マニュアル作成に無料AIを活用！コストを抑えて効率化する方法とおすすめツール

業務マニュアルや手順書の作成に、膨大な時間や人手がかかっていませんか？最近では、生成AIを活用してコストを抑えつつ、高品質なマニュアルを作りたいというニーズが高まっています。本記事では、無料で使えるAIツールを紹介しながら、マニュアル作成への具体的な活用法とそのメリット・デメリットを現場目線で詳しく解説します。

無料でもここまでできる！AIによるマニュアル作成の進化
マニュアル作成に使える！おすすめの無料AIツールとその特徴
AIツールを活用するメリット
AIツールを使うデメリット
プロンプトの工夫がカギ！AIに指示する言葉を身につけよう
【AI導入のステップ】無料ツールから始めて、最適な形を見つけよう
無料AIツールの限界を感じたら？プロのライターという選択肢も
マニュアル作成ならmayclassへ

無料でもここまでできる！AIによるマニュアル作成の進化

これまでのマニュアル作成といえば、ゼロからの原稿作成、文体の統一、構成の精査、図解や表の作成など、すべて手作業で行うのが一般的でした。しかし、AIツールの登場により、それらの工程の多くをスピーディかつ一定の品質で自動化できるようになっています。
たとえば、ChatGPTでは、無料版（GPT-3.5）でも、マニュアルのアウトライン作成、文章のリライト、言い回しの提案といった作業を数秒でこなすことが可能です。さらに、図表の生成に対応したツールや、音声データを文字起こししてマニュアル化するツールもあり、活用の幅は年々広がっています。

マニュアル作成に使える！おすすめの無料AIツールとその特徴

マニュアル作成のプロであるmayclassのライターにアンケートをとったところ、マニュアル作成に便利なAIツールには、以下のようなものがあります。どのツールも無料で始められますが、機能制限がある場合もあるため、導入前に確認が必要です。

ツール名	用途	メリット	デメリット	公式サイト	価格
ChatGPT	文章作成、構成案、企画、校正、情報収集	アウトライン作成が得意で表現が豊富。有料版は画像生成やコード実行も対応	表現が不自然なことがあり、出力には確認や工夫が必要。	https://openai.com/chatgpt	無料（GPT-3.5）／有料（GPT-4：$20/月）
Gemini	文章作成、メール文面、情報調査	Googleサービスとシームレスに連携	日本語対応は一部でChatGPTに劣ることも	https://gemini.google.com/	無料／Google One加入で有料版利用可（¥2,900/月）
Felo	文章作成、情報整理	プレゼン自動生成、マインドマップ作成、キーワード画像生成に対応	通常のGoogle検索と比べ、学術性や信頼性を重視する用途には不向き	https://felo.ai/ja/search	無料／有料
Canva	資料・画像作成	デザインが統一される／テンプレ豊富	細かい調整が難しい	https://www.canva.com/ja_jp/	無料／有料（¥1,500/月〜）
Napkin	図表作成、メモ整理	テキストからビジュアルを自動生成	シンプル重視のため、複雑な管理には不向き	https://napkin.one/	無料（一部有料）
LINE WORKS AiNote	音声の文字起こし	話者分離・多言語対応・音声記録の共有が可能	無料プランは、1回当たりの文字起こし時間60分までの制限あり	https://line-works.com/products/ainote/	無料プランあり／有料（月¥1,440〜）

ChatGPT（OpenAI）

ChatGPTは、文章作成、構成案、企画、校正、情報収集など幅広く活用できるAIツールです。アウトライン作成が非常にスピーディで、壁打ち相手としても優秀。多様な表現が得られ、有料版では画像生成（DALL·E）、コード実行、ブラウジング、メモリ機能なども利用できます。
ただし、表現が不自然になることがあり、出典や事実確認はユーザー側でのチェックが必要です。また、プロンプトの工夫次第で出力の質が大きく変わるため、使いこなしには慣れが必要です。
【公式サイト】https://openai.com/chatgpt
【価格】無料（GPT-3.5）／有料（GPT-4：$20/月）

