マニュアル作成にAIを活用する方法！ChatGPT・Geminiで効率と品質を両立する実践ガイド

マニュアル作成にAIを取り入れたいと考えていても、「結局、どこから任せればいいのか分からない」「文章は楽になるが品質が安定しない」と感じている方は少なくありません。

ChatGPTやGeminiを使えば、構成づくりや本文作成を効率化できます。

一方で、使い方を誤ると情報の抜け漏れや表現のばらつきが残り、かえって修正工数が増えてしまうケースもあるのです。

本記事では、ChatGPTやGemini、画像生成AIツールを組み合わせて、構成設計から更新・共有までを一貫して効率化する方法を解説します。

マニュアル作成にAIを活用するメリットとは

マニュアル作成は構成設計や文章統一に時間がかかり、担当者のスキルにも左右されやすい業務です。AIを活用すれば、構成づくりや文章整形を効率化しつつ、品質のばらつきを抑えられます。

ここでは、従来の課題を整理しながらAIを取り入れることで得られる具体的なメリットを解説します。

従来のマニュアル作成が抱える課題

従来のマニュアル作成では、担当者の経験や書き方のクセに依存しやすく、完成までの工数が大きくなりがちでした。文章の統一感を保ちにくいことに加え、作業を進めるうちに構成が定まらず、途中で手が止まってしまうケースも少なくありません。

また、属人化が進むことで引き継ぎがうまくいかず、更新のたびに「どこが最新なのか」「誰が修正したのか」が分からなくなることもあります。また、属人化が進むと引き継ぎがうまくいかず、更新のたびに「どこが最新なのか」「誰が修正したのか」が分からなくなる場面も出てきます。その結果、内容が古いまま現場で使われ続けるといった課題を抱えていました。

AIを使うことで得られる3つの効果

AIを活用すると、マニュアル作成の「スピード」「正確さ」「再現性」を同時に高められます。構成案づくりやドラフト作成をAIに任せると、作業を始めるまでの時間短縮が可能です。

また、文体や語尾の統一、表現のゆらぎ修正など、細かな調整を自動化できるため、読み手にとって理解しやすい文章へ整えやすくなります。

さらに、同じ条件で何度でも出力できるため、担当者が変わっても品質を一定に保ちやすいのが大きな利点です。

結果として、属人化しがちなマニュアル作成を安定したプロセスへ転換でき、組織全体でのマニュアル品質向上につながります。

ChatGPT・Geminiが注目される理由

ChatGPTとGeminiがマニュアル作成で選ばれる理由は、得意分野の違いを組み合わせることで質の高いドキュメントを短時間で作れる点です。

ChatGPTは構成案づくりや文章生成、トーンの統一などに強く、マニュアル全体の骨組みを素早く整えるのに向いています。

参考：【完全版】ChatGPTで業務効率化！すぐ使えるスゴ技10選｜マニュアル作成・可視化まで徹底ガイド

一方、Geminiは情報整理や補足に強く、専門用語の説明や背景情報の確認に役立ちます。ChatGPTとGeminiの2つを併用すれば、ドラフト生成から校正・レビューまでを一気通貫で進められるのです。

参考：Geminiとは？無料版でできること、特徴と便利な使い方、他のAIとの違いをわかりやすく解説

参考：Gemini 3とは？Google最新AIモデルは何がすごい！？特徴・活用・今後の展望を徹底解説

AIを使ったマニュアル作成の基本ステップ

AIを使ったマニュアル作成は、「構成づくり → 本文ドラフト化 → 校正・レビュー」という3つの流れで進めると効率が上がります。

ここでは、実務で使える具体的な手順を順番に解説していきます。

① AIで構成案・見出しを自動生成する

まずは全体の構成を組み立てます。

AIを活用すれば、目的・対象読者・使用シーンを入力するだけで章構成や見出し案をまとめて出せます。作業の起点が早く決まり、書き出しの迷いが減るため、作成スピードが一気に上がるのが特長です。

