「マニュアル」という言葉は多くの人にとって馴染み深いものですが、その本当の意味や重要性については意外と理解されていないことが少なくありません。特に「手順書」と混同されることもありますが、手順書が作業の細かい流れに焦点を当てているのに対し、マニュアルはより広い視点で業務全体のルールや背景をまとめたものです。
この記事では、マニュアルとは何なのかという基本的な知識から、効果的な作成方法までをわかりやすく解説していきます。
この記事は、マニュアル作成初心者の方におすすめです！
「マニュアルとは何か」から始まり、手順書など類似文書との違いや、導入によって得られるメリット、実際に「どう作るか」のステップまでをわかりやすく解説します。
自社でマニュアル化を検討している方が、「なぜ必要か」「どんな種類があるか」「どう進めるか」を一気に理解できる内容です。
マニュアルとは？マニュアルの基礎知識
マニュアルは、特定の作業や手順を体系的に説明した文書であり、業務の効率化や品質の向上に欠かせないツールです。まずは、マニュアルの基本的な概念や役割、マニュアル活用で得られる効果について詳しく解説していきます。
マニュアルとは？手順書・仕様書・説明書との違い
| 項目 | マニュアル | 手順書 |
| 目的 | 業務の全体理解と正しい遂行 | 特定作業・操作の実行 |
| 内容 | 目的・背景・タイミング・手順・判断基準・注意点など | 手順（やり方）のみ |
| 視点 | 使用者（現場担当者） | 製作者（設計・企画者）寄り |
| 対象 | 業務に不慣れな人・新人 | 業務に慣れている人 |
| 活用画面 | 教育・標準化・属人化防止 | 作業ミス防止・効率化 |
マニュアルはしばしば、「手順書」「仕様書」「説明書」と同じものだと誤解されています。
「手順書」は、特定のタスクや作業を遂行するための具体的な手順を示しています。「仕様書」は、製品やシステムの機能や性能を詳細に記述したもので、製品の設計や開発において重要な役割を果たします。「説明書」は、製品や装置の操作方法や機能をユーザーに説明するためのものです。
一方、「マニュアル」は、特定の業務やタスクを遂行するための指示やガイドラインを詳細に記述したもので、目的達成のための手順や使用するタイミング、状況などを網羅的に記したものです。マニュアルは「使用者側の観点」で書かれており、業務の目的を明確にし、その目的に至るまでの具体的な手順を示すことで、業務の効率性と品質を向上させる役割を果たします。
したがって、“マニュアル”と先述した手順書、仕様書や説明書などの文書との大きな違いは、「製作者側の観点」で書かれているか、「使用者側の観点」で書かれているか、という点にあります。
マニュアルは、使用者が業務を効率的に、そして正確に遂行するためのガイドであり、その業務の「なぜ」や「いつ」も含んでいるのです。
マニュアル作成のメリット
マニュアルを整備することは、単なる業務手順の記録にとどまらず、組織全体に多くの効果をもたらします。業務の質を均一化するだけでなく、人材育成や業務改善の推進にもつながるため、企業にとって欠かせない仕組みと言えるでしょう。
ここでは、マニュアル作成によって得られる主なメリットを解説します。
業務の標準化と品質の均一化
マニュアルがない現場では、業務は担当者の経験や判断に依存しがちです。その結果、同じ業務でも人によって成果物の品質やスピードに差が出てしまい、「ムリ・ムラ・ムダ」が発生します。
マニュアルを導入することで、手順や判断基準を明文化でき、誰が担当しても一定の品質で業務を遂行できるようになります。
例えば、顧客対応のフローやチェック項目を統一すれば、サービスのクオリティを安定させることが可能です。これは、特に複数拠点で同じ業務を行う企業にとって大きなメリットです。
社員が自主的に業務を進められる
業務に必要な情報が属人的に管理されていると、「この作業のやり方がわからない」「担当者によって答えがバラバラ」といった問題が発生します。マニュアルがあれば、社員は必要な情報を自ら確認でき、上司や同僚への依存を減らして自主的に業務を進められるようになります。
