業務効率化や人材育成に不可欠な業務マニュアル作成。しかし、時間と労力がかかり、なかなか作成できない、またはクオリティに満足できないとお悩みではありませんか？社内リソース不足や専門知識の不足を感じている企業様も多いのではないでしょうか。
本記事では、そんな悩みを解決するために、業務マニュアル作成代行サービスでマニュアル制作を成功させるコツを徹底解説します。外注先であるマニュアル作成代行業者選定のポイント、メリット・デメリット、そしておすすめ業者を具体的にご紹介します。
高品質なマニュアルを効率的に作成し、コア業務に集中するための第一歩を踏み出しましょう。
業務マニュアル作成代行を依頼するメリット
業務マニュアルの作成は、正確な情報整理や分かりやすい表現が求められるため、想像以上に時間と労力がかかります。特に、業務の標準化や社員教育を目的とする場合、質の高い業務マニュアルが必要不可欠です。ここでは、業務マニュアル作成を外注することの具体的なメリットについて詳しく解説します。
第三者の視点で業務を整理・棚卸できる
業務マニュアル作成を外注する最大のメリットの一つは、第三者の視点で業務を整理・棚卸できることです。社内では当たり前になっている業務フローや判断基準も、外部の専門家が体系的に整理することで、言語化されていない「暗黙知」に気づく機会が生まれます。その結果、業務の属人化を防ぎ、組織全体でのノウハウ共有が可能になります。特に、暗黙知を引き出したい企業は、業務の背景や細かな判断基準まで深掘りできるよう、定期的にヒアリングを実施している業務マニュアル代行会社を選ぶとよいでしょう。
時間とリソースの節約
業務マニュアル作成には、情報の整理、構成の決定、文章の作成、レイアウト調整、確認・修正といった多くの工程が必要です。これを社内で行うと、担当者の工数が増加し、本来の業務に支障をきたす可能性があります。
業務マニュアル作成代行会社を利用して外注することで、短期間で高品質な業務マニュアルを作成でき、社員はコア業務に専念できます。特に、新規事業や業務改善などの重要なタスクに集中できる点は大きなメリットです。
専門知識の活用
業務マニュアル作成は、単に文章を並べるだけではなく、「誰が読んでも理解しやすい構成」「業務の本質を的確に伝える表現」「視覚的に分かりやすいデザイン」が求められます。
業務マニュアル作成代行会社は、豊富な経験とノウハウを持っており、読み手の視点に立った、分かりやすく正確な業務マニュアルを作成できます。また、法令や業界基準に即した記載が求められる場合でも、専門知識を活かした対応が可能です。
多様なニーズへの対応
近年、業務マニュアルの形式は多様化しており、紙媒体だけでなく、Webマニュアル、動画マニュアル、多言語対応など、ニーズに応じた柔軟な作成が求められます。
業務マニュアル作成代行会社は、企業ごとの状況や利用者の特性を考慮し、最適なフォーマットを提案・作成できます。例えば、外国人スタッフ向けには多言語対応、技術職向けには動画やアニメーションを活用するなど、ターゲットに合わせた業務マニュアル作成が可能です。
最新技術・ツールの活用
専門業者は、AIを活用した自動翻訳、データベース連携、インタラクティブなWebマニュアルの構築など、最新技術を駆使して業務マニュアルを作成します。
単なる静的なドキュメントではなく、検索性が高く、必要な情報をすぐに引き出せる実用的な業務マニュアルを提供できます。また、動画編集ソフトやイラストツールを用いた視覚的にわかりやすいコンテンツ作成も可能です。
目的・ターゲットに最適化
業務マニュアル作成は、単に情報をまとめるだけでなく、「誰が」「どのように」使うのかを考慮し、適切な内容・表現にすることが重要です。
代行会社は、クライアントとの綿密な打ち合わせを通じて、業務内容や対象読者の特性を分析し、最適な構成・表現を設計します。例えば、初心者向けにはシンプルな言葉を使い、専門家向けには詳細な説明を加えるなど、ターゲットに応じた調整が可能です。
