「日々の業務にムダが多い気がする」「社内の情報共有に時間がかかっている」そう感じたことはありませんか？
近年、多くの企業が業務効率化の手段として注目しているのが「SaaS」です。経費精算やタスク管理、営業支援、勤怠管理など、さまざまな業務に対応するSaaSが登場しており、導入によって作業の手間やミスを削減する企業も増えています。
本記事では、SaaSの基本から導入メリットや選び方、注意点までを解説します。
SaaSとは？業務効率化との関係を解説
SaaSは、インターネットを通じて利用できるソフトウェアサービスのことです。従来のパッケージ型ソフトと異なり、場所やデバイスを選ばずに利用できるため、柔軟な働き方や業務効率化に役立ちます。
SaaSの定義と基本的な仕組み
SaaS（Software as a Service）とは、ソフトウェアをクラウド上で提供する形態のサービスです。利用者はインターネット経由でWebブラウザやアプリを使ってサービスにアクセスし、ソフトのインストールは不要です。すべてのデータとシステムはクラウド上にあり、インターネット環境さえあれば、自宅や外出先からでも利用できます。
さらに、アップデートや不具合対応、セキュリティ対策などの管理業務はすべて提供事業者が担うため、ユーザー企業側のIT管理負担が軽減される点も大きなメリットです。
なぜSaaSが業務効率化に有効なのか？
SaaSは「作業時間の短縮」「情報共有の効率化」「運用負担の軽減」の3つの側面で、業務効率化に大きく貢献します。
例えば、従来は紙やExcelで行っていた勤怠管理や経費精算をSaaSで自動化すれば、集計や申請の手間が減り、ヒューマンエラーも抑えられます。また、タスク管理やチャット機能を使えばリアルタイムに進捗状況を共有できるようになり、メールのやりとりや報告作業が不要になる場面もあります。
さらにSaaSは常に最新状態に保たれており、アップデートのたびに業務が止まるといったトラブルも防げます。
従来のソフトウェアとの違い
導入のしやすさや運用面の負担など、Saasと従来のソフトウェアにはいくつかの決定的な違いがあります。
| 比較項目 | 従来型ソフトウェア | SaaS（クラウド型） |
| 導入方法 | 各端末・サーバーにインストールが必要 | Web上で即時利用可能、インストール不要 |
| 初期コスト | サーバーやソフト購入など設備投資が必要 | 初期費用がほぼ不要、月額制でスモールスタート可能 |
| 運用管理 | IT部門によるバージョン管理・保守作業が必要 | ベンダーが管理・保守を実施、ユーザー側の対応不要 |
| 課金モデル | ライセンス単位で一括購入が多い | 利用人数や容量に応じた従量課金制が一般的 |
| 導入スピード | 導入・展開に時間がかかる | 比較的短期間で導入可能、現場主導でも進めやすい |
| アップデート・セキュリティ | ユーザーが手動で対応するケースが多い | 自動で最新バージョンに更新、セキュリティも随時対応可能 |
このように、SaaSは手間やコストを抑えながら、より柔軟かつスピーディに導入・運用できる点が大きな魅力です。
業務効率化に役立つSaaSツールおすすめ10選
業務効率化を目的としたSaaSはさまざまなツールがあります。ここでは、目的別に活用できるSaaSツールを紹介します。
コミュニケーションツール編｜チーム連携をスムーズにする2選
テレワークやフレックス勤務の普及により、メールだけではリアルタイムな情報共有が難しくなっています。
Chatwork
Chatworkは国産のビジネスチャットツールで、中小企業を中心に幅広く導入されています。メールよりもスピーディに情報を共有でき、業務連絡を効率よく整理したい現場に適しています。
- 日本語UIで直感的に操作できる
- グループチャット、タスク管理、ファイル共有など多機能
- 無料プランでも商用利用ができ、導入のハードルが低い
シンプルな操作性と、業務に必要な機能がひと通り揃っている点から、ITに詳しくない現場でもすぐに活用しやすいツールです。
Slack
Slackは世界中で利用されているビジネスチャットツールで、開発チームやスタートアップ企業を中心に幅広く導入されています。
- スレッド機能により話題ごとの会話を整理しやすい
- Google WorkspaceやNotion、Zoomなどとの連携が豊富
- ファイル共有やボイスメッセージなど多彩な送信手段に対応
他ツールとの連携性と柔軟なカスタマイズ性に優れており、業務の一元化を目指すチームに適したコミュニケーション基盤です。
バックオフィス支援ツール編｜経費・勤怠の効率化に役立つ2選
人事・経理・総務といったバックオフィス業務は定型作業が多く、担当者の負担が大きくなりがちです。SaaSを活用すれば、紙ベースやExcelでの処理を自動化し、ヒューマンエラーの削減や作業時間の短縮につながります。
