仕事の効率をもっと上げたい、そう考えたことはありませんか？日々の業務で「これ、もっと簡単にできたらいいのに」と感じる瞬間は少なくないはずです。そんな時に頼りになるのが「業務効率化ツール」。これらのツールをうまく活用すれば、無駄な作業を削減し、限られた時間とリソースを最大限に活用できます。
この記事では、企業の規模や業種を問わず役立つ、厳選した業務効率化ツール20選をご紹介します。それぞれの特徴や選び方のポイントも解説しているので、ぜひ最後までお読みください。ツールの導入をきっかけに、業務の生産性向上と働きやすさアップを目指しましょう！
業務効率化ツールの選び方
業務効率化とは、仕事の流れを見直し、生産性を高める取り組みのことです。無駄な作業や重複したプロセスを排除し、作業を効率的かつスムーズに進めることを目指します。この結果、コスト削減や品質向上、従業員の働きやすさ向上といった多くのメリットが得られます。
ここでは、業務効率化ツールを選ぶ際に押さえておくべきポイントを解説します。
目的にあった業務効率化ツールのを選ぶ
ツール選びの第一歩は、「何を改善したいのか」という目的を明確にすることです。たとえば、作業時間の短縮、コミュニケーションの円滑化、データ管理の効率化といった具体的な課題をリストアップし、それに適したツールを選ぶことが重要です。
チームの規模や業種に合う業務効率化ツールを選ぶ
業務効率化ツールはチームの規模や業種によって適したものが異なり、小規模チームにはシンプルで低コストなツールが、大規模な企業では複数部門間で連携できるツールが適しています。業種や業務内容に応じて柔軟に活用できる
操作性や導入コストも考慮する
ツール選びでは、操作性と導入コストをしっかり考慮することが重要です。操作が複雑すぎると、導入後のトレーニングやサポートに時間がかかり、かえって非効率になる可能性があります。また、高額なツールを導入しても十分に活用できなければ無駄になります。そのため、直感的で使いやすい操作性を備えたものを選び、初期費用だけでなくランニングコストも含めて慎重に検討することが必要です。
業務効率化におすすめのツール20選
業務効率化を実現するためには、日々の業務を見直し、適切なツールを導入することが重要です。ツールを活用することで、作業の自動化や情報共有のスムーズ化が可能になり、無駄な時間やリソースを削減できます。たとえば、タスク管理ツールを使えばプロジェクトの進捗を一目で把握でき、コミュニケーションツールを導入すればチーム間のやりとりがスピーディーに行えます。ここでは、さまざまな業務効率化に役立つツールを目的別にご紹介します。
| ツールカテゴリ | ツール名 | 主な機能 | 特徴 |
| タスク・プロジェクト管理 | Asana | タスクの作成、割り当て、進捗管理 | プロジェクトの可視化とチーム間のコラボレーションを強化 |
| Backlog | タスクの進捗管理・整理、Wiki機能、バグ管理 | 視覚的にタスク整理し、幅広い職種で利用しやすい | |
| Trello | カンバン方式でのタスク管理 | 視覚的にタスクを管理し、ドラッグ＆ドロップで操作可能 | |
| コミュニケーション | Slack | チャット、ファイル共有、他ツールとの連携 | リアルタイムのコミュニケーションを促進し、チャンネルごとの情報整理が可能 |
| Microsoft Teams | チャット、音声・ビデオ通話、ファイル共有、タスク管理、アプリ連携 | Microsoft 365とのシームレスな統合で、WordやExcelの共同編集が可能 | |
| Chatwork | グループチャット、タスク管理、ファイル共有 | シンプルな操作性で、国内企業での利用が多い | |
| 業務自動化（RPA） | Zapier | ウェブアプリ間の自動連携 | コーディング不要で複数のアプリを連携し、業務プロセスを自動化 |
| UiPath | RPA開発プラットフォーム | 高度な自動化プロセスを構築可能で、大規模導入にも対応 | |
| BizRobo! | 定型業務の自動化 | 幅広い業務フローの自動化を可能にし、サポート体制も充実 | |
| 会議・打合せ | Zoom | オンライン会議、ウェビナー開催 | 高品質なビデオ会議と多人数参加が可能 |
| Google Meet | オンライン会議、画面共有 | Googleサービスとの連携がスムーズで、手軽に利用できる | |
| ペーパーレス化 | マネーフォワード クラウド | 会計・人事労務の電子化 | 財務管理や経理業務を効率化し、ペーパーレス化を推進 |
| クラウドサイン | 契約書の電子化、電子署名 | 契約業務をオンラインで完結し、契約締結のスピードを向上 | |
