業務の効率化が求められる現代において、マニュアル作成は欠かせない業務の一つです。しかし、従来の紙ベースのマニュアルやエクセル管理では、更新の手間がかかったり、情報の共有がスムーズに行えなかったりすることが課題となります。そこで、近年注目されているのが「マニュアル作成アプリ」です。
マニュアル作成アプリを活用すれば、簡単に手順書を作成・共有できるだけでなく、検索性や編集のしやすさも向上し、業務効率を飛躍的に向上させることができます。とはいえ、多くのマニュアル作成ツールが存在するため、「どのアプリを選べばいいのか？」と迷う方も少なくありません。
本記事では、マニュアル作成アプリを選ぶ際のポイントや、自社の業務に適したおすすめツールを紹介します。
マニュアル作成アプリとは？
マニュアル作成アプリとは、業務手順書や作業マニュアルをデジタルで作成・管理・共有できるツールです。従来の紙やWordファイルでの管理に比べて、更新や検索がスムーズに行えるのが特徴です。誰でも簡単にマニュアルを作成・編集でき、組織全体の業務効率化や情報共有のスピードアップにつながります。
マニュアル作成アプリの特徴と機能
マニュアル作成アプリには、業務効率を向上させるためのさまざまな機能が備わっています。具体的には下記のような機能があります。
・テンプレート機能：あらかじめ用意されたフォーマットを活用し、簡単にマニュアルを作成できます。
・画像・動画の挿入：視覚的にわかりやすいマニュアルを作成可能です。
・クラウド管理：複数のメンバーが同時に編集・閲覧できます。
・検索機能：必要な情報を素早く見つけられます。
・スマートフォン対応：パソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできるため、現場や外出先でも活用可能です。
マニュアル作成アプリがもたらす効果と利益
マニュアル作成アプリを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
業務の属人化を防ぐ
作業内容をマニュアル化しておくことで、特定の人しかできない“属人的業務”が減り、誰でも同じ手順で対応できるようになります。退職や異動の際も、スムーズな引き継ぎが可能になります。
教育コストの削減
新人やアルバイトに対しても、マニュアルを見せるだけで一定の業務内容が理解できます。特に動画や図解付きマニュアルなら、言葉だけでは伝わりにくい内容もスムーズに習得でき、教育の負担を軽減できます。
業務効率の向上
マニュアルの検索機能を活用すれば、必要な情報に瞬時にアクセスできるため、業務中の無駄な時間を削減できます。また、最新の手順をすぐに反映できるため、常に最適な業務フローを維持することが可能です。
ミスの削減
作業手順を可視化し、具体的なポイントを明確にすることで、ヒューマンエラーの発生を防ぎます。特に動画や画像を活用したマニュアルなら、視覚的にわかりやすく、細かな手順の見落としを防ぐことができます。
マニュアル作成アプリが人気の理由
近年、働き方の多様化や人材の流動化が進む中で、「誰でも同じ業務を正確に行える仕組みづくり」が重要視されています。特に、属人化した業務の見える化や、スムーズな教育・引き継ぎの実現は、多くの企業にとって喫緊の課題です。
また、テレワークや現場作業の増加により、「どこにいてもアクセスできるマニュアル」の必要性も高まっています。こうした背景から、作成・共有・更新が簡単にできるマニュアル作成アプリが注目を集めています。
さらに、業務の効率化や人材育成の観点からも、紙や口頭によるマニュアルでは対応しきれない場面が増えています。視覚的に伝えられる動画・画像対応、リアルタイムでの情報更新、スマートデバイス対応など、現場のニーズに応える機能を持つマニュアル作成アプリは、今後の業務運営において欠かせない存在となりつつあります。
マニュアル作成アプリ使用の手順
マニュアル作成アプリを活用するための基本的な手順を紹介します。
①マニュアルの対象範囲を決める
まず最初に、「どの業務」「誰に向けた内容」をマニュアルにするのかを明確にします。対象範囲を定めることで、内容の方向性が定まり、必要な情報を的確に整理できます。
【検討すべきポイント】
・対象業務の種類：
例）日常業務、緊急時の対応、社内ツールの使い方、研修マニュアルなど
・対象読者（ユーザー）：
例）新入社員向け、現場スタッフ向け、管理職向けなど
・使用環境：
例）社内デスクでの閲覧、現場・外出先でのスマホ利用など
対象が明確であればあるほど、読者にとって「使いやすいマニュアル」になります。
②マニュアルの構成案・目次を作成する
次に、マニュアル全体の構成を考え、章立てや目次を作成します。情報が整理され、読者がどこに何が書いてあるかを一目で把握しやすくなります。
【作成時のコツ】
・業務の流れに合わせて構成する：
実際の作業順に沿った説明にすると、現場での活用性が高まります。