マネーフォワードクラウド
マネーフォワード クラウド経費は、経費精算業務を効率化するためのクラウド型SaaSです。申請から承認、仕訳までを自動化でき、手作業の負担を大きく減らせます。
- レシート撮影による自動入力に対応
- 交通系ICカードやクレジットカードと連携可能
- 会計ソフトとの連携がスムーズ
経理業務のミスを防ぎながら、処理スピードと精度を大きく向上させたい企業におすすめです。
ジョブカン
ジョブカン勤怠管理はICカード打刻やスマホ打刻など、さまざまな勤務形態に対応したクラウド型勤怠管理ツールです。労務管理の負担を軽減し、労働時間の適正な把握をサポートします。
- 出勤・退勤の打刻方法を複数選択できる
- 残業・深夜労働などを自動でアラート通知
- シフト管理や有給休暇の自動計算にも対応
労働時間の管理精度を高めたい企業や、従業員の多い現場で特に効果を発揮するツールです。
営業・マーケティング支援ツール編｜顧客管理・自動化の2選
営業活動やマーケティング施策の成果を最大化するには、顧客情報の一元管理とアプローチの自動化が欠かせません。SaaS型の営業・マーケティング支援ツールを活用すれば、属人化を防ぎながら効果的な顧客対応を実現できます。
Salesforce
Salesforceは、世界的に利用されているCRMプラットフォームです。顧客情報・案件・営業進捗を一元管理し、営業活動の「見える化」と効率化を同時に進められます。
- 顧客情報の履歴管理とステータス確認が容易
- 商談状況やKPIをダッシュボードで可視化
- 他システムや外部アプリとの連携性が高い
営業チームの生産性を向上させたい企業や、案件管理の属人化を防ぎたい現場に適しています。
HubSpot
HubSpotは、CRMを中心にマーケティング・営業・カスタマーサポート機能を備えたオールインワン型SaaSです。無料プランから始められる柔軟さと、ノーコードでの設定のしやすさが特徴です。
- 無料から使えるCRMで中小企業にも導入しやすい
- メール配信・LP作成・問い合わせフォームなどが一元化
- 分析・レポート機能で施策の改善がしやすい
営業・マーケ・カスタマーサクセスを一体で管理したい企業に向いており、小規模事業者から大手まで幅広く利用されています。
タスク・プロジェクト管理ツール編｜進捗管理がスムーズになる2選
業務が複雑化する中で、個人やチームのタスクを「見える化」し、整理・進捗管理できるツールは欠かせません。
Notion
Notionは、ドキュメント作成・タスク管理・データベースなどの機能を自由に組み合わせて使える柔軟性の高いツールです。プロジェクト進捗管理や議事録の共有など、用途に応じてカスタマイズできます。
- タスク、表、カレンダー、タイムラインなど多様な表示形式に対応
- コメント機能でチーム内コミュニケーションが可能
- ノーコードでレイアウト変更・設計が自由自在
情報共有とタスク管理を一つのツールで完結させたいチームにおすすめです。
Asana
Asanaは、チーム単位でのタスク・プロジェクト進行に特化したSaaS型管理ツールです。各タスクの担当者・期限・進捗状況がひと目で分かる設計で、複数人でのプロジェクト推進に向いています。
- ガントチャートやカンバン方式での表示が可能
- タスクごとにコメント・添付・進捗ステータスの管理ができる
- 通知機能により、タスクの遅れを即時に把握
とくに複数の部署や関係者が関わる業務において、スケジュールや役割を明確にしたいときに便利です。
ファイル共有・情報管理ツール編｜情報の一元化に役立つ2選
業務データが増えると、情報の整頓や共有が課題になってきます。クラウド型の共有ツールを活用すれば、複数人での同時編集や履歴管理が可能になり、やり取りの効率化につながります。
Google Workspace
Google Workspaceは、Gmail・Googleドライブ・ドキュメント・スプレッドシート・カレンダーなど、ビジネスに必要な機能が統合されたクラウド型のオフィスツールです。ファイルの共同編集や履歴管理がしやすく、チームの生産性を高めます。
- すべてのサービスがGoogleアカウントで統一管理可能
- 同時編集・自動保存・履歴の復元などコラボ作業に強い
- 管理者機能やセキュリティ対策も充実
日常的な業務全体をGoogle環境にまとめることで、ツールの分散や情報の行き違いを防ぐことができます。
Dropbox
Dropboxは、クラウドストレージの先駆けとして世界中で利用されているファイル共有サービスです。ドラッグ＆ドロップで直感的に使える設計と、高い安定性が評価されています。
- フォルダごとに共有・アクセス権限を設定可能
- ローカルとクラウドが自動同期され、オフラインでも利用可能
- 大容量ファイルの送受信にも対応