業務マニュアル作成代行を依頼するデメリット
業務マニュアル作成を専門業者に依頼することで、時間や労力を大幅に削減し、高品質な業務マニュアルを作成できるというメリットがあります。しかし、その一方で、コストの発生や情報管理のリスク、業者とのコミュニケーションの手間といったデメリットも考慮する必要があります。
業務マニュアル作成の外注を検討する際には、こうした課題を事前に把握し、自社にとって最適な方法を選ぶことが重要です。ここでは、業務マニュアル作成を外注する際に生じる可能性のあるデメリットについて詳しく解説します。
外注費用が発生
業務マニュアル作成を外注する場合、一定のコストが発生します。特に、専門的な内容や多言語対応、動画マニュアルの作成など、高度なスキルや技術を要する場合は、費用が高額になりやすいといった特徴があります。
例えば、
基本的な業務マニュアル（テキスト中心）：数十万円程度
動画やイラストを多用したビジュアルマニュアル：100万円以上
多言語対応（翻訳・編集含む）：言語ごとに追加コストが発生
上記がマニュアル作成のおおよその費用相場となります。修正や追加作業が発生するたびに、追加費用がかかることもあります。そのため、社内である程度の作成スキルがある場合は、自作と外注のバランスを検討することが重要です。
社内ノウハウの外部流出リスク
業務マニュアル作成には、社内の業務フローやノウハウが含まれるため、機密情報の取り扱いが重要になります。外部業者に依頼する際には、以下のリスクが考えられます。
競合企業への情報流出のリスク：同じ業界の他社と取引のある業者に依頼すると、意図せず機密情報が共有される可能性がある。
内部情報の誤用・流出：クラウドツールやメールでのデータのやり取りが発生するため、情報管理が不十分だと外部に流出するリスクがある。
社内ノウハウの蓄積が難しくなる：業務マニュアル作成をすべて外注すると、社内でのマニュアル作成スキルが育たず、将来的に都度外注が必要になり、コストがかかる。
リスクを最小限に抑えるためには、NDA（秘密保持契約）の締結や、必要最小限の情報提供を心掛けることが重要です。また、作成された業務マニュアルを社内で管理し、必要な部分を内製化することで、ノウハウの蓄積を図ることも有効です。
コミュニケーションの必要性
業務マニュアル作成を外注する場合、業者とのコミュニケーションがスムーズでないと、完成度の低い業務マニュアルになるリスクがあります。
具体的な問題点として、
意図した内容が正しく伝わらない：業者は社内の業務を直接経験していないため、情報が正しく伝わらないと、現場で使えない業務マニュアルになる可能性がある。
何度も修正が発生する：説明不足や認識のズレがあると、修正依頼の回数が増え、納期が遅れる原因になる。
要件定義に時間がかかる：特に初めて外注する場合、業者との打ち合わせや資料提供に時間がかかり、結果的に社内リソースを割かれることもある。
などが挙げられます。
業務マニュアル作成代行を依頼するメリット・デメリットをしっかりと理解して、マニュアル作成を外注するのか自社で作成するのか検討するようにしましょう。
業務マニュアル作成代行業者を選ぶポイント
業務マニュアル作成代行会社を選ぶ際には、以下のポイントを事前に整理し、適切な業者を選定することが重要です。それぞれの項目について詳しく解説します。
目的の明確化
業務マニュアル作成を外注する場合、業務マニュアル作成会社とのコミュニケーションがスムーズでないと、完成度の低い業務マニュアルになるリスクがあります。
業務マニュアル作成の目的を明確にすることで、業者に依頼する際の方向性がぶれず、効果的な業務マニュアルを作成できます。例えば、以下のような目的を明確にしましょう。
✔️ 業務効率化（業務の標準化を目的とする）
✔️ 新人教育（未経験者でも短期間で業務を理解できるようにする）
✔️ 品質向上（業務ミスの削減、一定の品質を保つための指針を作る）