Gemini（Google）

Geminiは、文章作成やメール文面の作成、情報調査に強みがあるAIで、特にGoogle Workspaceとの統合が魅力です。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートなどとシームレスに連携できます。
一方で、日本語対応に関しては一部機能や出力品質において、ChatGPTよりやや劣る場面もあります。
【公式サイト】https://gemini.google.com/
【価格】無料／Google One加入で有料版利用可（¥2,900/月）

Felo

Feloは、プレゼン資料の自動生成や情報整理に特化したツールです。PowerPointやGoogleスライド形式の資料を自動で作成したり、マインドマップで思考を構造化したりできます。また、指定キーワードに基づく画像生成も可能です。
ただし、一般的なGoogle検索と比較して学術性や信頼性を求める用途には向かない面があります。
【公式サイト】https://felo.ai/ja/search
【価格】無料／有料プランあり

Canva

Canvaは資料や画像作成に優れたデザインツールです。豊富なテンプレートが揃っており、誰でも統一感のあるデザインが簡単に作成できます。
ただし、細かな調整はしにくいため、精密なデザイン作業には不向きな場合もあります。
【公式サイト】https://www.canva.com/ja_jp/
【価格】無料／有料（¥1,500/月〜）

Napkin

Napkinは、メモやテキストから図表やビジュアルコンテンツを自動生成してくれるツールです。思考整理やアイデアの可視化に便利です。
ただし、シンプルさを重視しているため、タグやフォルダなどで細かく情報を管理したい場合には向いていません。
【公式サイト】https://napkin.one/
【価格】無料（一部機能有料）

LINE WORKS AiNote

LINE WORKS AiNoteは、音声の文字起こしに特化したツールです。話者ごとの分離や、よく使う単語の登録、日英中韓の多言語対応などが特徴です。録音データから文字起こしを行い、そのまま社内でノート共有も可能です。
ただし、無料プランには1回あたり60分の文字起こし制限があります。
【公式サイト】https://line-works.com/products/ainote/
【価格】無料プランあり／有料（月¥1,440〜）

AIツールを活用するメリット

AIを使ってマニュアルを作成する最大のメリットは、業務効率の飛躍的向上にあります。たとえば、アウトライン作成から文章のたたき台生成、表現の言い換えまでを一貫してAIに任せることで、執筆や編集にかかる時間を大幅に短縮できます。また、プロンプトを調整することで、専門的なトーンややさしい日本語への変換など、ターゲット読者に応じた文章作成も可能です。

さらに、「この表現は堅い？」「他にいい言い回しはある？」といった“壁打ち”としてもAIは非常に優秀です。複数の文体や構成案を短時間で比較検討できるのも便利です。

AIツールを使うデメリット

一方で、AIをマニュアル作成に使う際にはいくつかの注意点があります。まず、AIが生成する日本語はやや不自然なことがあり、一般論や冗長な表現が頻出する傾向があります。また、専門的な内容や業界特有の知識を必要とする場合には、誤情報が混ざるリスクもあるため、必ず人間の目でチェックする工程が不可欠です。
さらに、プロンプト（指示文）の書き方によって出力の質が大きく変わる点も重要です。曖昧な指示では、期待するアウトプットが得られず、指示を何度も繰り返すと瞬く間に時間をロスしてしまいます。情報の扱いにも慎重さが求められ、個人情報や社内機密をそのまま入力しないようなガイドライン整備も必要です。

プロンプトの工夫がカギ！AIに指示する言葉を身につけよう

マニュアル作成においてAIを効果的に使うには、「何を、どう出力してほしいか」を、明確に伝えるプロンプトの技術が不可欠です。たとえば以下のように意図を明確にして指示を出すと、精度の高い出力が得られます。

AIツールで効率よくマニュアルを作成するには、「どんな指示を与えるか」が鍵を握ります。以下のような工夫をすることで、より的確なアウトプットが得られます。

まずは目的をはっきりさせる

AIに何を求めているのかを明確に伝えることが大切です。
プロンプト例：「製品Aの初期設定手順を初心者にもわかるように説明してください」

出力形式を具体的に指定する

フォーマットの指示も有効です。形が決まっていると、期待する結果が得やすくなります。
プロンプト例：「この業務手順を箇条書きに整理し、ステップごとに番号を振ってください」