シンプルな操作性と信頼性の高さから、業種や規模を問わず導入されている定番のファイル共有ツールです。
SaaS導入による業務効率化のメリット
SaaSツールを導入することで単なる作業の時短だけでなく、情報の正確性向上や柔軟な働き方への対応、自動化による人的ミスの削減など、さまざまなメリットがあります。
ここでは、SaaSを導入することで得られる主な業務効率化のメリットを5つ紹介します。
業務の時間短縮と作業負担の軽減
SaaS導入の大きなメリットのひとつが、業務にかかる時間と手間を削減できる点です。例えば以下の通りです。
- 経費精算ならレシート撮影による自動入力
- 勤怠管理ならICカード打刻や自動集計
- 営業活動ならメール配信や商談の記録をワンクリックで管理
このように、SaaSによって日常的なルーティンワークが省力化されます。
情報共有のスピードと精度の向上
業務の効率化には、必要な情報が必要な人にタイムリーに届く体制づくりが欠かせません。
SaaSツールを活用すれば情報共有にかかる時間を短縮し、伝達ミスや認識のズレを防ぐことができます。
例えば、チャットツールでは会話の履歴が自動で残り、過去の経緯や資料をすぐに確認できます。クラウド型ドキュメントでは複数人が同時に編集した内容が即時に反映されるため、「最新版が分からない」といった混乱も減らせます。
テレワークやハイブリッドワークへの柔軟対応
働き方の多様化が進む中で、テレワークやハイブリッドワーク（出社と在宅の併用）を前提とした業務環境づくりが求められています。
SaaSはインターネット環境さえあればどこからでも利用できるため、こうした柔軟な働き方に対応しやすいのが大きな特長です。
例えば、勤怠管理や業務報告をオンラインで完結させたり、クラウド上のファイルやチャットでメンバー同士が常時つながった状態をつくったりと、物理的な場所に縛られない働き方が実現できます。
初期費用不要＆スモールスタートが可能
SaaSの大きな利点のひとつが、従来のシステム導入に比べて初期コストがほとんどかからない点です。
サーバーや専用端末の購入・設置が不要で、月額課金や従量制など柔軟な料金体系が用意されているため、小規模なチームやスタートアップでも導入しやすくなっています。
さらに、多くのSaaSサービスでは無料プランやトライアル期間が設定されており、実際に使いながら自社に合うかどうかを判断できる点も魅力です。
自動化によるミス削減と品質向上
SaaSには、繰り返し作業や入力作業を自動化する機能が豊富に搭載されています。
例えば、経費精算ツールでは入力内容が自動でチェックされ、ルール違反や不備がある申請は差し戻されます。営業管理ツールでは、フォロー漏れを防ぐリマインド機能が設定でき、マーケティングツールでは特定条件に基づいたメール送信が自動で行われます。
こうした仕組みを活用すれば、うっかりミスや属人化によるばらつきを防ぎ、業務品質の底上げにつなげることができるでしょう。
業務効率化のためのSaaS選定ポイント
SaaSは便利なツールですが、やみくもに導入してもうまく活用できません。業務効率化を実現するには、自社の課題や運用体制に合ったサービスを見極めることが重要です。
ここでは、SaaSを選定する際に押さえておきたい5つの視点を解説します。
自社の課題・業務フローを明確にする
SaaSを選定する際に最初に行うべきなのが、「何を効率化したいのか」「どこに課題があるのか」を明確にすることです。目的が不明確なままツールを導入すると機能を使いこなせなかったり、社内に定着しなかったりする原因になります。
例えば、「請求書の作成に毎月何時間かかっているのか」「勤怠の集計にどこでミスが発生しているのか」といった具体的な課題を洗い出しましょう。
利用シーンに合った機能とUIを重視
SaaSを選ぶ際は機能の多さではなく、「自社の業務で実際に使う機能」が備わっているかを重視することが大切です。導入しても現場が使いにくいと感じれば、すぐに形骸化してしまうリスクがあります。
例えば、勤怠管理ツールなら打刻方法が現場の勤務形態に合っているかといった視点で確認しましょう。
また、UIが複雑すぎるとマニュアルなしでは使えなかったり、誤操作が発生したりする原因になります。実際の操作画面をトライアルで試し、誰が使っても直感的に操作できるかを確かめておくことが重要です。
他システムとの連携可否を確認
SaaS単体の使いやすさだけでなく、既存のシステムや他のSaaSとの連携が可能かどうかも重要な判断材料となります。
例えば、勤怠管理ツールと給与計算ソフト、経費精算ツールと会計ソフトなど、連携がスムーズであれば情報が自動で同期され、業務が一貫して進められるようになります。
導入前には「API連携が可能か」「他社製ツールとの接続実績があるか」などを確認し、必要であればベンダーに直接問い合わせておくと安心です。
