「定型業務に追われて、企画や改善に手が回らない…」
「マニュアル作成や報告資料がいつまでも属人化している…」
そんな日々の業務課題をChatGPTが一気に解決してくれる時代が到来しました。
本記事では、すぐに活用できる具体的な10のスゴ技をはじめ、ChatGPT導入のメリットやリスクとその回避策まで、実務に直結する内容を徹底解説します。
ChatGPTが業務効率化を実現する理由
ビジネスにおける業務効率化とは、単に作業を早く終わらせることではなく、再現性のある仕組みをつくり誰でも一定の品質で成果を出せるようにすることです。
特に、マニュアル整備や情報の構造化、社内ナレッジの集約といった作業に強く、人の手でやると時間がかかるけれどChatGPTなら5分で完了といった事例も珍しくありません。
ChatGPTとは？ビジネスで成果を出すAIの基本
日々の業務に追われるビジネスパーソンにとって、ChatGPTは業務負荷を劇的に軽減するパートナーです。
ここでは、ChatGPTの基本機能や仕組みをわかりやすく解説します。
特徴と自然言語処理の仕組み
ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型AIです。
自然言語処理（NLP）と膨大な学習データをもとに、人の意図をくみ取りながら思考整理や構造化にも対応できます。
なぜ業務効率化に強いのか？
ChatGPTが業務効率化に優れているのは、以下3つの特徴が揃っているためです。
- 即時性：複雑な指示にも数秒で応答。
- 再現性：プロンプト（指示文）をテンプレ化して、品質と出力の安定化が可能
- 拡張性：アイデア出し・構造化・教育支援まで対応
人が判断すべき部分だけに集中できるため、作業の質も向上します。
今すぐ使える！ChatGPT効率化スゴ技10選
ここからは、日常業務ですぐに使えるChatGPTの活用テクニックを紹介します。
① マニュアル作成を5ステップで簡単自動化
業務マニュアルや手順書は後回しにされがちですが、ChatGPTを使えば属人化しやすい業務手順を誰にでもわかりやすく自然な文章で簡単に整備できます。
【使い方の例】
「新入社員向けの備品発注手順を5ステップでマニュアル化してください」と入力する
◎出力イメージ：
備品発注マニュアル（新入社員向け）
- 必要な備品を確認し、備品リストに記入します
- 備品管理担当者にSlackまたはメールで申請内容を連絡します
- 承認が下りたら、発注フォームに必要事項を入力します
- 発注完了後、納品予定日をカレンダーに記載します
- 納品された備品を確認し、備品在庫表に反映させます
出力された内容はそのまま社内マニュアルや引き継ぎ資料として展開できるため、文書作成の時間を大幅に削減できます。
② 定型メール・社内文書を数秒で完成
営業メールや社内連絡などの定型文もChatGPTを使えば悩むことなく、目的に応じた文章を数秒で作成できます。
【使い方の例】
「会議後のお礼メールを作成してください。ビジネス丁寧語で、300文字以内に収めてください。担当者は株式会社〇〇の山田様です」と入力する
◎出力イメージ：
件名：本日の打ち合わせのお礼（株式会社〇〇 山田様）
株式会社〇〇
山田様
本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
ご提案内容に対する前向きなご意見をいただき、大変参考になりました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
文章構成・敬語・分量まで自動で整った状態で出力されるため、メールや通知文の作成にかかる手間を大幅に削減できます。
③ 会議議事録・報告書を500文字で要点スッキリ要約
議事録や報告書も目的や形式に合わせて短時間でわかりやすく要約できます。
【使い方の例】
「以下の会議内容を500文字以内で要点をまとめてください。主な決定事項と次のアクションを箇条書きで整理してください」と入力し、文字起こしを添付する
◎出力イメージ：
会議要約（6/11定例ミーティング）
- 新製品Aの発売日を7月15日に確定
- 広報用プレスリリースは6月末までに初稿提出（担当：広報チーム）
- 営業部は既存顧客向け先行案内を6/20までに送付
- 在庫確認は物流チームが6/14までに実施
- 次回会議は6/18、進捗確認と販促施策の最終決定予定
そのまま社内共有やチャット送信もできるため、記録作成のスピードと質を同時に向上させることが可能です。
④ よくある質問を一瞬でFAQに自動生成
よくある質問もChatGPTを使えばFAQを自動生成でき、ナレッジの見える化と対応の標準化が簡単に進められます。
