こんにちは、しげながです！
「もっと早く終わらせたいのに、なぜかいつも時間が足りない」
そんなふうに感じる日はありませんか？複数の仕事を並行して進めると、納期やミーティングが重なって「今日も〇〇ができなかった……」と落ち込む。
そこから私なりの業務効率化に取り組み、少しずつ1日の余白時間を増やしています。
この記事では、業務効率化を図るための5つの秘訣を紹介します。どれも特別なスキルやツールがなくてもすぐに始められる内容なので、明日から試せるはずです。
業務効率化のために実践していること
① 定型文をテンプレート化する
よく使うフレーズや返信文はユーザー辞書or署名設定をしています。
「お世話になっております。しげながです。原稿を送っていただきありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。」
こうした返信文を毎回打つのは時間がもったいないから、同じ内容であれば登録しましょう。
メールだけでなく、チャット返信や報告書の冒頭文などもテンプレート化すると、1日あたり数十分の時短になります。思考のエネルギーを節約し、クリエイティブな作業に集中できるようになります。
②ショートカットキーを活用する
コピー（Ctrl＋C）やペースト（Ctrl＋V）など、オーソドックスなショートカットキーだけ使っていましたが、Googleドキュメントの見出し設定のショートカットキーを覚えました。
たとえば以下です。
- 見出し1の設定をしたい場合……「Ctrl＋Alt＋1」
- 見出し2の設定をしたい場合……「Ctrl＋Alt＋2」
- 見出し3の設定をしたい場合……「Ctrl＋Alt＋3」
- 標準テキストの設定をしたい場合……「Ctrl＋Alt＋0」
今までは見出しに設定したい題名を選択して、タブから「見出し2」や「標準タイトル」を選んで設定していたけど、ショートカットキーを覚えてからサクサクと設定ができるようになりました。
ただ、「Ctrl＋Alt＋〇〇」の3つのキーを同時に押すのがけっこう難しくて3回に1回は失敗するためここは練習します(笑)
ショートカットを覚えると、マウスの操作回数が減り、作業リズムが崩れにくくなります。特に文章作成や資料作りのような“集中力が命”の作業では、細かい時短が積み重なって大きな差になります。
③2週間タスクを設定する
1ヶ月のスケジュールを決めるのは大変だけど、2週間くらいならばタスクの設定は可能です。
私は手書き派なので、A4用紙に2週間分のカレンダーを作り、予定を書き込んでいます。
書き込むときのマイルールは以下の通りです。
- すでに決まっている予定を先に書く
- 空白の時間は枠で囲む
- ぱつぱつに入れすぎない
会議やクライアントさまとの打ち合わせなど、時間と曜日がすでに決まっているものをまず書き込み、空いた時間にタスクをあてこんでいくイメージですね。
空白の時間を枠で囲むのは、空いた時間を分かりやすくするためです。頭では「この日時間ないな…」と思っていても、いざ紙に書いてみると「2時間くらい余裕あるじゃん」とわかるからおすすめですよ♪
目いっぱいタスクを入れすぎると、何か一つ予定が崩れたら立て直すのが大変なので余裕を持たせてます。
2週間という期間は“先が見える安心感”と“柔軟に修正できる余裕”のバランスが取れる絶妙なサイクルです。これにより、スケジュールの窮屈さを感じずに継続しやすくなります。
④意思決定のスピードを上げる
「これどうしようかな……」「こっちとあっち、どっちがいんだろう……」
こんな感じで悩みに悩むことってないですか？
今後の事業の方向性について悩むならとことん悩んだらいいと思いますが、そうでないなら大体のことは5分以内に決めましょう。
もしどうしても5分以内に決められないようであれば、「確認しましたが、一旦持ち帰りますね」などと伝えています。
時間をかける＝良い判断になる、ということではありません。迷っている間に他のタスクも止まり、思考するためのエネルギーが奪われます。
まずは仮でもいいからやってみましょう。
決断を早めると「考えるより動く」習慣が身につき、結果的に行動量が増えます。小さな判断を素早く繰り返すことで、精度も徐々に上がっていくのです。
⑤AIツールを活用する（ChatGPT・Geminiなど）
文章の下書きやアイデア出し、表現の整理などはAIに一度投げます。ゼロから考えるよりも、修正ベースで作る方が圧倒的に速いから。
たとえば、ChatGPTで文章の骨格をつくり、その骨格を元にGeminiで本文を執筆するなど、それぞれの強みを組み合わせて作業時間を時短しています。
マニュLabでも、こうしたAI活用のコツや最新動向を紹介しています。
「AIをどう使えば仕事の質が上がるのか？」に興味のある方は、ぜひこちらの記事もチェックしてみてください。
AIを“頼る”のではなく“共に考える相棒”として活用することで、思考の幅が広がります。時間の短縮だけでなく、アウトプットの質を高めることにもつながります。
業務効率化というと特別なツールや仕組みが必要と思われがちですが、ちょっとしたことからでも十分に始められます。毎日の小さな改善が、やがて大きな成果に変わります。まずは一つでも、自分に合う方法を試してみてください。
ぜひ試してみてくださいね。
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