段階的に修正を加えて完成度を高める

最初の生成結果が完璧であるとは限りません。追加の要望を繰り返し伝えることで、より精度の高いマニュアルが出来上がります。
プロンプト例：「以下の文章をビジネス文書としてフォーマルなトーンに書き直してください」

【AI導入のステップ】無料ツールから始めて、最適な形を見つけよう

マニュアル作成にAIを導入する際は、いきなり本格運用を目指すのではなく、小さく試しながら徐々にステップアップしていくことが成功のポイントです。以下の5ステップを踏むことで、自社に合った最適なAI活用法を見つけやすくなります。

ニーズの明確化

まずは、自社におけるマニュアル作成に関する現状の課題や、導入目的を明確にすることが非常に重要です。ここを曖昧にしたままAIツールの導入を進めてしまうと、ツールの選定や活用の方向性がぶれてしまい、十分な効果が得られない可能性があります。

例えば、「マニュアル作成に時間がかかり過ぎている」という悩みがある場合、スピーディにドラフト作成ができるAIツールが求められます。あるいは、「作成者によって品質にばらつきがある」という課題があるなら、文体や構成を一定に保つテンプレート機能やガイド付き編集があるツールが役立つでしょう。さらに、「ノウハウが属人化していて、他のメンバーに引き継げない」といった状況では、対話型で知識を整理しやすいAIツールや、手順を自動記録できる画面キャプチャツールが効果的です。

ツールの選定

次に、無料で使えるAIツールを比較・検討します。
まずは気軽に使えるツール（例：Notion AI、ChatGPT、Tangoなど）から試して、自社の課題に合うかどうかを確認しましょう。

データ準備

AIを効果的に活用するためには、まず既存のマニュアルやFAQ、業務手順書などの情報を整理し、AIが扱いやすい状態に整えることが重要です。具体的には、内容の重複や古くなった情報を見直して最新の情報にアップデートするほか、これまでテキスト化されていなかった現場での口頭ノウハウや経験知も言語化して記録に残す必要があります。こうした準備を通じて、AIがより正確に理解し、実用的な出力を行えるようになります。情報を整理・明文化する工程は、AI導入の成果を大きく左右する土台となる作業です。

トライアル運用

実際の業務の中でAIツールを試す際には、まずどのような指示（プロンプト）に対して、どのような出力が得られるかを確認し、その内容が業務において実用的かどうかを見極めることが重要です。また、生成された文章やマニュアルに対してどの程度の修正や補足が必要かをチェックし、改善点や活用上の課題を洗い出します。こうしたトライアルを通じて、ツールの精度や使いやすさ、自社業務との相性を見極めながら、今後の活用方法を具体化していきます。

本格導入・運用体制の整備

AIツールの効果が確認できたら、次のステップとして、社内での活用ルールや運用体制の整備を進めていくことが重要です。具体的には、AIを使用する業務の範囲や目的を明確にすることで利用シーンを限定しやすくし、誰でも安定した成果が出せるように標準プロンプトやテンプレートを整備します。さらに、社内での混乱や情報漏洩を防ぐために、利用ガイドラインやセキュリティに関するルールを共有しておくことも欠かせません。こうした基盤を整えることで、AIツールの活用が属人化せず、組織全体にスムーズに定着していく環境をつくることができます。

無料AIツールの限界を感じたら？プロのライターという選択肢も

最近では、無料でも十分に活用できるAIツールがあり、文章生成・図解・文字起こしなど、目的に応じて選ぶことで、マニュアル作成の即戦力になります。AIツールは大変便利ですが、すべてをAIだけでまかなうのは難しいケースもあります。たとえば、企業独自の業務フローに即した内容、社内文化を反映した言葉遣い、読者の感情に配慮した微妙なニュアンスの表現などは、プロのライターの知見と経験が不可欠です。
マニュアル全体の構成設計や、複数人による編集後の整合性チェックなど、品質を重視する場合には、専門のライターに一部を委託することで、結果的に時間とコストの効率化にもつながります。