セキュリティ・サポート体制の比較
SaaSはクラウド上でデータを扱うため、セキュリティ対策が万全かどうかは必ず確認しておくべきポイントです。特に、顧客情報や従業員の個人データを扱う場合は、情報漏洩のリスクを避けるための措置が講じられているかをチェックする必要があります。
確認すべき項目としては以下があります。
- データ通信が暗号化されているか（SSL/TLS対応）
- 二段階認証やIP制限などのアクセス制御があるか
- データセンターの所在地と保管ポリシー
導入後に不明点やトラブルが発生したとき、どのようなサポートが受けられるかも重要です。
無料トライアルや導入支援の活用
SaaSの導入においては実際に使ってみないと分からない点が多いため、無料トライアルを活用しましょう。画面の見やすさや操作のしやすさ、機能の使い勝手などを事前に体感することで、導入後のギャップや失敗を防ぐことが可能です。
試用中は申請から承認、レポート出力まで、実際の業務フローにあてはめて動かしてみるのがポイントです。運用のイメージが具体的に見えてくるほか、現場への定着度も測れます。
また、ベンダーによっては初期設定や運用立ち上げを支援する「導入サポートプラン」や「キックオフ研修」などが用意されていることもあります。
SaaS導入前に注意すべきポイント
SaaSは手軽に導入できる反面、使い方や社内の運用体制によっては期待した効果が得られないこともあります。とくに「導入しただけで満足してしまう」「現場の理解が追いつかない」といったケースは少なくありません。
ここでは、SaaSを導入する前に確認しておきたい4つの注意点を解説します。
現場の定着率と運用ルールの設計
SaaSを導入しても、現場でうまく使いこなせなければ業務効率化は実現できません。そのためには「誰が、どの場面で、どのように使うのか」を明確にする運用ルールの設計と、社内への定着支援が必要です。よくある失敗例として、「一部の社員だけが使っている」「ツールが複数乱立していて目的が不明瞭」といった状態があります。
これを避けるには導入前に活用範囲を明示し、関係者への事前説明や簡単な操作マニュアルを用意しておくことが効果的です。
導入・運用コストのトータル把握
SaaSは初期費用が抑えられる反面、運用を続けるほどコストが積み上がる仕組みでもあります。そのため、月額費用だけを見て安易に選ぶと、想定以上にコストがかかってしまうケースもあるため注意が必要です。
また、導入時に必要な設定費用やサポートプラン・連携オプションなどが別料金になる場合もあるため、事前に見積もりの内訳を細かく確認しておきましょう。
機能過多による逆に非効率になるリスク
SaaSには多機能なサービスが数多く存在しますが、必要以上に機能が豊富なツールを導入すると、かえって非効率になることがあります。
操作が複雑になったり、どの機能を使えばよいのか分からなくなったりして、現場が混乱する原因になりかねません。とくに、すべての機能を「使いこなさなければ損」と考えて無理に活用しようとすると、本来の業務よりもツール操作に時間を取られてしまうことがあります。
導入の目的に立ち返り、「今の業務に必要な機能は何か」「その機能は実際に使いやすいか」という視点で取捨選択することが大切です。
データのバックアップ・保守体制の確認
SaaSはクラウド上でデータを管理するため、万が一のトラブルに備えたバックアップ体制や保守対応の有無を事前に確認することが重要です。
トラブル時にデータが復旧できない、あるいはサポートが受けられないといった状況は、業務に大きな影響を与える可能性があります。
例えば、以下のような点は最低限チェックしておきたい項目です。
- 定期的にバックアップが取得されているか
- データの保持期間や復元方法の明示があるか
- データ障害時の通知体制や対応スピード
- メンテナンス・システム障害時の情報公開体制
サービス終了や契約解除の際にデータを安全にエクスポートできるかどうかも、事前に確認しておきましょう。
SaaSを正しく活用して業務効率を最大化しよう
SaaSは、業務の自動化・情報共有・柔軟な働き方を実現するうえで、非常に有効です。導入することで作業時間の短縮や人的ミスの削減、テレワーク対応など、さまざまな面で効率化が期待できます。
しかし、効果を引き出すにはただ導入するだけでは不十分です。自社の課題や業務フローを明確にし、目的に合ったツールを選び、現場での定着を意識した運用設計が欠かせません。
今回紹介したおすすめツールや選定ポイント、注意点を参考にSaaSを上手に活用し、業務の質とスピードをともに向上させていきましょう。
業務効率化を始めたい方へ
「何から手をつければいいか分からない」「社内の業務を数値で整理したい」
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