【使い方の例】
「勤怠管理システムに関する社内向けFAQを5つ作ってください。質問はよくある内容にしてください。回答は簡潔に」と入力する
◎出力イメージ：
Q1：打刻を忘れた場合はどうすればよいですか？
A：人事担当に連絡し、修正依頼フォームから申請してください。
Q2：外出先でも打刻できますか？
A：モバイル版の勤怠アプリから打刻可能です。
Q3：有給申請の期限はいつまでですか？
A：原則、取得希望日の3営業日前までに申請が必要です。
Q4：勤怠データはどこで確認できますか？
A：ポータルサイト内の「勤怠管理」ページから確認できます。
Q5：打刻ミスに気づいたときの対処方法は？
A：修正申請フォームから訂正し、上長の承認を受けてください。
実際の問い合わせ傾向に即した質問と明確な回答を一瞬で生成できるため、問い合わせ対応の属人化を防ぎつつ、対応スピード・文書整備の生産性を高めることが可能です。
⑤ タスク・ToDoリストの項目をスッキリ整理
タスクが散らかりがちな日常業務もChatGPTで目的や優先度ごとに整理でき、進捗管理や業務の棚卸しに役立ちます。
【使い方の例】
「以下のタスクをカテゴリ別に分類し、優先度が高い順に並べてください。必要なら説明もつけてください」と入力する
◎出力イメージ：
カテゴリ：営業関連
- 見積書の送付（優先度：高）…本日中に提出が必要
- 商談日程の調整（優先度：中）…候補日をまとめて返信する
- 顧客リストの最新化（優先度：低）…週末までに対応
【カテゴリ：社内業務】
- 月次会議の資料作成（優先度：高）…上長確認が明日
- 備品の発注確認（優先度：中）…不足リストを整理して共有
- 出張申請書の提出（優先度：低）…来週の締切
ChatGPTがタスクの重要度・カテゴリをわかりやすく分類してくれることで、チーム内の認識統一や業務の見える化がスムーズに行えます。
⑥ 業務の流れを図解して誰でも見える化
業務手順を誰かに教える際、「言語化に時間がかかる」「図式化が苦手」という声は少なくありません。ChatGPTに業務の流れをざっくり伝えるだけで、プロセス文書＋図式化の構造案を即座に提案してくれます。
【使い方の例】
「備品発注の業務フローを文章で整理し、図にしやすい構成で出力して」と入力する
◎出力イメージ：
- ステップ1：担当者が在庫を確認
- ステップ2：必要な品目をリスト化
- ステップ3：上長に承認依頼
- ステップ4：発注フォームから注文
- ステップ5：納品後に受領確認と棚卸し登録
構造化されたアウトラインが得られるため、図式化がスムーズに進み属人化の排除や引き継ぎの効率化にも貢献します。
⑦ マーケティング・営業資料のドラフトを瞬時に作成
企画書やプレゼン資料の作成も、ChatGPTで構成からキャッチコピー、訴求ポイントまで一貫して短時間で整えられます。
【使い方の例】
「BtoB向けクラウドサービスの提案資料構成案を作って」と入力する
◎出力イメージ：
- 導入背景：現場課題と市場動向
- ソリューション提案：製品特徴と導入メリット
- 活用事例と効果：類似業界の成功事例
- ROIの見積と導入スケジュール
- アフターサポート体制の紹介
たたき台を出力することでゼロベース思考の負担を減らし、構成を整えることに集中できます。
⑧ アイデア出し・ブレスト支援で企画を量産
「良い企画が思いつかない」「打ち合わせが空転する」
そんなとき、ChatGPTは壁打ちパートナーとして力を発揮します。
【使い方の例】
「30代女性向け美容商品の販促アイデアを4つ出して」と入力する
◎出力イメージ：
- SNS連動「1週間チャレンジ」投稿企画
- 購入者レビューでギフトが当たる施策
- 季節限定のカラー別パッケージ投票企画
- LINE登録者限定クーポンキャンペーン
複数案をベースに、チーム内でのブレストも活性化しやすくなります。
⑨ 文章校正・敬語チェック・読みやすさを調整
誤字脱字だけでなく「この敬語は正しい？」「もっと伝わりやすくできない？」と感じたとき、ChatGPTは即戦力の校正者になります。
【使い方の例】
「以下の文章を敬語に直し、読みやすく再構成してください」
Before：
→「先日はお世話になりました。資料の方を送付いたしますので、ご確認お願いできますと幸いです。」
After（ChatGPTによる修正）：
→「先日は大変お世話になりました。資料をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。」
伝え方の品質が安定し、社内文書の品位が向上します。
⑩ データ整理・構造化のヒント出しを即座に対応