✔️ 顧客サポート強化（製品やサービスの使用方法を顧客に分かりやすく伝える）
目的が明確でないと、業者とのやり取りが非効率になり、不要なコストが発生することもあるため、しっかりと整理しましょう。
ターゲットの明確化
ターゲットを明確にすることで、業務マニュアルの内容や表現方法が適切なものになります。ターゲットの要素として以下を考慮しましょう。
✔️ 対象者の業務レベル（初心者向けか、専門知識のある人向けか）
✔️ 対象者の職種や役職（一般社員向け、管理職向け、外部顧客向けなど）
✔️ 使用シーン（業務マニュアル、トレーニングマニュアル、操作マニュアルなど））
例えば、新入社員向けならやさしい言葉と具体例を多用し、技術者向けなら専門用語や図解を中心にするなど、ターゲットに応じた業務マニュアル作成が必要になります。
必要な機能・仕様の明確化
業務マニュアルの仕様や機能を明確にすることで、業者が適切な提案をしやすくなります。以下のような項目を事前に整理しておきましょう。
✔️ 形式の選定（紙媒体、PDF、Webマニュアル、動画マニュアルなど）
✔️ 図や写真の使用有無（イラストやスクリーンショットの活用）
✔️ 検索機能の有無（デジタルマニュアルの場合、キーワード検索機能があるか）
✔️ 多言語対応の必要性（翻訳が必要かどうか）
✔️ 更新のしやすさ（社内で簡単に改訂できるか））
例えば、業務フローが頻繁に変わる場合は、紙媒体よりもデジタルマニュアルが適しているなど、業務の特性に合わせた仕様を選定しましょう。
予算の上限を設定する
業務マニュアル作成は、業者や仕様によって大きくコストが変わるため、予算の目安を決めておくことが重要です。一般的な価格帯は以下の通りです。
✔️ テキストベースのマニュアル：数十万円～
✔️ イラストや写真を含むマニュアル：50万円～100万円程度
✔️ 動画マニュアル：100万円以上（長さや編集内容による）
✔️ 多言語対応：翻訳費用が別途発生）
予算が決まっていれば、マニュアル作成代行会社選定の際に不必要なオプションを削減し、コストパフォーマンスの良い提案を受けやすくなります。
業務マニュアル作成代行会社選定の基準
業務マニュアル作成代行会社を選定する際には、以下のポイントを基準に比較しましょう。
✔️ 実績：同業界や類似案件の実績があるか（過去の制作事例を確認）
✔️ 専門性：自社の業界に関する知識があるか（業務内容を正確に理解できるか）
✔️ 費用：コストと品質のバランスが取れているか（安すぎる業者は品質に問題がある可能性も）
✔️ 対応力：修正対応や追加作業に柔軟に対応できるか
✔️ 納期：希望するスケジュールで対応できるか
✔️ コミュニケーション能力：担当者の対応がスムーズであるか）
特にコミュニケーションがスムーズに取れるかどうかは重要です。業者の対応が遅かったり、こちらの意図をくみ取れなかったりすると、満足のいく業務マニュアルができない可能性があります。
また、業務マニュアル作成を継続的に実施したい場合は、専属の担当者がつくかどうかも重要な検討ポイントです。専門担当者がいることで、過去の業務マニュアル作成履歴や自社の業務フローを深く理解し、統一感のある業務マニュアルを作成しやすくなります。さらに、修正や更新の際もスムーズに対応できるため、長期的な視点での業務効率化につながります。業務マニュアル作成代行会社を選ぶ際には、専属担当者の有無やサポート体制を事前に確認することが大切です。
相見積もりの取得
1社だけに依頼するのではなく、複数の業者から見積もりを取得し、比較することが重要です。以下のような点を比較しましょう。
✔️ 価格の内訳（基本料金、オプション費用、修正費用など）
✔️ 納期の目安（急ぎの対応が可能か）
✔️ 対応範囲（文章作成のみか、デザイン・編集まで対応するか）
✔️ アフターサポート（修正・更新の対応はあるか））
業務マニュアル作成代行業者によって得意分野が異なるため、価格だけでなく、品質やサポートの充実度も比較することが大切です。
