人手不足や働き方改革の影響により、企業では限られたリソースで成果を出すことが求められています。特にバックオフィスを含む社内業務はコストや労力がかかる一方で、日々の作業のなかに非効率が潜みやすいものです。
無駄な作業や属人化が積み重なると社員の負担を増やすだけでなく、組織全体の成長スピードを鈍らせかねません。そこで重要になるのが社内業務効率化です。
本記事では、効率化が求められる背景や改善方法、成功させるポイントを解説します。
なぜ社内業務効率化が必要なのか
社内業務は企業活動を支える基盤でありながら、効率化が後回しになりやすい仕事です。非効率な作業が積み重なれば人件費や時間のロスだけでなく、経営判断の遅れや社員のモチベーション低下にもつながります。
社内業務が企業経営に与える影響
経理や人事、総務といった社内業務は直接売上を生むものではありません。しかし、請求処理や給与計算が滞れば、資金繰りや人件費管理に支障が出ます。
たとえば、経費精算の承認に平均3日かかる企業では社員が立替金を抱え続けることになり、不満や離職リスクを高める要因となります。
また、バックオフィス業務の遅れは経営判断を後ろ倒しにし、結果として機会損失を招く危険もあります。
バックオフィス業務の効率化については、バックオフィス業務を効率化する方法とは？課題と改善策、ツールを徹底解説でも詳しくご紹介しています。併せてご覧ください。
対象となる業務領域（営業・企画・管理部門・現場業務など全社的範囲）
効率化の対象はバックオフィスに限らず、営業・企画・現場など全社的に広がります。
営業部門では日報や顧客管理の入力、企画部門では社内資料の共有や承認手続き、現場部門では作業記録や報告など、どの領域にも改善の余地があります。
たとえば営業担当者がExcelで顧客情報を管理し、管理部門が同じ情報を会計ソフトに再入力している場合、二重作業や入力ミスが発生しやすくなります。
社内業務の非効率が起こる原因
どれほど優れた戦略を立てても、社内業務が非効率なままでは成果につながりにくいものです。日常の業務フローに潜む小さな無駄や手戻りが積み重なると、全体の生産性を大きく下げてしまいます。
ここからは、企業でよく見られる非効率の原因を解説します。
情報やデータが分散している
部署ごとに異なる方法でデータを管理していると、情報検索の手間や更新漏れが頻発します。
たとえば営業部門はExcel、経理部門は会計ソフト、総務部門は紙台帳といったようにバラバラで管理していると、顧客情報ひとつを探すだけで数十分かかることもめずらしくありません。
さらに担当者によってデータのバージョンが異なると、どれが最新かを確認するだけでやり取りが止まってしまいます。
クラウドや社内ポータルが整っていない企業ほど、こうした非効率が目立つ傾向があります。
承認やコミュニケーションの遅延
承認フローや連絡手段の遅れも大きな課題です。
紙の申請書を回覧している企業では、上司が出張や在宅勤務中に確認できず、処理が数日止まることがよくあります。メールだけに頼ったやり取りも同様で、重要な連絡が埋もれたり、返信が遅れたりするケースも少なくありません。
こうした遅延は社内にとどまらず、契約書提出が遅れて取引先の信頼を損ねたり、請求処理が後ろ倒しになって資金繰りに影響を与えたりする危険性があります。
社内業務効率化を進めるうえで、優先的に解消すべき問題といえるでしょう。
ツール乱立による二重入力・混乱
便利さを求めて部署ごとにツールを導入した結果、かえって作業が増えてしまうケースもあります。
営業部門はSFA（営業支援システム）、経理部門は会計ソフト、総務は勤怠管理アプリといった形で分断されると、同じ社員情報や取引先データを複数システムに入力しなければなりません。
こうした状態では入力作業に時間が取られるだけでなく、数字が合わない場合に確認作業が増えます。
とくに中小企業では「Excelとシステムを併用」していることが多く、結果的に業務が煩雑化し、社内業務効率化の妨げとなるのです。
属人化や担当者依存の体制
「この業務は特定の人しかわからない」という属人化も深刻です。
たとえば請求処理の手順や取引先とのやり取りを担当者本人しか把握していない場合、その人が休職や退職をした瞬間に業務が滞ります。
マニュアルや共有資料が整備されていないと、引き継ぎに数週間かかることもあります。結果として取引先への対応が遅れる、残った社員に負担が集中するなど、組織全体に悪影響が広がります。