その結果、質問や確認にかかる時間が削減され、生産性が大幅に向上します。また、リモートワークやシフト制など、直接相談しづらい環境でも安心して業務を進められる点も強みです。
新人教育や人材育成の効率化
マニュアルは新人教育や人材育成においても大きな効果を発揮します。業務手順が明文化されていれば、新人は自分で内容を確認しながら作業を進められるため、教育担当者の負担を軽減できます。
さらに、マニュアルを活用すれば「誰から学ぶかによって習得内容が違う」といった属人化を防ぎ、組織全体で均一した人材育成が可能になります。OJTの補助教材としても有効で、育成スピードの向上と教育コストの削減につながります。
業務改善やイノベーションの促進
マニュアルを作成する過程では、業務の流れを詳細に可視化する必要があります。このプロセスを通じて、「なぜこの作業をしているのか」「もっと効率的な方法はないか」といった課題が明確になります。
結果として、業務の無駄や非効率な部分が浮き彫りになり、改善のきっかけとなります。さらに、定期的にマニュアルを見直すことで、新しいツールの導入や仕組みの見直しなど、イノベーションにつながる施策を生み出すこともできます。
実際に、マニュアルがないと困るのか？については、私たちマニュアル作成をするライター同士でも話し合ってみました。マニュアルがないと困る？〜現場から見える「使われるマニュアル」は運用がポイント〜もぜひご覧ください。
マニュアル作成における課題とは？
一般的に、企業などがマニュアルを作成する場合、大きく5つの課題があります。それぞれについて詳しく解説していきます。
緊急度は高いが優先度は低い
すぐに対応が必要な問題（緊急）でも、全体の業務の中での重要性（優先度）が低いため、マニュアル作成が後回しにされがちです。こういった課題に対しては、業務の優先順位を明確に設定し、マニュアル作成を計画的に進めることが必要です。
また、マニュアル作成が業務効率や品質向上に直結することを理解し、組織全体でその重要性を共有することが大切です。
暗黙知の可視化
暗黙知とは、個々の経験や感覚に基づく知識のことで、これを形式化し、共有可能な形にすること、つまりマニュアルにしていくことは簡単ではありません。この課題を克服するためには、従業員間のコミュニケーションを促進し、知識共有の文化を育むことが必要です。ワークショップやインタビューを通じて、経験者の知識を引き出し、具体的な事例として記録する方法も有効です。
マニュアル担当者の不在
マニュアル作成には時間と専門知識が必要であり、そのために専任の担当者が必要です。空いた時間にマニュアルを作成しようとすると後回しになりがちなので、専任の担当者が時間を確保して作業する必要があります。
しかし、小規模な組織では、そのような人材を確保するのが難しい場合があります。この場合、マニュアル作成の外部委託を検討するのも一つの方法です。また、内部のリソースを活用するために、社員に対してマニュアル作成のトレーニングをし、全員が少しずつ貢献できる体制を整えることも考えられます。
マニュアルの運用更新が難しい
業務の変更や改善に伴い、マニュアルも常に更新する必要があります。
しかし、これは時間と労力を必要とするため、適切な運用、更新が難しいという課題があります。マニュアル更新のスケジュールを作成し、それを遵守することが重要です。また、マニュアルの更新を業務の一部と捉え、それに対する評価や報酬システムを設定することが効果的です。定期的なレビューと更新作業を組み込むことで、マニュアルの鮮度を保つことができます。
マニュアルの更新については、マニュアルの整理整頓で業務効率UP！最新版への整理・更新テクニックの記事でも詳しくご紹介しています。
再現レベルの設定
マニュアルは業務を再現するためのものですが、その再現レベル（どれだけ詳細に書くか）をどの程度に設定するかは難しい課題です。詳細すぎると冗長になり、逆にざっくりとしすぎると再現性が失われます。