アンケートやメモのような整理されていない情報も、ChatGPTなら即座に分類し、最適なまとめ方や形式を提案してくれます。
【使い方の例】
「以下の意見をカテゴリ別に分け、Excelでまとめる列項目を提案して」と入力する
◎出力イメージ：
- カテゴリ1：操作性に関する声
- カテゴリ2：サポート対応への評価
- カテゴリ3：価格への意見
情報整理の初期段階でChatGPTを活用すれば、後の分析作業も効率化できます。
ChatGPTで実現！業務の標準化と見える化
ChatGPTは業務の手順やナレッジを整理・構造化することが可能です。ここからは業務の属人化を防ぎ、業務工程を明確にする具体的な活用方法を紹介します。
属人化リスクを防ぐナレッジ整備
属人化とはある業務が特定の人しかできない状態を指し、引き継ぎ不能・業務停止・品質ばらつきなどのリスクを伴います。
特に、口頭で伝えられていた作業や個人の判断に頼る業務ほどトラブル時の影響は大きくなります。
そこで重要なのが、業務フローの整理と社内ドキュメントの標準化です。ChatGPTを活用すれば、以下のような整備が可能になります。
業務フローの整理：
「A業務の流れを5つのステップに分けて説明してください」と入力する
→ 抜け漏れのない形で業務の工程を自動分解・構造化。
社内文書の標準化：
「この手順を社内マニュアル用に統一された文体で整えてください」と入力する
→ 書き方のブレをなくし、誰が見ても理解できる形に編集。
ChatGPTは単なる文章生成ではなく、ナレッジの統一と伝達の質を担保するツールとしても非常に有効です。
プロセス図・スプレッドシートで業務の工程を可視化
業務の全体像を明らかにするためには、文章だけでなく工程・役割・タイミングを一覧化・図式化することが求められます。
まず業務の全体像を把握するために、担当者がどんなタスクを持っているのかを細かく分解しましょう。
【使い方の例】
「営業アシスタントの業務をすべて列挙し、カテゴリごとに整理してください」と入力する
◎出力イメージ：
| カテゴリ | 業務内容 |
| 書類作成業務 | 見積書作成、請求書出力など |
| 顧客対応業務 | 電話・メール対応、日程調整 |
| 営業支援 | 顧客リスト整備、資料送付 |
このような一覧を起点に、改善や自動化対象を検討できます。
さらに、業務の「誰が」「いつ」「何を」「どの順にやるのか」を明確にするためには、スプレッドシート形式での工程整理が有効です。
【使い方の例】
「受発注業務の工程を、担当者・手順・使用ツール別に表形式で出力してください」と入力する
◎出力イメージ：
| 工程 | 担当者 | 使用ツール | 完了条件 |
| 注文受領 | 営業担当 | メール・FAX | 注文書を確認 |
| 在庫確認 | 商品管理部 | 在庫管理システム | 在庫数チェック完了 |
| 発注処理 | 営業事務 | 発注システム | 発注番号登録完了 |
| 納品確認 | 倉庫 | 納品管理システム | 受領書の確認完了 |
出力された表をもとにプロセスマップや業務分解図に展開すれば、より精緻な業務改善も実現可能です。
ChatGPT導入前に知るべきリスクと対策ガイド
業務効率化に大きく貢献するChatGPTですが、企業利用にあたっては情報漏えい・誤情報・運用管理の難しさといったリスクも伴います。
ここでは、安全かつ効果的に導入するためのポイントを解説します。
セキュリティ・情報統制の考慮点
ChatGPTはインターネット経由で動作するAIのため、入力された情報が第三者のサーバー上で処理されるという点を忘れてはなりません。
特に注意すべきは以下の3つです。
| 情報種別 | 例 | リスク |
| 個人情報 | 氏名、住所、連絡先など | 個人情報保護法違反 |
| 機密情報 | 取引先契約、価格設定、戦略資料など | ビジネス上の信用・競争力の低下 |
| 識別可能な社内情報 | 特定の業務システム名、社員名など | 意図せぬ漏洩や社内トラブルの原因に |
無料版と有料版では情報の取り扱いやデータ保存の方針に差があるため、利用ポリシーを確認した上で業務利用に適した環境を選ぶ必要があります。
＜推奨対策＞
- 利用ガイドラインの整備（後述）
- 社内教育による情報感度の向上
- API利用など安全性の高いチャネルを選定
導入前にはIT部門と連携したセキュリティポリシーの整備が不可欠です。
社内ガイドラインの策定方法
ChatGPTを安心して活用できる環境を整えるためにも、社内ガイドラインの策定は必須です。
以下の構成をもとに、組織に合ったルールを明文化しましょう。
| ガイドライン項目 | 内容例 |
| 利用目的の明確化 | 「業務マニュアル作成・FAQ整備に限定する」など |