契約内容の確認
業者を決定する前に、契約内容をしっかり確認することが必要です。特に以下の点は必ずチェックしましょう。
✔️ 納期の明記：納品スケジュールが明確になっているか
✔️ 費用の詳細：追加費用が発生する条件が記載されているか
✔️ 著作権の扱い：業務マニュアルの著作権が自社に帰属するか（他社で流用されないか）
✔️ 機密保持契約（NDA）：業務上の機密情報が漏洩しないように契約があるか）
特に、著作権の扱いには注意が必要です。業務マニュアルの所有権が業者側にある場合、修正や再利用の際に制約がかかることがあるため、自社で自由に編集・更新できるかどうかを事前に確認しましょう。
おすすめの業務マニュアル作成代行会社
業務マニュアル作成を外注する際、信頼できる業者の選定は非常に重要です。ここでは、特におすすめの業務マニュアル作成代行会社3社の特徴と強みをまとめました。
mayclass
単なるマニュアル作成にとどまらず、業務効率化をサポートするサービスを展開しています。さらに、ライティングのプロが多数在籍しており、専門的な知識を活かした分かりやすく高品質なマニュアル作成、資料作成が可能です。多様な業界・業種における実績を活かし、クライアントのニーズに応じた柔軟な対応ができる点も大きな強みです。
ヒューマンサイエンス
マニュアル作成のみならず、翻訳やAI翻訳、eラーニング教材の作成など、幅広いサービスを提供しています。最新の技術を活用し、GitHubやCMS、Confluenceなどを駆使して作成期間を短縮することで、業務効率の向上を実現しています。さらに、機密情報を厳重に管理するセキュリティルームを完備し、安心して依頼できる環境を整えています。
マイクロメイツ
的確なヒアリングにより、実際の業務に即した実践的なマニュアルを作成することに強みを持ちます。数十ページの小規模なものから、数千ページに及ぶ大規模なマニュアルまで対応可能で、特にSAPなどの基幹システム導入時のマニュアル作成で豊富な実績を誇ります。また、「マニュアル・スタートアップセット」というテンプレート集やガイドライン集を提供し、高品質なマニュアルを効率的に作成できる点も魅力です。
業務マニュアル作成代行会社に外注して成功させるコツ・ポイント
業務マニュアル作成を代行会社に業務マニュアル作成を外注することで、業務の標準化や教育効率の向上が期待できます。しかし、依頼すれば自動的に理想的な業務マニュアルが完成するわけではなく、適切な準備や運用の工夫が重要です。ここでは、業務マニュアル制作を成功させるためのポイントを解説します。
事前の準備
業務マニュアル作成を成功させるためには、「何をどうしたいのか」 を明確にし、その上で代行会社へ相談することが重要です。目的やターゲットを整理し、必要な情報を準備することで、業者とのやり取りがスムーズになり、より実用的な業務マニュアルを作成できます。
例えば、業務マニュアル作成の目的としては、「業務の標準化」や「新人教育の強化」などが考えられます。また、ターゲットは、「初心者向け」なのか「経験者向け」なのかを決めておくと、より適切な内容の業務マニュアルを作成しやすくなります。
業務マニュアル作成代行会社とのコミュニケーション
業務マニュアル作成を外注する際に最も重要なのが 業者との密なコミュニケーション です。情報共有が不十分だと、期待と異なる業務マニュアルが納品される可能性が高くなります。
業務マニュアル作成をスムーズに進めるためには、業者との定期的なミーティングを設定し、進捗確認やフィードバックを共有することが重要です。また、業務担当者との協力体制を構築し、現場の実態に即した内容にすることで、実用性の高いマニュアルが作成できます。さらに、完成間近になってからの大幅な修正を防ぐためにも、初稿の段階で方向性をチェックし、早い段階で調整を行うことがポイントです。