この課題を解決するためには、マニュアルの目的や使用者のスキルレベルに応じて、適切な再現レベルを設定することが重要です。利用者からのフィードバックを定期的に収集し、マニュアルの内容を適宜見直すことも有効です。また、段階的な説明を採用し、初心者向けの基本手順と上級者向けの詳細手順を分ける方法もあります。
マニュアルの種類とは？
マニュアルは目的や利用シーンによってさまざまな種類に分かれます。どの種類を整備するかによって、組織が得られる効果や改善できる課題が異なるため、それぞれの特徴を理解しておくことが重要です。以下に代表的なマニュアルの種類と活用イメージを紹介します。
1. 業務マニュアル
業務マニュアルは、日常的に行われる業務を誰が担当しても同じ品質で実行できるよう、手順やルールを標準化したものです。担当者によって手順や成果がバラつくことを防ぎ、業務効率を安定化。新人や異動者でもすぐに業務に入れるため、人員の入れ替わりが多い部署で特に有効です。
具体例：受付対応、請求処理、シフト作成、備品管理など。
参考：業務効率化に必須！効果的な業務マニュアル作成手順と成功のポイント
2. 操作マニュアル
操作マニュアルは、システムや機器を正しく利用するための手順書です。専門知識がなくても使えるよう、画面キャプチャや操作イメージが多用されます。トラブルを未然に防ぎ、ヘルプデスクへの問い合わせを削減。ITリテラシーが異なる社員が混在する職場でも、安定した利用が可能になります。
具体例：勤怠管理システム、経理ソフト、複合機、業務アプリの使い方。
参考：操作マニュアル作成ガイド！はじめてでも安心、実践で使えるマニュアルの作り方
3. 研修・教育マニュアル
研修・教育マニュアルは、新人や未経験者が必要な知識やスキルを身につけ、早期に戦力化できるようサポ研修・教育マニュアルは、新人や未経験者が必要なスキルを身につけ、早期に戦力化できるよう支援するためのものです。教育担当者によって内容が異なる属人化を防ぎ、学習内容を統一。短期間でスキル習得が可能になり、教育コスト削減にもつながります。
具体例：新人研修プログラム、接客研修テキスト、OJTの進め方、評価基準の提示。
4. トラブル対応マニュアル
トラブル対応マニュアルは、クレーム・システム障害・災害など予期せぬ事態に備えた緊急時の手順書です。現場が混乱せずに冷静に対応でき、二次被害や信頼失墜を防止。従業員が安心して働ける体制づくりにも貢献します。
具体例：クレーム対応フロー、停電時の連絡体制、システム障害の復旧手順、災害時の避難マニュアル。
5. コンプライアンス・ルールマニュアル
コンプライアンス・ルールマニュアルは、法令順守や社内規程、倫理的な行動基準を周知するためのものです。不祥事やリスクを未然に防ぎ、企業としての社会的信頼を守る。全社員が同じ基準で行動することで、組織全体の透明性が高まります。
具体例：個人情報保護、情報セキュリティ規程、ハラスメント防止ガイドライン。
6. 品質・安全管理マニュアル
品質・安全管理マニュアルは、製品やサービスの品質維持、安全確保のルールをまとめたものです。不良品や事故の発生を防ぎ、利用者や従業員の安全を守る。品質保証体制の基盤としても機能し、顧客満足度向上に直結します。
具体例：製造工程チェックリスト、労働安全衛生マニュアル、事故防止策の手順。
7. 顧客対応・サービスマニュアル
顧客対応・サービスマニュアルは、顧客に接する際の対応品質を統一するためのマニュアルです。従業員ごとの対応差をなくし、顧客満足度を安定化。企業ブランドの向上やリピーター獲得にもつながります。
具体例：電話応対、接客マナー、クレーム対応時の話し方、敬語の使い方。
8. 動画・ビジュアルマニュアル
動画やイラストを活用して、文字だけでは伝わりにくい作業を視覚的に理解できるようにするマニュアルです。一度見れば理解できるため、学習コストを削減。外国人スタッフや新人でも短期間で作業を習得できます。
具体例：組立作業手順の動画、ソフト操作のスクリーンキャスト、図解入りのサービス説明。
