業務効率化において欠かせない「マニュアル」。しかし、自社での作成には手間や専門知識が必要です。そんな課題を解決するのが「マニュアル作成代行サービス」。この記事では、マニュアル作成代行サービスの特徴や費用、メリット・デメリットを徹底解説し、選び方やおすすめサービスもご紹介します。
マニュアル作成代行とは
マニュアル作成代行サービスとは、業務手順や社内ルールなどを体系的にまとめた「マニュアル」を専門の業者が代行して作成するサービスです。マニュアル作成代行サービスでは、業務内容の整理から目次構成、原稿やイラストの作成、データ納品に至るまで、一貫して対応します。
特に、人手不足や社内にマニュアル作成のノウハウがない場合には、マニュアル作成代行サービスが大きな助けとなります。例えば、日々の業務が忙しくマニュアル作成に割く時間やリソースが不足している企業や、専門的な知識や経験を持つスタッフが社内にいない場合でも、プロフェッショナルな視点で整理された高品質なマニュアルを短期間で作成することが可能です。
マニュアル作成代行サービス会社の中には、さまざまなニーズに応じて柔軟に対応してくれるところもあります。例えば、マニュアルをゼロから全て作成してほしいという場合には、業務内容の整理や目次構成から原稿作成、イラストや図表の作成、最終的なデータ納品までを一貫して引き受けてくれる会社があります。一方で、自社で基本的なマニュアルを作成するものの、専門的な視点でのアドバイスや修正、改善の提案だけを依頼したいというケースにも対応可能な会社も存在します。企業の状況やニーズに合わせた最適なサポートを受けられる点が魅力です。
マニュアル作成代行の業務内容
マニュアル作成代行サービスでは、専門スタッフが企業の要望をヒアリングし、業務内容を的確に整理して、誰でも理解できるマニュアルを作成します。特に複雑な業務や専門用語が多い場合でも、第三者の視点を取り入れることで、内容が格段に分かりやすくなります。さらに、外部に依頼することで社内の負担を軽減し、社員が本来の業務に集中できるため、企業全体の生産性向上にもつながります。
依頼できる主なサービス内容としては下記のようなものがあります。
新規マニュアルの作成
初めて業務を行う人が戸惑うことなく作業を進められるよう、業務手順や操作方法を分かりやすく体系化します。業務内容を一から整理し、専門用語や業界特有の知識も丁寧に解説することで、誰が見ても理解しやすいマニュアルを作成します。また、読者のスキルレベルに応じたカスタマイズも可能です。
既存マニュアルの更新・アップデート
業務内容の変更や新しいシステム・ツールの導入により、古くなったマニュアルを最新情報に基づいて改訂します。誤解を招く表現や非効率的な手順を見直し、正確性と実用性を兼ね備えた内容に仕上げます。頻繁に改訂が必要な場合には、改訂履歴を管理する仕組みも提案可能です。
マニュアルのデータ化・電子化
紙媒体のマニュアルをデジタル化することで、ファイル共有や検索が容易になり、業務効率を向上させます。PDF形式のほか、インタラクティブな電子書籍形式や、クラウドストレージで共有可能なフォーマットにも対応しています。これにより、リモートワーク環境や多拠点展開にも適したマニュアルの運用が可能です。
フォーマットの統一
ばらばらの形式やデザインで作られたマニュアルを、統一されたフォーマットで再編成します。タイトルや項目の配置、フォント、図表のスタイルなどを標準化することで、視覚的な一貫性が生まれ、内容を短時間で理解しやすくなります。また、企業のブランドイメージに合わせたデザインやロゴの組み込みも可能です。
図解・イラストや動画マニュアルの作成
業務手順や複雑なプロセスを視覚的に説明するために、図解やイラストを取り入れたマニュアルを作成します。例えば、機械の操作手順をステップごとに示したイラストや、トラブルシューティングのフローチャートなどが含まれます。また、静止画だけでなく、実際の操作を動画で解説したり、インタラクティブなeラーニング教材を提供することで、より直感的に理解できる内容に仕上げます。
まずは、自社の課題を洗い出してみましょう。時間や人手が足りないのか、マニュアル作成ノウハウがないのか、マニュアルはある程度あるけれども、ブラッシュアップしたいのかで依頼する内容も変わってきます。
マニュアル作成代行の費用・料金
ここからは、マニュアル作成代行サービスを利用する際に発生する費用、料金相場をご紹介します。
簡易マニュアル
- ページ数：10～20ページ程度
- 費用目安：5万円～10万円
簡単な業務手順や概要説明をまとめたマニュアルの場合、比較的安価に作成が可能です。
詳細マニュアル
- ページ数：50ページ以上
- 費用目安：30万円～50万円以上
詳細な業務手順や専門知識が必要な内容を含む場合、内容の充実度や専門性に応じて費用が高くなります。
動画マニュアル
- 内容：1本あたりの制作（数分～10分程度）
- 費用目安：10万円～30万円
操作手順や作業内容を視覚的に説明する動画マニュアルは、撮影や編集が必要なため費用が高めです。