・わかりやすく具体的な見出しにする：
例）「〇〇の手順」「トラブル発生時の対応方法」など、内容がイメージしやすいタイトルに。
・補足資料・関連リンクも整理しておく：
画像、動画、参考資料、チェックリストなどを項目ごとに整理しておくと、より実践的なマニュアルになります。
事前に構成をしっかり決めておくことで、作成時の手間が減り、統一感のあるマニュアルになります。
③マニュアルの作成
構成に沿って、実際にマニュアル内容を入力していきます。テンプレートや見出し機能、画像・動画の挿入など、アプリの機能を活用することで、わかりやすく伝わるマニュアルが作れます。
【意識したいポイント】
・文字だけでなく、図や写真・動画を組み合わせる
・手順は1ステップずつ簡潔に
・「注意点」や「よくあるミス」も補足すると実用性が向上
④マニュアル公開・共有設定
完成したマニュアルは、必要なメンバーに向けて公開・共有します。クラウド上で管理すれば、誰でも必要なときにアクセス可能です。
・アクセス権限を設定（閲覧のみ／編集可）
・チームや部署ごとのフォルダ管理で整理
・定期的な更新・周知を忘れずに
⑤定期的な見直し・更新
マニュアルは作って終わりではありません。業務内容やシステムの変更に合わせて、定期的に内容を見直し、常に最新の状態に保つことが重要です。
・利用者からのフィードバックを反映
・アプリ内のバージョン管理機能を活用
・更新時はチームに周知する
おすすめのマニュアル作成アプリ・ツール
ここではおすすめのマニュアル作成アプリ・ツールを厳選して10個ご紹介します。
| アプリ名 | 価格 | 対応OS | 主な機能 | メリット | デメリット | おすすめポイント |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Canva ※日本語対応 | 無料/有料 | Web, iOS, Android | ドラッグ＆ドロップ操作、デザイン作成 | 直感的な操作、豊富なテンプレート | 一部の機能は有料 | デザインにこだわりたい方におすすめ |
| ナレカン ※日本語対応 | 有料 | Web, iOS, Android | ナレッジベース管理 | 直感的な操作で、社内ノウハウを簡単に共有できる | シンプルな分、カスタマイズ性に制限がある | 簡単なチーム連携をしたい方におすすめ |
| Teachme Biz ※日本語対応 | 有料 | Web, iOS, Android | 業務手順書作成 | 動画や画像を活用した手順書作成が可能 | 高機能だが、導入・運用コストが比較的高い | 視覚的に分かりやすいマニュアル作成に最適 |
| ココミテ ※日本語対応 | 有料 | Web, iOS, Android | コミュニティベースのナレッジ共有 | シンプルなUIで、現場のスタッフでも簡単にマニュアル作成ができる | 機能がシンプルな分、細かい権限管理や分析機能が弱い | 簡易的な情報共有をしたい方におすすめ |
| Dive ※日本語対応 | 無料/有料 | Web, iOS, Android | チーム連携、ナレッジ管理 | 直感的なインターフェース | 高度なカスタマイズが難しい | 初心者でも扱いやすい |
| teviki ※日本語対応 | 有料 | Web | ドキュメント作成、共有 | 動画で伝えることで、より分かりやすく効率的なマニュアル作成が可能 | 動画編集の手間がかかり、更新がテキストより面倒 | 軽量なツールを求める方におすすめ |
| Notion ※日本語対応 | 無料/有料 | Web, iOS, Android | ノート作成 | 高カスタマイズ性、無料版でも多機能 | 高度な機能が必要な場合には負担が大きい | 柔軟なマニュアル作成を求める方におすすめ |
| NotePM ※日本語対応 | 有料 | Web, iOS, Android | ナレッジ共有 | 情報を一元管理し、直感的な操作でナレッジ共有を効率化 | 同時編集やプロジェクト管理機能が限定的 | ナレッジ共有を効率化し、情報管理の属人化を防ぐ最適なツール |
| DocHub | 無料/有料 | Web | PDF編集、署名 | PDF編集に特化、無料版も機能制限少ない | 高度な編集機能が少ない | PDFマニュアルを作成したい方におすすめ |
| Slite | 無料/有料 | Web, iOS, Android | ナレッジベース管理、チーム連携 | シンプルな操作性、無料でも十分活用可能 | チームでのマニュアル作成には不向き | チームでの軽い連携を求める方におすすめ |
マニュアル作成アプリ①：Canva
Canvaは、直感的なデザイン機能を備えたマニュアル作成ツールです。豊富なテンプレートやドラッグ＆ドロップ操作により、視覚的にわかりやすいマニュアルを簡単に作成できるのが特徴です。デザインにこだわりたい企業や、ブランドの一貫性を重視する組織に適しており、資料作成の効率化にも貢献します。特に、画像や図解を活用した分かりやすいマニュアル作成に強みを持っています。