参考：業務マニュアルを効率化する動画マニュアル作成ソフトを徹底比較！メリット・選び方も解説
9. 理念ブック・カルチャーブック
理念ブックは、企業の価値観や存在意義を共有するマニュアルとも言えます。社員一人ひとりの判断基準が統一され、企業文化を浸透させる。長期的には離職率の低下やエンゲージメント向上にもつながります。
具体例：経営理念集、行動指針集、カルチャーブック。
参考：理念ブックの作り方を徹底解説！企業を成長させるためのステップと成功の秘訣
参考：カルチャーブックとは？理念ブック・クレドブックとの違いや作り方・活用事例を徹底解説
マニュアルは「業務手順を整理するもの」と捉えられがちですが、実際には業務効率化・教育・危機管理・文化浸透まで幅広く役立ちます。業務の種類や目的に応じて適切なマニュアルを整備することが、組織全体の成長と安定した運営につながります。
マニュアルの作成方法
ここからは、効果的なマニュアルの作成方法について解説していきます。マニュアル作成する際の参考にしてください。
マニュアル作成手順①：目的と対象者を明確にする
マニュアルを作成する際には、まずその目的と対象者を明確にしましょう。たとえば、「引き継ぎのためにマニュアルを作りたい」「社員教育環境を整えたい」など企業ごとにマニュアルを作りたいと思うさまざまなニーズがあるはずです。マニュアルの目的とは、何を達成するためのものなのか、対象者とは、誰を対象にしているのかを指します。
これらを明確にすることで、内容や表現方法を適切に設定することができます。
マニュアル作成手順②：作成ルールを設定する
マニュアル作成のためのルールやガイドラインを設定します。これには、表記の統一、使用する言葉や表現、視覚的要素の使用などが含まれます。
ポイントは、「何のためにマニュアル化をするのか」「どういうとこにマニュアルを使うのか」というマニュアル化の意義や目的を説明できるようにすることです。
これらのルールを設定することで、マニュアル全体の一貫性を保ち、読み手にとって理解しやすいものにすることができます。
マニュアル作成手順③：作成目標スケジュールを設定する
マニュアル作成のスケジュールを設定することも重要です。可視化は短期間で行い、運用・更新まで見据えた期間を設定することがポイントです。
業務の内容や情報は日々変わっていくため、のんびり作業をしているとどんどん陳腐化していきます。期間を決めて一気に作りましょう。
マニュアル作成手順④：マニュアルのテーマや構成を決定する
マニュアルの全体的なテーマや構成を決定します。マニュアルの主要なセクションや項目、順序なども整理します。初期の段階で構成をしっかり固めておけば、作成途中に「この項目を追加したい」「削除したい」という手戻りを防ぐことができ、必要な情報が漏れなく盛り込まれるようになります。
マニュアル作成手順⑤：マニュアルを完成させる
各セクションや項目の詳細な内容を記述し、マニュアルを完成させます。このステップでは、視認性、可読性、判読性を意識して書くことが重要です。
視認性とは文字の見やすさを意味します。余白の適切な設定、文字間や行間、文字の色やサイズを調整するなど、文字としての認識がしやすいように工夫が必要です。
可読性は文章の読みやすさを指します。文章が難しすぎず、理解しやすい内容か、文章が長すぎず、正確に速く読めるか、読んでいて疲労を感じないか、などがポイントになります。
判読性は文章のわかりやすさを指し、誰の観点で書かれているかがわかるか、素人目線でわかりやすく書いてあるか、などがポイントです。社内用語や業界の専門用語をまとめた用語集を作成する場合がありますが用語集は、この判読性の向上につながります。
マニュアル作成手順⑥：マニュアルを運用し更新する
完成したマニュアルは、作成した時点で終わりではありません。実際の業務で使いながら改善を重ねることで、初めて価値を発揮します。
- 運用開始
- マニュアルを現場に配布・共有し、実際の業務に取り入れます。
- 新人研修や日常業務のサポートに利用し、現場での使いやすさを確認します。