さらに、複数パターンの構成案を比較しながら骨組みを固められるため、抜け漏れを避けつつ質の高い構成を整えやすくなります。

ChatGPTで「見出し構成」まで一括作成する方法

ChatGPTでは、必要な情報をあらかじめ箇条書きで指示すると、目的に沿った構成案を短時間で生成できます。

たとえば以下の通りです。

• 対象読者：新入社員（業務未経験）
• 目的：読めば一人で作業を再現できること
• 形式：業務マニュアル

さらに「章立ては変えない」「業務マニュアルの形式を維持して」など条件を添えることで、社内ルールに沿った構成を作りやすく、初稿を進める際の土台づくりに役立ちます。

Geminiを使った情報精度の高い構成提案

Geminiは検索力と情報整理を得意としています。調査元の情報を反映した構成案をつくれるため、技術職や専門業務向けのマニュアルに効果的です。

また、参考にすべき外部資料や関連法令への気付きを与えてくれるため、情報の精度を高めたい場合にはChatGPTと併用することで、より実務的な構成案が得られます。

② AIで本文をドラフト化する

構成が決まったら、次は本文のドラフト作成です。AIを活用すると、段落のたたき台を素早く作れるため、ゼロから文章を書く負担を減らせます。

書き出し表現の揺れや文体の不統一も自動で整えられるため、読み手にとって分かりやすい文章に仕上げやすくなります。初稿をAIでつくり、最終調整を人が行うだけで、作業時間を大幅に短縮することが可能です。

「1行1動作」など手順表現をAIに学習させるコツ

作業手順を説明するマニュアルでは、「1行に1つの動作を書く」などあらかじめルールを提示しておくことで、指示に沿った形式で手順が出力されやすくなります。

「主語は統一する」「操作手順は動詞から始める」など、自社の書き方ルールを例文とセットで渡すと、AIが指定したパターンを学習した出力を返してくれるようになります。

こうした事前の型の指示があるかどうかで文章の精度が変わるため、最初にルールを共有することが重要です。

文体統一・敬体変換の自動化（ChatGPTのリライト機能）

ChatGPTのリライト機能を使うと、文体の統一や敬体への変換を短時間で行えます。

たとえば「〜する」「〜します」が混ざった文章を一括で整えたり、語尾の連続を避けるよう調整したりと、文章の見た目と読みやすさが整います。

また、「専門用語をやさしく書き換える」「業務マニュアル向けに簡潔にまとめる」などの修正も指定できるため、草稿を読み手に合わせて加工しやすいです。

③ AIでレビュー・校正を行う

AIを校正役として活用すると、読み手がつまずきやすい表現や情報の矛盾を早期に発見しやすくなります。特にマニュアルは操作手順や注意事項の正確さが重要なため、第三者視点のチェックが欠かせません。

AIにレビューを任せることで、担当者が見落としがちな部分にも気づきやすくなり、最終的な品質の底上げにつながります。

「わかりにくい箇所」をAIに指摘させる方法

AIに「初めてこの作業をする人の視点で読んで」と伝えるだけで、理解しづらい文章や説明不足の箇所を見つけやすくなります。

たとえば「手順が飛んでいる」「条件が曖昧」「用語の説明がない」など、具体的な改善点をリストで提示してくれます。

加えて、「読み手のスキルレベル別に改善案を出して」と依頼すれば、初心者向け・現場スタッフ向けなど、対象に応じた修正案も出せるため、確認作業の効率が高まります。

Geminiで専門用語や業界表現の正確性をチェック

Geminiは検索性と情報補強が得意なため、用語の正確性や事実の確認に適しています。文章全体を読み込ませて「誤解が起きそうな表現」や「定義が曖昧な用語」を抽出させることで、内容の信頼性を高められます。特に技術領域や法律関連のマニュアルでは、ChatGPTとGeminiを組み合わせることで、より精度の高いチェックが可能です。

専門用語の説明や背景情報の確認に役立ちますが、最終的な正確性は一次情報（原文資料・法令など）での確認が必要です。

画像生成AIでマニュアルの理解度を高める

文章だけでは伝わりにくい作業手順や操作イメージも、画像や図解を組み合わせることで理解しやすくなります。ここでは、画像生成ツールをマニュアルに取り入れるための実践的な方法を紹介します。

AIイラスト・図解で「視覚的に伝わる」マニュアルへ

作業手順を伝える際、文字だけでは細かな動きや配置が伝わりづらいことがあります。そこでイラストや図解を併用すると、現場で迷わずに動けるマニュアルへ変わります。

生成ツールを使えば説明に必要なポーズや角度を細かく指定できるため、用途に合わせたイラストを短時間で作ることが可能です。

DALL·EやCanvaで作る操作手順イメージ

DALL·Eは操作イメージや動作の雰囲気を視覚化しやすく、文章だけでは伝わりにくい場面の補助として使えます。

たとえば「ボタンを押す指の角度」「画面のどこをタップするか」など、細部まで指定できるのが特長です。

一方、Canvaはテンプレートが豊富で、生成したイラストをそのままマニュアル用のレイアウトに組み込めます。背景やラベル追加も簡単にできるため、視認性の高い説明画像を短時間で整えたいときに便利です。

Adobe Fireflyで実写風の説明図を生成するコツ

Adobe Fireflyは実写に近い質感で画像を作れるため、機器の操作や現場作業の再現に役立ちます。特に「正しい持ち方」「工具の位置」など、写真の代わりに使いたい場面で重宝します。コツは、状況・対象物・動作の順番で具体的に指示することです。