マニュアル作成アプリ②：ナレカン
ナレカンは、社内のナレッジを一元管理できるマニュアル作成・管理ツールです。高度な検索機能を備えており、大量のマニュアルデータから必要な情報を瞬時に見つけ出せるのが特徴です。大規模な企業や、多くのマニュアルを管理する組織に最適で、情報共有の効率化や業務の標準化に貢献します。他のツールに比べ、情報の蓄積と検索機能に特化している点がポイントです。
マニュアル作成アプリ③：Teachme Biz
Teachme Bizは、AI技術を活用し、マニュアルの作成・共有をスムーズに行えるツールです。特に、スマホアプリを利用することで、QRコードを使って簡単にマニュアルを共有できる点が魅力です。また、画像や動画を編集し、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できるため、飲食業や小売業、工場などの現場作業向けにも適しています。他のツールと比較して、直感的な操作性とモバイル活用が強みです。
マニュアル作成アプリ④：ココミテ
ココミテは、オンライン環境で簡単にマニュアルを作成・管理・共有できるツールです。クラウドベースで運用でき、リアルタイムでの更新が可能な点が特徴です。スマホアプリがあり、アプリ上でマニュアルを作成・編集できるほか、常に最新のマニュアルを閲覧可能なため、リモートワーク環境や多拠点の企業に適しています。他サービスとの違いは、リモートワークでの使いやすさとチーム内のコラボレーション機能にあります。
マニュアル作成アプリ⑤：Dive
Diveは、マニュアルの自動作成・共有・更新を簡単に行える業務マニュアル作成ツールです。特に、スマホアプリを使えば、音声の後付け挿入や自動キャプチャ保存が可能で、現場作業の記録を効率的に残せる点が強みです。工場、建設業、物流業など、リアルタイムの作業記録が必要な業界におすすめです。競合と比較すると、自動キャプチャ機能と音声入力による効率化が強みとなります。
マニュアル作成アプリ⑥：tebiki
tebikiは、「簡単に動画マニュアルを作成できること」を重視して開発されたツールです。現場スタッフ自身が映像を撮影し、編集なしで直感的に動画マニュアルを作成できるため、特に製造業やサービス業、飲食業などの現場業務に適しています。文字だけでは伝えにくい業務手順を、視覚的に伝えやすくするのに最適です。他のツールと比較すると、動画作成の手軽さと、現場スタッフが直感的に使える点がポイントです。
マニュアル作成アプリ⑦：Notion
Notionは、柔軟性の高いドキュメント管理とデータベース機能を兼ね備えたマニュアル作成ツールです。テキスト、画像、動画、表などを自由に組み合わせて直感的に編集できるのが特徴で、チーム内のコラボレーションにも適しています。個人から企業まで幅広く利用され、タスク管理やナレッジ共有にも活用可能です。他のツールと比べ、カスタマイズ性の高さと多機能性が際立っています。
マニュアル作成アプリ⑧：NotePM
NotePMは、企業向けのナレッジ共有・マニュアル作成ツールです。直感的なインターフェースと強力な検索機能を備えており、社内の情報を一元管理しやすいのが特徴です。フォルダ構造による整理や、アクセス権の細かい設定が可能なため、チームごとに適した情報管理ができます。Markdownに対応しており、シンプルな記述で整ったドキュメントを作成できるのも強みです。特に、情報共有の効率化を図りたい企業や、ナレッジ管理を強化したい組織に適しています。
マニュアル作成アプリ⑨：DocHub
DocHubは、PDFをベースにしたマニュアル作成・管理ツールです。PDFへの直接編集や電子署名の追加が可能で、ドキュメントの修正や承認プロセスをスムーズに進められるのが特徴です。Google DriveやDropboxといったクラウドストレージとの連携も充実しており、チームでのマニュアル共有が容易です。既存のPDFマニュアルをそのまま活用しながら、効率よく編集・更新したい企業に最適です。
マニュアル作成アプリ⑩：Slite
Sliteは、チームのナレッジ共有を支援するマニュアル作成ツールです。シンプルなインターフェースとリアルタイム共同編集機能を備えており、ドキュメント作成をスムーズに行えるのが特徴です。Slackなどのコミュニケーションツールとの連携も可能で、チーム内の情報共有を一元化できます。特に、スタートアップやリモートワークを行う企業に適しており、スピーディーな情報整理と共有を実現します。
マニュアル作成アプリの選び方
マニュアル作成アプリを選ぶ際には、自社の業種や用途に適したものを選ぶことが重要です。使いやすさや機能、コストのバランスを考慮しながら、最適なアプリを選びましょう。以下のポイントを基準にすると、より効果的な選択ができます。