- 効果の評価
- マニュアル通りに作業した場合、効率やミス削減につながったかを検証します。
- 利用者から「わかりやすい／わかりにくい」「手順に抜けがある」といったフィードバックを集めます。
- 更新・改善
- 業務内容の変更やシステムのアップデートがあれば、マニュアルも速やかに修正します。
- 定期的に見直しを行い、古い情報を放置しないようにします。
- 修正履歴を残しておくことで、改善の経緯を追跡でき、教育や共有にも役立ちます。
- 「生きているマニュアル」にする
- 常に最新の情報を反映し続けることで、実用性が維持されます。
- 改訂されたマニュアルは再度現場に周知し、浸透させることが重要です。
このサイクルを回すことで、業務の標準化と効率化が継続的にサポートされます。
マニュアル作成のコツ・ポイント
マニュアルは「作ったら終わり」の資料ではなく、現場で実際に活用されることを前提に設計する必要があります。そのためには、内容の正確さだけでなく、利用者がストレスなく読める工夫が重要です。以下では、効果的なマニュアルを作成するためのコツを紹介します。
読み手を意識した構成にする
マニュアルは書き手の自己満足で終わってはいけません。常に読み手が「この手順を見れば迷わず進められる」と感じられるように構成することが重要です。専門用語や社内特有の表現はできるだけ避け、必要な場合は解説を添えて理解を助けます。業務の流れを時系列で整理すれば、次に何をすべきかが自然と見えてくるため、読み手は安心して作業を進めることができます。
見やすさと理解しやすさを両立させる
長文をただ並べるのではなく、要点を簡潔にまとめ、強調すべき箇所には太字や色を使うことで視線を誘導できます。さらに、章や節ごとに見出しを設けることで、利用者は必要な情報にすぐたどり着けます。読み手がストレスなく理解できることこそ、マニュアルの価値を高める条件です。
ホワイトバランスを活かす
情報を詰め込みすぎると、文字の密度が高まり理解が難しくなります。ページに余白を確保することで視線の流れが整理され、重要な情報が引き立ちます。ホワイトスペースは単なる空白ではなく、全体を読みやすく整えるためのデザイン要素として積極的に活用しましょう。
文字サイズやフォントを工夫する
読みやすいマニュアルは、文字の見せ方が適切に設計されています。タイトル、見出し、本文でサイズを変えることで情報の階層構造が明確になり、自然と内容が整理されて見えます。フォントは誰にとっても読みやすいものを選び、用途に応じてゴシック体や明朝体を使い分けるとよいでしょう。強調が必要な部分には文字色や背景色を加えると、メリハリが生まれます。
ビジュアルを取り入れて理解を深める
マニュアルは文字だけで伝えようとすると限界があります。システムの操作画面であればスクリーンショットを掲載することで直感的に理解でき、作業手順であれば写真やイラストを加えることで迷いを防ぎます。さらに動画やGIFを活用すれば、実際の動作や流れを短時間で共有でき、現場での活用度は格段に高まります。
【保存版】マニュアル作成のコツと手順を徹底解説！初心者でもわかる実践ガイドの記事では、マニュアル作成のコツをより詳しくご紹介しています。併せてご覧ください。
マニュアルを社内へ定着させるポイントとは？
マニュアルを作るだけでは、現場に定着しません。せっかく時間をかけて作成しても、誰も見ずに形骸化してしまっては意味がありません。
マニュアルを現場に根付かせ、活用されるものにするためには、「使うことが当たり前」になる文化づくりが重要です。そのために必要なのが、役割や意義を明確にすることと、運用体制を整えることの2つです。
役割や意義を明確化する
経営者からマニュアルを作る意味、目的を社員に伝えてもらうのがおすすめです。
マニュアルを「会社としての方針」として浸透させるためには、現場任せにせず、経営者や上層部が自らその意義を語ることが大切です。
「なぜマニュアルを作るのか」「どんな価値があるのか」「マニュアルを活用することで会社や社員にどんなメリットがあるのか」を、社内全体にしっかり伝えることから始めましょう。