| ファイル共有・オンラインストレージ | Google Workspace | ドキュメント作成、共有、クラウドストレージ | 複数人での同時編集やリアルタイムの情報共有が可能 |
| コワークストレージ | ファイル共有、データバックアップ | 社外メンバーとのデータ共有を効率化し、セキュリティも確保 | |
| 営業活動の効率化（SFA・CRM） | Salesforce | 顧客管理、営業支援、マーケティングオートメーション | 顧客情報の一元管理と営業プロセスの可視化を実現 |
| e-セールスマネージャー | 営業支援、顧客データ管理 | 日本企業向けに設計され、名刺管理や人脈管理機能が充実 | |
| ナレッジ共有 | NotePM | 社内Wiki、文書管理、ナレッジ共有 | 社内の情報共有を円滑にし、検索性にも優れている |
| esa | チーム向けのドキュメント管理・共有 | 下書きや投稿の簡易化で「継続的改善」を支援 | |
| Sansan | 名刺管理、顧客データベース化 | 名刺情報をデータ化し、組織全体で共有・活用できる |
業務効率化ツール：タスク・プロジェクト管理
Asana
Asanaは、タスク管理を中心としたプロジェクト管理ツールで、シンプルなUIが特徴です。プロジェクト全体の可視化に優れ、タスクの依存関係や期限を細かく設定できます。主に中規模以上のチームや複数のプロジェクトを同時に管理する必要がある企業向けです。
メリット: ガントチャート機能やカスタムフィールドで、複雑なプロジェクトでも柔軟に対応。外部ツールとの連携も豊富です。
デメリット: 無料プランでは機能制限があり、小規模チームにはやや過剰な場合もあります。
Backlog
Backlogは、ITエンジニアやデザイナー向けのプロジェクト管理ツールで、バグ管理やWiki機能が強みです。非エンジニアにも使いやすいインターフェースで、幅広い職種に対応しています。
メリット: バグ管理やWiki機能が標準搭載されており、技術系のプロジェクトで便利で、複数のプロジェクトを効率的に整理可能です。
デメリット: 大規模プロジェクトの管理では、カスタマイズ性がやや制限されます。
Trello
Trelloは、直感的な操作が可能なカンバン方式のタスク管理ツールで、個人から小規模チームに適しています。ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にタスクのステータスを更新可能です。
メリット: 学習コストが低く、初心者でもすぐに使える。無料プランでも基本的な機能を十分活用可能です。
デメリット: タスクが多くなると視覚的な管理が煩雑になる場合があります。
業務効率化ツール：コミュニケーション
Slack
Slackは、リアルタイムでのチームコミュニケーションを促進するチャットツールです。特にリモートワークを行う企業に向いており、多くの外部アプリと連携できます。
メリット: チャンネル機能により、プロジェクトごとに情報を整理可能です。メッセージ検索機能も便利です。
デメリット: 通知が多くなると管理が難しくなり、運用には工夫が必要です。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、チャット、ビデオ通話、ファイル共有など、コミュニケーションに必要な機能を1つに統合したツールです。Microsoft 365との連携が特に便利で、大企業や教育機関向けに適しています。
メリット: WordやExcelの共同編集が可能で、Office製品を多用するチームに最適です。
デメリット: 初期設定が複雑で、初心者にはやや使いにくい面もあります。
Chatwork
Chatworkは、日本国内の中小企業で広く利用されているシンプルなグループチャットツールです。直感的な操作で、特にITリテラシーが高くないチームでも導入しやすいです。
メリット: タスク管理やファイル共有が簡単に行え、コストパフォーマンスが良いです。
デメリット: 他のツールと比べて機能が少なく、複雑なプロジェクトには不向きな場合もあります。
業務効率化ツール：業務自動化（RPA）
Zapier
Zapierは、コーディング不要で複数のアプリケーションを連携し、業務プロセスを自動化します。小規模企業やフリーランスに最適なツールです。
メリット:直感的な操作で簡単にワークフローを設定可能で、多くのアプリと連携できます。
デメリット: 複雑な自動化には限界があり、大規模企業には物足りなさを感じる場合があります。
UiPath
UiPathは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールとして、複雑な業務フローを自動化できます。特に大企業やIT部門向けです。
メリット: 高度な自動化が可能で、カスタマイズ性も高いです。
デメリット: 導入や開発コストが高めで、RPAの専門知識が必要です。
BizRobo!