| 禁止事項 | 「顧客名、個人情報、非公開の資料は入力しない」など |
| 扱いの注意 | 「出力結果は必ず人間が内容を確認・修正する」など |
| 利用環境の指定 | 「〇〇版のみ使用、ブラウザは社内PCに限定」など |
| 教育体制 | 定期的な研修、FAQ共有、ヘルプデスクの設置など |
このような体制を構築することで、AI活用を促進しながらもリスクを最小限に抑えられます。
ChatGPTを活用した業務改善ロードマップと導入事例
ChatGPTの導入を一時的な流行に終わらせないためには、明確な導入目的・段階的な展開・成果の可視化が不可欠です。
ここでは、導入のステップと成功事例を紹介します。
フェーズ別導入ステップ
ChatGPT導入は、以下のように3つのステップで進めると効果的です。
フェーズ1：試行導入（パイロットテスト）
- 小規模な部署（例：総務、広報）でトライアル
- 利用範囲を「文章作成・FAQ整備」に限定
- 利用者の声や活用シーンを収集
フェーズ2：全社展開・ナレッジ共有
- 活用成功事例を横展開
- 社内マニュアル・研修資料を整備
- 活用ガイドラインを配布し、適用範囲を広げる
フェーズ3：定着化と評価
- KPIを設定して成果を可視化
- API連携による業務システムとの統合も検討
- 運用結果に応じてポリシーやルールを柔軟に改善
3つのステップを踏むことでChatGPTの効果を最大限に引き出しつつ、現場に根付く業務改善を着実に進められます。
部門別事例と横展開
ChatGPTの活用事例は多岐にわたります。
以下は主な部門別の導入例です。
| 部門 | 活用内容 |
| 総務・人事 | 入社案内・社内規定マニュアルの作成支援 |
| 営業 | 提案書・メールテンプレートの生成 |
| カスタマーサポート | FAQや対応マニュアルの自動化 |
| マーケティング | キャンペーン案出し、記事構成提案 |
| 情報システム | 操作手順書の文書化、自動QA対応の訓練データ作成 |
ある企業ではまずカスタマーサポート部門で導入し、対応品質の向上と工数削減を実現。その後に営業部門へも展開し、見積書テンプレートや顧客対応メールの迅速化に成功しています。
導入初期は「比較的ルールが明確な文書作成業務」から始めるのが成功の鍵です。
KPIと業務改善効果の見える化
ChatGPTの導入効果を定量的に測定するには、KPIの設定が欠かせません。
以下のような指標を活用することで、費用対効果を明確に把握できます。
| KPI例 | 効果 |
| 文書作成にかかる時間の短縮率 | 例：1時間→10分で作成完了 |
| ChatGPTの利用回数/月 | 活用定着度の可視化 |
| FAQ・マニュアルの閲覧数 | ナレッジ浸透度の測定 |
| 利用者満足度（アンケート） | 実務上の活用実感を可視化 |
KPIをチームごとに設定し定期的に振り返ることで、継続的な業務改善サイクルが生まれます。
KPIは一度決めたら終わりではなく、定期的なレビューと改善を行いましょう。
まとめ：ChatGPTで業務効率化・標準化・可視化を加速させよう
ChatGPTは日常業務の効率化だけでなく、マニュアル整備やナレッジ共有、業務プロセスの標準化まで幅広く支援できるAIツールです。属人化を防ぎ、組織全体の生産性を高めるため、有効活用していきましょう。AIの効果を最大限に活かすためには、そもそも業務がどのように構造化されているかを把握することが重要です。
mayclassでは、業務の全体像を整理・見える化する「業務分解図」サービスを提供しています。
業務の棚卸しやムダの発見、AI活用の土台づくりとして、多くの企業に選ばれています。
詳しくは「業務分解図」サービスページをご覧ください。
業務効率化ならmayclass
業務効率化は、単なる「時短」ではなく、無駄を省きながら高品質な成果を出すための工夫の積み重ねです。クラウドツールの導入やマニュアルの整備・外注、職場環境の見直しなど、コストを抑えながらすぐに実践できるアイデアは数多く存在します。この記事で紹介した業務効率化アイデアの中から、自社や自身の業務にフィットするものをぜひ取り入れてみてください。
中でも、マニュアル作成の分野においては、プロフェッショナル集団である「mayclass」へぜひご相談ください。専門家の力を借りることで、より効率的な業務体制の構築が可能になります。豊富な実績と業界特化のノウハウを持つ当社では、貴社の業務に最適化された高品質なマニュアルを、スピーディかつ確実に作成するお手伝いをいたします。
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