例えば、次のようなメッセージを発信すると効果的です。
- 業務のやり方を統一し、誰でも同じ品質で提供できるようにするため
- 新人教育や引き継ぎをスムーズにするため
- 業務の属人化を防ぎ、組織として成長し続けるため
経営者や部門責任者が言葉で伝えることで、「やらされ感」ではなく「会社として取り組むべきこと」という認識が社員に広がり、マニュアル活用への抵抗感を減らすことができます。
マニュアル作成・更新の担当者を決める
マニュアル更新担当は2名体制（手を動かす人と承認する人）がおすすめ
マニュアルは一度作って終わりではなく、定期的な見直しや更新が欠かせません。そのため、作成だけでなく運用・更新までを見据えた担当者設定が必要です。
特におすすめなのが、次の2名体制です。
- 手を動かす担当者（作成・更新担当）：実際にマニュアルを作成したり、現場の変化をもとに内容を見直したりする役割
- 承認担当者（責任者・管理者）：作成された内容を確認し、最終的に承認・公開する役割
このように、作成と承認を分けることで、内容の客観性や品質を保つことができます。また、「誰がやるのか」が明確になることで、更新の抜け漏れや責任のなすりつけ合いを防ぐことにもつながります。さらに、運用ルールとして「いつ、誰が、どのように更新するのか」「現場からのフィードバックはどう取り入れるのか」なども決めておくと、よりスムーズな運用が実現できます。
マニュアル運用ルール例（社内展開用）
マニュアルを形骸化させず、常に最新・最適な状態を保つためには、「運用ルール」を社内で共有しておくことが重要です。以下は、実際に多くの企業が取り入れている運用ルール例です。
自社に合う形にアレンジしてご活用ください。
【マニュアルの運用ルール例】
| 項目 | 内容 |
| 更新頻度 | 半年に1回、または業務変更・改善が発生したタイミングで見直し |
| 担当者 | 作成・更新担当：〇〇部〇〇さん 承認担当：〇〇部〇〇マネージャー |
| 更新フロー | 1. 現場・関係者からフィードバックを収集 2. 作成担当が改訂案を作成 3. 承認担当が確認・承認 4. 社内へ周知・展開 |
| 周知方法 | ・社内ポータルへの掲載 ・チャットやメールでの案内 ・朝礼や会議での口頭説明 |
| フィードバック受付 | 各部署リーダーを通じて〇〇部〇〇さんまで連絡 |
マニュアルを社内に定着させる方法については、社内マニュアルを定着化させるには？活用される仕組みと成功のポイントを解説でも詳しくご紹介しています。併せてご覧ください。
マニュアルを作成しよう
今回は、マニュアルとは何なのか、マニュアルに関する基礎知識やマニュアル作成における課題、作成方法をわかりやすく解説しました。マニュアルは、業務の効率化や品質向上に不可欠なツールです。その重要性を理解し、適切な手順で作成することで、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。早速マニュアル作成に取り掛かり、業務の標準化と改善を進めていきましょう。
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What Is a Manual? Complete Guide to Its Meaning, Benefits, and How to Create One
マニュアル作成なら専門家にお任せ！
「何から手を付けていいのかわからない…」「目の前の仕事もあって作る時間がない…」「どういうふうに作ったらいいのか迷っている…」こんな悩みはありませんか？やらなきゃいけないけどなかなか進められないのが業務のマニュアル化です。実際、マニュアル化をするにはやらなければならないことが多いものです。
マニュアル化を検討しているなら、mayclassの利用も検討してみてはいかがでしょうか？
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