デジタルマニュアル（PDFやオンライン閲覧形式）
- 費用目安：10万円～30万円
マニュアルをデジタル形式で作成し、PDFやクラウドで共有する形式。印刷費が不要な分、コスト削減につながることもあります。
カスタマイズ・特急納品
- 費用目安：依頼内容に応じて10％～30％の追加料金が発生する場合があります。
独自のデザインや特急対応が必要な場合は、別途料金がかかることが一般的です。
企画・構成・取材
- 作業内容に応じて追加料金が発生。
- 企画・構成費用：数万円～10万円
- 取材費用：1日あたり5万円～10万円
マニュアル作成代行のメリット
マニュアルは業務の効率化や品質向上に欠かせないツールです。しかし、作成には多大な時間や労力が必要であり、専門的な知識も求められます。そこで、マニュアル作成代行サービスを活用すれば、次のようなメリットを得ることができます。
高品質なマニュアルの作成
プロのマニュアル作成代行業者は、情報をわかりやすく整理し、利用者がすぐに理解し実践できる構成を提案し、豊富な実績と専門知識を活かし、企業のニーズに合った質の高いマニュアルを作成します。また、外部の客観的な視点を取り入れることで、自社では気づきにくい改善点や効率化のヒントを反映することが可能です。
業務の属人化を防止
業務を行う中でよくあるのが、業務知識やノウハウが特定の人に集中してしまうという課題です。プロによる標準化されたマニュアルを利用すれば、業務手順の統一が図れ、担当者が不在の場合でも円滑な業務遂行が可能になります。これにより、成果物の質の安定化や顧客満足度の向上にもつながります。
業務効率化と生産性向上
業務マニュアルを作成することで、繰り返し発生する質問や作業手順のムラを減らし、日常業務の効率化に役立ちます。さらに、マニュアル作成代行を利用すれば、従業員は本来注力すべき業務に専念できるため、企業全体の生産性向上に貢献します。
最新情報への対応
業務内容やシステムが変更された際にも、迅速にマニュアルを更新することが可能です。常に最新情報を反映したマニュアルを提供することで、現場の混乱を防ぎ、業務の正確性を維持します。更新したいけれども、他の業務に追われて更新作業が後回しになってしまうという方も多いのではないでしょうか。マニュアル作成代行業者に依頼することで、更新作業の手間を大幅に軽減できます。
特殊な形式やニーズへの対応
テキストだけでなく、図解やイラスト、さらには動画を用いたマニュアルも作成可能です。また、デジタル形式やオンラインで共有できるマニュアルも対応しており、利用者にとって最適なフォーマットで情報を提供できます。この柔軟性により、企業の多様なニーズに応えることができます。
マニュアル作成代行のデメリット
マニュアル作成代行には多くのメリットがありますが、一方で以下のようなデメリットも考えられます。事前に理解し、適切に対応することで効果的に活用できます。
コストが発生する
マニュアル作成代行業者に依頼する場合、自社で作成する場合に比べて追加の費用が発生します。特に複雑な内容や大規模なプロジェクトでは、費用が高額になることがあります。ただし、そのコストに見合う高品質な成果物や業務効率化の効果を期待できるため、費用対効果を慎重に検討することが重要です。
業務の詳細を共有する手間
外注では、業者に自社の業務内容や手順、社内の文化などを正確に伝える必要があります。この情報共有に手間がかかり、コミュニケーションが不足すると、成果物の質に影響を与える可能性があります。定期的な打ち合わせやフィードバックのプロセスを組み込むことで、品質を保つ努力が求められます。
修正や更新のタイムラグ
納品後に内容の修正や更新が必要になった場合、自社内で即時対応できないことがあります。その都度業者に依頼する必要があり、時間がかかるだけでなく追加費用が発生する場合もあります。定期的な更新が必要な内容については、業者と長期的なサポート体制を検討することが効果的です。
自社の事情が十分に反映されないリスク
マニュアル作成代行業者が自社の業務や文化を十分に理解していない場合、自社の意図や独自の事情が成果物に反映されないリスクがあります。業者選定時に過去の実績や専門性を確認し、期待する成果物について明確に共有することが大切です。
これらのデメリットを理解した上で、適切な業者を選び、コミュニケーションを円滑にすることで、マニュアル作成代行サービスを効果的に活用できます。
マニュアル作成代行の選び方・比較ポイント
マニュアル作成代行業者は数多く存在します。そのため、どの業者を選べば良いのか迷う方も多いのではないでしょうか。ここでは、選定の基準や比較のポイントについてご紹介します。
対応範囲
マニュアル作成代行業者が提供するサービス内容が、自社のニーズに合っているか確認することも大切です。たとえば、新規マニュアルの作成、更新作業、データ化・電子化など、依頼したい業務に対応しているかをチェックしましょう。
さらに、付加的なサービスが提供されている業者を選ぶと、将来的に他の業務も外注できる可能性が広がります。幅広い対応範囲を持つ業者を選ぶことで、外注の柔軟性が向上します。