BizRobo!は、定型業務の効率化に特化したRPAツールで、サポート体制が充実しています。中小企業から大企業まで幅広く対応可能です。
メリット: 簡単な操作で導入が可能で国内企業に特化した機能が充実しています。
デメリット: 一部の機能が競合ツールに比べて制限される場合があります。
業務効率化ツール：会議・打合せ
Zoom
Zoomは、オンライン会議やウェビナー開催に特化したツールで、特にリモートワークやオンラインイベントに適しています。高品質な映像と音声が特徴で、世界中で利用されています。
メリット: 多人数参加や画面共有、録画機能が充実しており、大規模な会議や研修にも対応可能です。UIはシンプルで、初心者でも使いやすいです。
デメリット: 無料プランでは時間制限があります。
Google Meet
Google Meetは、Googleアカウントがあればすぐに使える手軽なオンライン会議ツールです。Google Workspaceユーザーに特におすすめです。
メリット: Googleカレンダーとの連携でスケジュール調整が簡単で、画面共有や字幕機能など、基本的な会議機能がそろっています。
デメリット: 他ツールと比較すると高度な会議機能（ウェビナー対応など）が不足しています。
業務効率化ツール：ペーパーレス化
マネーフォワード クラウド
マネーフォワード クラウドは、会計や給与計算、人事労務の電子化を実現するバックオフィス支援ツールです。中小企業から大企業まで幅広く対応可能です。
メリット: 複数の業務を一元管理でき、財務管理を効率化してくれます。税法改正にも迅速に対応し、安心して利用可能です。
デメリット: 全機能を活用するにはコストがかかる場合があり、規模が小さい企業では一部機能が過剰と感じられる可能性があります。
クラウドサイン
クラウドサインは、契約書の電子化や電子署名を可能にするツールで、契約業務の効率化を実現します。弁護士監修のもと設計されており、安心して利用可能です。
メリット: 契約締結スピードの向上や郵送コストの削減が可能で、リモートワークや非対面営業では非常に使いやすいです。
デメリット: 一部業界では紙の契約書が依然主流で、完全な移行が難しい場合があります。
業務効率化ツール：ファイル共有・オンラインストレージ
Google Workspace
Google Workspaceは、ドキュメント作成、クラウドストレージ、カレンダー管理などが統合されたツールです。特にリモートチームやフリーランス向けです。
メリット: 複数人でのリアルタイム編集が可能で、ファイル共有がスムーズです。データはクラウド上で安全に保管されます。
デメリット: 無料プランでは容量制限があり、大容量データの管理には追加コストが必要です。
コワークストレージ
コワークストレージは、セキュリティの高いファイル共有とデータバックアップが特徴のツールで、特に社外とのデータ共有に適しています。
メリット: 高いセキュリティレベルと操作の簡便さが魅力です。プロジェクトチーム間のスムーズなデータ共有が可能です。
デメリット: 他のオンラインストレージと比べて機能が限定的な場合があります。
業務効率化ツール：営業活動の効率化（SFA・CRM）
Salesforce
Salesforceは、世界的に普及しているSFA（営業支援）/CRM（顧客管理）ツールで、顧客管理から営業分析、マーケティングまでを一元化します。
メリット: カスタマイズ性が高く、あらゆる業界で活用可能です。顧客情報の一元管理により、営業活動が効率化します。
デメリット: 導入コストが高く、小規模企業にはオーバースペックと感じられることもあります。
e-セールスマネージャー
e-セールスマネージャーは、日本企業向けに設計された営業支援ツールで、顧客データの管理や営業プロセスの可視化が可能です。
メリット: 名刺管理や人脈情報の可視化が可能です。日本市場特化型のため、日本のビジネス文化に適合しています。
デメリット: 日本企業向けに特化しているため、海外事業展開時には利用が難しい場合もあります。
業務効率化ツール：ナレッジ共有
NotePM
NotePMは、社内Wikiや文書管理を効率化するナレッジ共有ツールです。情報を一元管理でき、特に情報が散乱しがちな企業向けに適しています。
メリット: 検索性が高く、必要な情報にすぐアクセス可能です。UIが直感的で、幅広い業界で利用可能です。
デメリット: 他ツールと比較すると、カスタマイズ性に限界がある場合があります。
esa
esaは、チーム向けのドキュメント管理ツールで、情報の下書きや投稿が簡単に行えます。「継続的改善」を促進する設計思想が特徴です。
メリット: ドキュメントの作成プロセスがスムーズで、チームのナレッジ蓄積が可能です。小規模から中規模チームに適しています。
デメリット: 大規模チームでの利用には機能面で物足りなさがある場合もあります。
Sansan
Sansanは、名刺情報をデータ化し、組織全体での共有を可能にする名刺管理ツールです。営業チームや管理職向けに最適です。
メリット: 名刺のデータ化で人脈管理が容易に。営業活動の効率化や新規顧客の開拓がスムーズに行えます。
デメリット: 名刺が紙ベースで渡される文化が少ない場合、ツールの活用機会が限られる。
業務効率化ツール選定時の注意点
業務効率化ツールを選ぶ際には、ただ便利そうなものを選ぶだけでなく、実際の使用感や自社の環境に合うかどうかを慎重に見極めることが大切です。以下のポイントを押さえれば、選定ミスを防ぎ、スムーズに導入できます。
無料トライアルで試す
多くのツールは無料トライアルを提供しています。この期間中に実際の業務に導入し、操作性や機能が期待に応えているかを確認しましょう。試すことで、初期投資のリスクを最小限に抑えることができます。
チームの意見を反映する
ツールを使うのはチームメンバーです。選定時には現場の声を聞き、実際の業務フローに適したものを選ぶことが重要です。導入後に「使いにくい」といった不満が出ないよう、全員が納得できるツールを選びましょう。
セキュリティ面の確認
クラウド型ツールを選ぶ場合、セキュリティ対策の充実度は重要なポイントです。データの暗号化、アクセス制限、バックアップの有無など、安心して利用できる仕組みが整っているかを必ず確認しましょう。
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