業種や用途に適した機能があるか
業種によって求められる機能は異なります。たとえば、
・製造業：動画マニュアル作成機能があると、現場作業の説明がしやすくなります。
・IT業界：コードやシステムの手順を簡単に共有できるスクリーンショット機能があると便利です。
・サービス業・小売業：QRコードでマニュアルを共有できる機能があれば、スタッフ間の情報共有がスムーズになります。
操作性と導入のしやすさ
導入後の研修コストやスタッフの負担を減らすため、直感的に操作できるかを確認しましょう。
【チェックポイント】
✔ 初心者でも簡単に使えるか？
✔ 導入時の研修コストはどの程度か？
✔ 無料トライアルがあるか？（実際の操作感を試せると安心）
コストと導入効果のバランス
マニュアル作成アプリには 無料プラン と 有料プラン があります。どこまでコストをかけるかを検討しましょう。
| プラン | 特徴 | 適した企業・チーム |
| 無料プラン | 基本的な機能のみ利用可能 | 小規模なチーム・個人 |
| 有料プラン | 高度な検索機能・カスタマイズ可能 | 大規模な組織・専門業種 |
【チェックポイント】
✔ 小規模なチームなら無料プランで十分かも？
✔ 導入効果を考えると、有料プランで生産性向上が見込める場合は検討する価値あり！
サポート体制
トラブル時にしっかり対応してくれるサポートがあるかも重要です。
【チェックポイント】
✔ メール・チャット・電話などの対応方法
✔ 日本語対応の有無
✔ サポート時間（24時間対応か？）
万が一のトラブル時に迅速な対応ができるかどうかは、業務の安定運用に直結します。
レビューや評判
実際に利用している企業のレビューや評判をチェックすると、導入後のイメージがつかみやすくなります。
【チェックポイント】
✔ 使いやすさに関する評価
✔ 機能の充実度やカスタマイズ性
✔ サポート対応の質
公式サイトだけでなく、SNSや比較サイトの口コミも参考にすると、より実際の使用感が分かります。
マニュアル作成アプリ・ツール活用のコツ
業務効率化の第一歩として、多くの企業で導入が進む「マニュアル作成アプリ」。しかし、導入しただけでは本当の効果は発揮されません。ここでは、マニュアル作成アプリを有効活用するための具体的なポイントを解説します。
従業員に「マニュアル作成アプリの使い方」を丁寧に周知しよう
どれほど優れたマニュアル作成アプリであっても、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。導入初期には、以下のようなアプローチで使い方の周知徹底を図りましょう。
- 導入研修の実施：基本的な操作方法や作成例をレクチャーする社内研修を設けます。
- ハンズオンマニュアルの配布：マニュアル作成アプリ自体の「使い方マニュアル」をアプリ内に格納するのもおすすめです。
- 動画コンテンツの活用：実際の操作を画面収録し、視覚的に伝えることで理解度が上がります。
特に現場スタッフなどITリテラシーに差がある職場では、「慣れれば便利」と感じてもらえる工夫が重要です。マニュアル作成アプリ＝現場の業務効率を支えるインフラとして浸透させましょう。
「マニュアル作成アプリ」を使った定期的な更新で最新情報を維持
マニュアルは一度作成したら終わりではありません。業務フローやルールの変更にあわせて、定期的な更新を行うことで常に信頼性の高い内容を保ちましょう。
- 更新のタイミングをルール化する
例：四半期ごと／新システム導入時／監査後など、定期更新のスケジュールを設定。 - 改訂履歴をマニュアル作成アプリに残す
いつ・誰が・どこを更新したのかを記録することで、管理者の把握も容易に。 - 現場からのフィードバックを反映する仕組み
マニュアル作成アプリの「コメント機能」や「リクエスト受付フォーム」を活用し、内容の見直しにつなげましょう。
マニュアルが「古くて使えない」とならないよう、常にアップデートされる環境を整えることで、マニュアル作成アプリの導入価値は何倍にも高まります。
マニュアル作成代行もおすすめ！
マニュアル作成アプリは便利ですが、自社内でノウハウが不足していたり、人手が足りなかったりする場合には、専門のマニュアル作成代行業者に依頼するのも有効な選択肢です。マニュアル作成代行業者を利用すれば、プロの視点で質の高いマニュアルを作成でき、業務効率を向上させるだけでなく、従業員の負担も軽減できます。特に、短期間でマニュアルを整備する必要がある場合や、複雑な業務手順を整理したい場合には、マニュアル作成代行業者のノウハウを活用することで、より実用的なマニュアルを作成できます。
マニュアル作成ならmayclass
mayclassのマニュアル作成代行サービスは、高いコストパフォーマンスが特長です。
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