費用対効果の高さ
費用対効果の高さを重視することで、マニュアル作成にかかるコストを抑えつつ、最大限の成果を得られる業者を選ぶことができます。
価格だけに目を向けるのではなく、マニュアルの品質やサポート体制も含めた総合的な費用対効果を比較することが重要です。例えば、安価な業者を選んだ結果、手直しや追加費用が発生してしまっては、結果的にコストがかさむ可能性があります。一方で、初期費用が少し高めでも、高品質で長期間活用できるマニュアルを提供する業者を選ぶことで、長期的にはコスト削減につながることもあります。
「適切な価格で高い成果を得る」という視点でマニュアル作成代行業者を選定すれば、コストパフォーマンスに優れた選択が可能になります。
サポート体制
マニュアル作成後のサポートが充実しているマニュアル作成代行業者を選ぶことで、修正や更新が必要になった場合もスムーズに対応できます。納品後に継続的なサポートを提供しているか、トラブル時に迅速に対応してくれるかを確認しましょう。
また、業者の担当者とのコミュニケーションのしやすさも重要です。細かな修正依頼や要望に対して柔軟に対応してくれる業者であれば、長期的なパートナーとして信頼できます。
これらのポイントをしっかりと確認し、自社に最適な業者を選ぶことで、安心してマニュアル作成代行サービスを利用することができます。
マニュアル作成代行サービスおすすめ5選
業務の効率化や社員教育をスムーズに進めるために欠かせないのが、使いやすいマニュアルの存在です。しかし、マニュアル作成には専門知識や時間が必要で、自社だけでは対応が難しい場合もあります。そこで活躍するのが「マニュアル作成代行サービス」です。本記事では、特におすすめの5つのサービスを比較しながら紹介します。
mayclass
mayclassは、企業の業務効率化を支援するサポートや、マニュアル作成代行サービスを展開しています。経験豊富なプロライターが多数在籍しており、ニーズに応じたシンプルで見やすいデザインと、理解しやすい構成のマニュアルを作成します。また、きめ細やかなサービスで、お客様が抱える課題を一つ一つ丁寧に解決してくれるところが特徴です。
FINTECS
ユーザーが理解しやすい構成やデザインを追求したマニュアル作成が特徴です。操作マニュアルや業務マニュアル、取扱説明書など、幅広い分野に対応でき、単なるマニュアル制作にとどまらず、現状の課題を解決するためのコンサルティング提案も可能です。特に、技術文書の作成や運用改善プロジェクトなど、高度な専門性が求められる案件を得意としています。
ヒューマンサイエンス
マニュアル作成に加え、翻訳やローカライズを得意とし、特にグローバル展開を視野に入れる企業に適した多言語対応サービスが特徴です。さらに、AI翻訳やAIアノテーションなどの最新技術を活用することで、効率化と品質向上を実現しています。eラーニング教材の制作や研修プログラムの提供など、教育分野に特化したサービスも強みとしており、国際的なプロジェクトや教育・研修関連の案件で高い評価を得ています。
マイクロメイツ
マニュアル作成にとどまらず、ヘルプデスク対応や社員研修など、包括的なIT支援、トータルサポートが特徴です。特に、ITシステム導入時のサポートやシステムに関するドキュメント作成に特化しており、現場のニーズに即した実用性の高いマニュアルを作成します。また、ITシステムの運用や導入支援に関連するサービスを得意としており、現場の課題解決を重視した取り組みが高く評価されています。
クレストコンサルティング
ITや製造業分野での技術文書や操作マニュアルの作成に特化しており、高い専門性を備えています。マニュアル作成だけでなく、体系整備や文書管理の仕組み作りといったプロセス全体を重視した提案も可能です。また、各種規格や標準に基づいた柔軟な対応力を持ち、専門分野の課題に適応します。特に、製造業やIT技術に関する詳細な説明が必要な案件を得意としています。
各社の違い
- mayclass : 業務改善を目的に、プロのライターが提供する丁寧で細やかなサービスが強み。
- FINTECS : ユーザー視点に立った課題解決型のマニュアル作成が強み。
- ヒューマンサイエンス : 多言語・国際対応や教育分野でのサービスが強み。
- マイクロメイツ : ITシステム運用支援や実用性重視のサービス。
- クレストコンサルティング : 技術文書や体系整備に強みを持つ専門サービス。
それぞれのサービスは、業種やプロジェクトのニーズに応じた選択が可能です。具体的なプロジェクト内容に応じて選ぶとよいでしょう。
mayclassのマニュアル作成代行は、高いコスパが特長です
mayclassのマニュアル作成代行サービスは、高いコストパフォーマンスが特長です。
専門性の高いプロフェッショナルが効率的かつ高品質なマニュアルを作成いたします。「業務をもっと効率化したい」「現場で役立つマニュアルを作りたい」とお考えなら、ぜひお気軽にご相談ください！
▼下記記事もおすすめ！▼
【保存版】マニュアル作成のコツと手順を徹底解説！初心者でもわかる実践ガイド