たとえば「白い作業台の上で、右手が工具を軽く持ち、先端を水平に当てている」など、細かく条件を入れることで再現度の高い説明図になります。

フローチャートや業務フローをAIで作成

複雑な判断や工程を整理する際には、フローチャートや業務フローが欠かせません。言葉だけの説明では理解しづらい場合も、図にすることで作業の流れがひと目で把握できます。

AIを使えば文章から自動的にフロー図を生成できるため、作成負担を減らしながら内容の整合性を保ちやすくなります。

ChatGPT＋Mermaid記法で簡易フロー図を生成

ChatGPTに手順や判断条件を渡すと、Mermaid記法（テキストでグラフやチャートを描ける記法）を用いてフロー図を出力できます。出力された記述をそのままコピーして、対応ツールに貼るだけで図を表示できるため便利です。

文章の抜け漏れを確認したいときにも使えるため、初期整理の段階で素早く流れを把握したいときにも向いています。

draw.io・Lucidchart・Notion AIとの連携活用

draw.ioやLucidchartは本格的な業務フロー図を作る際に便利なツールです。ChatGPTで生成したMermaid記法をベースに取り込んで再構成できます。図形の配置やレイアウト調整がしやすく、複数人で編集する場合にも向いています。

また、Notion AIは文章を整理するほかフロー図も作成できます。生成した文章や要点をそのまま図解に反映できるため、マニュアル作成から共有までを一つのスペースでまとめやすいのが特長です。

AIを活用したマニュアル更新・共有の仕組みづくり

マニュアルは作って終わりではなく、業務の変化やツールのアップデートに合わせて継続的に更新する必要があります。しかし、更新箇所の特定や過去バージョンとの比較に時間がかかり、運用が滞りがちになることも少なくありません。

ここでは、実務で役立つ更新・共有の方法を紹介します。

AIで更新履歴を自動要約・差分抽出する

改訂した部分を毎回手作業で比較するのは負担が大きく、漏れが出やすい作業です。そこでAIに旧版と最新版を読み込ませると、変更点をリスト化したり、追加・削除した箇所を簡潔に整理してくれます。更新理由を短くまとめたいときも、文章を渡すだけで要点を抽出できます。

こうした差分の自動化を取り入れることで、レビュー時間を短縮しつつ、修正の抜け落ちを防ぎやすくなります。

Googleドキュメント＋ChatGPTでバージョン管理を効率化

Googleドキュメントで履歴を管理し、ChatGPTは差分の確認や文章の改善ポイントを見つける補助として活用できます。履歴を比較しながら、気になる部分をコピーしてChatGPTに読み込ませるだけで、改善点の指摘や文章の統一が行えます。

また、「どの記述が古いか」「どこを最新に揃えるべきか」といった判断も補助してくれるため、複数人で編集する環境でも整合性を保ちやすくなるでしょう。

Geminiで「古い表現・重複箇所」を自動検出する

マニュアルは長く使われるほど、古い情報が混ざりやすくなります。Geminiは文章全体を読み取り、時代に合わない説明や似通った表現を見つけるのに向いています。

「同じ意味の説明が繰り返されている」「設定が変わった箇所がそのまま残っている」といった問題を指摘してくれるため、更新作業の精度が高まります。

社内ナレッジポータルにAIを組み込み検索可能にする

完成したマニュアルを活用するには、必要な情報へ素早くアクセスできる仕組みが欠かせません。社内ナレッジポータルにAI検索を取り入れると、文書内の手順や用語を自然文で検索できるようになり、現場からの問い合わせ対応も減らせます。

複数のマニュアルを横断して検索できるため、「どこに書いてあるのか分からない」という課題の解消にもつながります。

マニュアル作成でAIを使う際の注意点と成功のコツ

AIを活用したマニュアル作成は効率と品質を両立しやすい一方で、使い方を誤ると情報漏えいや誤記の温存などのリスクが残ります。特に実務マニュアルでは「正確さ」が最優先となるため、AIに依存しすぎず、適切なルールやチェック手順を整えておくことが欠かせません。

ここでは、実務で安全かつ効果的にAIを活用するために押さえておきたいポイントをまとめます。

AIへの入力データと情報管理のリスク

AIに文章を入力する際は、社内の固有情報や機密性の高いデータを扱う場合に注意が必要です。外部サービスにそのまま貼り付けてしまうと、情報の取り扱いに関する規定に触れるおそれがあります。機密情報を含む箇所は伏せ字にしたり、内容を抽象化して入力するなどの工夫が求められます。

