明書に違いはありますか？
取説は、取扱説明書を略した言葉です。基本的に、同じ意味で使われます。
社内の会話などでは「取説」、正式な文書名などでは「取扱説明書」と表記するなど、使う場面に合わせて選ぶとよいでしょう。
取説とマニュアルは同じ意味ですか？
取説とマニュアルは意味が重なります。製品やサービスの取扱説明書を「ユーザーマニュアル」「操作マニュアル」と呼ぶこともあります。
一方、業務マニュアルは、操作方法だけでなく、業務の目的や役割、判断基準なども含めて整理することがあります。
名称だけで判断せず、文書が扱う対象と範囲を確認しましょう。
取扱説明書はWord・PowerPoint・Excelでも作れますか？
取扱説明書は、Word・PowerPoint・Excelなどでも作成できます。
文章中心の取説はWord、画像や図解を大きく配置する取説はPowerPointなど、説明する内容に合わせて選ぶと作成しやすくなります。Excelは、項目の一覧や点検表を組み合わせる場合などに活用できます。
ただし、ツールを選ぶ際は、作りやすさだけでなく、公開後の読みやすさや更新のしやすさも確認しましょう。
取説の作り方は、どこから始めればよいですか？
取説を使う人と、その人ができるようになるべきことを決めるところから始めましょう。
いきなり文章を書き始めると、説明の詳しさや必要な項目を決めにくくなります。対象者と目的を整理してから、操作手順や注意点を集め、構成を作ると進めやすくなります。
取扱説明書は、詳しく書くほどわかりやすくなりますか？
情報を増やすだけでは、わかりやすい取扱説明書になるとは限りません。説明が長すぎると、必要な操作や注意点を見落とすこともあります。
基本操作と応用操作を分ける、補足情報を別枠にする、詳細ページへ案内するなど、必要な情報を選んで読める構成にしましょう。
説明が不足していないかと同時に、情報を探しやすいかも確認することが大切です。
取説を作成した後は、どのように改善すればよいですか？
取説の公開後は、問い合わせ内容や利用者が迷った箇所を集め、改善に生かします。
同じ質問が繰り返される場合は、説明が不足しているだけでなく、該当箇所を見つけにくい可能性もあります。
文章の追加だけで対応せず、見出しや目次、画像、参照先の案内なども見直しましょう。製品やサービスの変更時には、取扱説明書との食い違いがないかも確認してください。
まとめ｜取説は、使う人が迷わず行動できるように作ろう
取説とは、製品やサービスの使い方、取り扱い上の注意などをまとめた取扱説明書のことです。
わかりやすい取説を作るには、機能や操作方法を並べるだけでなく、利用者の知識や使用場面を踏まえ、必要な情報を行動の順番に整理することが大切です。
操作を具体的に分解し、画像や図解を添え、完了した状態まで示すことで、利用者が自分で確認しながら進めやすくなります。完成後は、初めて使う人による確認と、継続的な更新も行いましょう。
また、取扱説明書だけでは、仕事の進め方や判断基準まで伝えきれない場合があります。その際は、業務マニュアルと組み合わせ、いつ、誰が、何を確認して進めるのかを整理することが必要です。
株式会社mayclassでは、業務の可視化・標準化やマニュアル作成を支援しています。「操作説明はあるのに、担当者によって対応が違う」「取説と業務マニュアルをどう整理すればよいかわからない」とお悩みの場合は、お気軽にご相談ください。
▼下記記事もおすすめ▼
内部不正による情報持ち出しを防ぐには？企業が取り組む対策と社内ルールの整備方法