特に、業者任せにせず、初期段階で「どのようなマニュアルにするか」の認識をすり合わせることが大切です。進捗報告を受けた際には、具体的なフィードバックを返すことで、修正の手間を最小限に抑えることができます。
業務マニュアルを活用する前に社員に説明する
業務マニュアルを円滑に運用し、効果を最大限に引き出すためには、事前に社員へ説明を行うことが不可欠です。経営者や部門責任者、場合によっては業務マニュアル作成代行会社の担当者が、以下のポイントを社員に伝える機会を設けるとよいでしょう。
業務マニュアル作成の背景
どのような目的で業務マニュアルを作成したのか、どのような課題を解決するためのものなのかを共有することで、社員の理解を深め、活用意欲を高めます。
業務マニュアルの運用方法
どのタイミングで、どのように業務マニュアルを使用するのかを明確にし、業務の流れの中で自然に活用できるように説明します。また、更新の頻度や改訂のルールも伝え、常に最新の情報を基に業務を行えるようにします。
ルールや活用時の注意点
業務マニュアルはあくまで業務の指針であり、柔軟に対応すべき場面もあることを伝えます。また、業務マニュアルに沿った業務遂行が求められる場面と、臨機応変な対応が必要な場面の区別を明確にしておくことが重要です。この説明の場を設けることで、業務マニュアルを単なる「紙の指示書」ではなく、実践的な業務ツールとして活用できる環境を整えることができます。
業務マニュアルの運用と改善
業務マニュアルは一度作成して終わりではなく、継続的な運用と改善が必要です。業務内容の変化に応じて、適宜アップデートを行い、常に最新の情報を反映させることが重要です。
例えば、1ヶ月ごとや3ヶ月ごとなど、定期的な更新スケジュール を設定し、現場の声を反映しながら使いにくい部分を改善していきましょう。また、「誰が・どのタイミングで修正を行うのか」 といった改訂ルールを明確にすることで、スムーズな更新が可能になります。
さらに、最新版の業務マニュアルをクラウド管理やデジタル化 することで、全員が簡単に参照できる仕組みを整えることも運用効率を高めるポイントです。
おすすめは、業務マニュアル更新の担当者を明確にすること。
業務マニュアルに反映すべき内容を判断するマネージャー等の決裁者と、実際に手を動かして更新を行う担当者の2名体制にすると、より円滑な運用が可能になります。
業務マニュアル作成代行会社を活用して、効率的にマニュアルを作成しよう
業務マニュアル作成代行会社を活用することで、プロのノウハウを取り入れ、効率的かつ高品質な業務マニュアルを作成することが可能になります。代行会社の専門知識を活かせば、分かりやすく実践的な業務マニュアルを作成でき、スムーズな業務運用につなげることができます。
また、業務マニュアルは作成して終わりではなく、定期的な見直しと改善が不可欠です。作成後の運用や改訂ルールを明確にし、継続的に活用できる仕組みを整えましょう。
業務マニュアル作成を成功させるポイントを押さえ、外部の専門家の力を活用しながら、業務の質を向上させる業務マニュアルを作成しましょう。
見やすくわかりやすいマニュアルを作成するならmayclass
mayclassでは、マニュアル作成のプロが、貴社のニーズに合わせたマニュアルを提供します。
1.プロによるヒアリング
マニュアル作成のプロが、貴社の業務内容を丁寧にヒアリングします。これにより、業務の特性やニーズを正確に把握し、適切な内容を盛り込むことができます。
2.優先度に基づくマニュアル化
業務の優先度を見極め、重要な業務から順次マニュアル化を進めます。これにより、最も必要な情報を早急に整備し、業務の効率化を図ります。
3.わかりやすいデザイン
マニュアルのデザインにおいて、視覚的にわかりやすいレイアウトやフォーマットを提案します。これにより、情報が整理され、読者が理解しやすくなります。
mayclassと共に、業務の効率化を図り、組織の成長を加速させましょう。
▼こちらの記事もおすすめ▼