また、利用するツールの保存仕様やログ管理の仕組みを事前に確認し、安全に取り扱える環境で作業することが大切です。

プロンプト（指示文）の品質が成果を左右する

AIの出力は、入力したプロンプトの質に影響されます。「誰が読むか」「どの業務で使うか」「文章のトーン」などの前提条件を具体的に伝えるほど、実務に合った文章を得やすくなります。あいまいな指示では一般的な表現に寄りやすく、修正が増えがちです。

また、社内の書き方ルールを読み込ませると、統一感のあるドラフトに近づきます。

「AI＋人のチェック体制」で品質を担保する

AIが生成した内容は文章として自然でも、専門業務に当てはめると誤りがあることがあります。そのため、最終的な確認は必ず人が行い、操作手順や注意事項が正しいかどうかを現場の視点で検証することが重要です。

AIが拾いきれないニュアンスや経験則を補うことで、現場で迷わず動けるマニュアルに仕上がります。

マニュアル作成ルールやテンプレートを事前に設計しておく

マニュアルの品質を安定させるには、章立てや文体、手順書の書き方などをあらかじめ決めておくことが欠かせません。「1行1動作」「注意書きは箇条書きで示す」など、共通のルールを持っておくと、AIへの指示も的確になり、ドラフトのブレが少なくなります。テ

ンプレートを定めておけば、新規作成や更新の際も迷わず作業に入れるため、作成速度も上がります。

実際に使えるAIツールまとめ【マニュアル作成編】

マニュアル作成には文章生成だけでなく図解・共有・更新管理など、多くの工程があります。それぞれの工程に合ったツールを使うことで、作業効率と内容の正確性を高めやすくなります。

ここでは、実務で使いやすいツールを目的別にまとめました。

文章作成におすすめのAIツール

文章を組み立てたり、書き方の統一を図ったりするときに役立つのが、ChatGPTとGeminiです。それぞれの特徴を理解して使い分けることで、スムーズにマニュアルの文章部分を整えられます。

ChatGPT（構成・本文・校正）

ChatGPTは、構成案の生成から本文のドラフト、語尾の調整やリライトまで幅広く使えるのが強みです。文章のトーンや段落構成を整える作業にも向いており、読みやすい形へまとめやすくなります。また、指示に応じて専門用語の補足や文体統一も行えるため、マニュアル全体の流れを整える際に便利です。

Gemini（検索・事例補強・引用）

Geminiは、情報の検索や裏付けを要する作業で力を発揮します。専門領域の説明を補強したいときや、事例を集めたい場合に頼りになります。引用したい情報を探したり、曖昧な部分を明確にしたりする場面にも向いており、文章の確度を高めたいときに役立ちます。

イラスト・図解作成におすすめのAIツール

手順や仕組みを視覚的に伝えたい場面では、イラスト・図解作成に長けた生成ツールを活用しましょう。

Canva Magic Studio（テンプレ活用）

Canva Magic Studioは、生成した画像をテンプレートと組み合わせてレイアウトできるため、説明画像を整える際に向いています。複数枚の説明図をまとめたいときにも扱いやすい点が魅力です。

Adobe Firefly／DALL·E（リアル表現・操作説明）

Adobe Fireflyは現実に近い質感の画像を作りやすく、機器の操作や現場の状況を説明するときに便利です。

DALL·Eは構図の柔軟さが特徴で、操作手順や画面イメージを細かく指定できます。実写イメージや技術的なカット図を用意したいときに重宝します。

運用・共有に使えるAI・自動化ツール

マニュアル作成後は、情報の更新や共有に使えるツールを活用しましょう。

Notion AI／Confluence AI／Zapier

Notion AIは、複数のマニュアルを一つのスペースで管理しながら、文章の整理や検索を行う場面に便利です。

Confluence AIは、チームで使うマニュアルのレビューや編集履歴の管理に向いています。

Zapierを加えると更新時の通知やファイルの移動などを自動化でき、マニュアル運用に必要な作業を減らせます。

AIを「マニュアル作成の共作者」として活用しよう

マニュアル作成は、構成づくり、本文作成、図解、更新管理など、細かな作業が積み重なる業務です。AIを取り入れると、時間のかかる工程を効率化しながら内容の正確性を維持しやすくなります。

大切なのは「AIに任せる部分」と「人が判断する部分」を切り分け、協力しながら仕上げていく姿勢です。型となるテンプレートや社内ルールを整えておけば、今後の改訂作業もスムーズに進められます。

まずは一つの業務マニュアルから試してみると、自社に合った最適な活用方法が見えてきます。実務にフィットした運用方法を取り入れ、マニュアル作成の負担を軽くしましょう。

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How to Use AI for Manual Creation: A Practical Guide to Achieving Both Efficiency and Quality with ChatGPT and Gemini

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