属人化の解消は効率化だけでなくリスク管理の観点からも欠かせません。属人化の解消は、業務を洗い出すところから！mayclassの業務分解図がおすすめです。
社内業務効率化によって得られる効果
非効率な作業を減らすことは、単なる時間短縮にとどまりません。社内業務効率化に取り組むことで、部門間の連携や経営判断のスピードが高まり、社員の満足度にも良い影響を与えます。
ここからは、社内業務の効率化によって期待できる主な効果を解説します。
部門をまたいだ連携がスムーズになる
情報が一元化されると、部署間のやり取りにかかる時間を大幅に減らせます。
たとえば、営業部門が入力した顧客情報がすぐに経理や総務でも確認できる仕組みがあれば、請求処理や契約書の作成に余計な確認作業は不要です。実際にクラウド型の顧客管理システムを導入した中堅企業では、他部署からの問い合わせ件数が半減したという事例もあります。
社内業務効率化が進めば、結果的に顧客対応のスピードや質も向上するといえるでしょう。
意思決定のスピードが速くなる
社内業務が効率化されると、経営層や管理職の判断が早まりやすくなります。
たとえば会議資料や売上データをリアルタイムで共有できれば、報告を待たずに結論を出せる場面が増えます。
また、承認フローをデジタル化すれば、出張中やリモート勤務中でもスマートフォンから決裁が可能です。
承認の遅れがなくなれば商談や契約をスムーズに進められ、競合より先に動けるケースも少なくありません。
社員の働きやすさ・モチベーションが高まる
単純作業や確認作業が減れば、社員はより付加価値の高い業務に集中できます。
たとえば、経費精算や勤怠入力をシステム化するとこれまで手作業で行っていた入力や確認の手間が減り、作業時間の短縮につながります。その結果、残業や雑務に追われる負担が軽くなり、本来の業務にエネルギーを注ぎやすくなるでしょう。
社内業務効率化は単なる業務改善ではなく、職場環境を魅力的にする要素にもなるのです。
社内業務を効率化する方法
社内業務を効率化するには、「無駄をなくす」「仕組みを整える」「継続できる形にする」の3つを意識することが欠かせません。やみくもにツールを導入しても根本的な改善にはつながらないため、現状を把握し、段階的に仕組みを整えていく必要があります。
ここからは、社内業務の効率化する具体的な方法を解説します。
業務フローを「見える化」して課題を洗い出す
最初のステップは、社内の業務がどのような流れで行われているのかを整理し、可視化することです。フローチャートや業務分解図を用いれば、作業の重複や無駄な確認プロセスが一目で分かります。
経費精算や承認プロセスの流れを描き出すだけでも、二度手間になっている作業が明確になり、改善に取りかかりやすくなります。
ナレッジ共有・情報基盤を整備する（社内ポータル・クラウドツール）
情報が分散していると、社員は必要なデータを探すだけで多くの時間を費やします。社内ポータルやクラウド型ストレージを整備すれば、資料やマニュアルを一元的に管理でき、誰でも必要な情報にすぐアクセスできます。
情報を探す負担が減ることで会議準備や報告業務のスピードが高まり、社員は本来の業務に集中しやすくなります。
ナレッジ共有の基盤を整えることは組織全体の生産性を高め、社内業務効率化を持続させるために重要です。
コミュニケーションを改善する（チャット・オンライン会議の最適化）
メールに依存したやり取りはレスポンスが遅く、情報が埋もれる原因になります。SlackやTeamsといったチャットツールを活用すれば、リアルタイムでのやり取りが可能になり、やりとりの履歴も残せます。
また、オンライン会議を適切に活用すれば移動時間を減らせるだけでなく、録画を共有して情報を補完できる点も利点です。
組織の意思決定を素早く進めるには、こうした環境整備が求められます。
ルーチン業務を自動化する（RPA・ワークフローシステム）
繰り返し発生する定型業務は、自動化によって大幅に効率化できます。請求書処理や勤怠集計をRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やワークフローシステムに任せれば、人的ミスを防ぎつつ処理速度を高められます。
とくに電子帳簿保存法やインボイス制度に関わる業務は負担が増えやすいため、自動化による対応が効果的です。
効率化と法令遵守を両立するうえで、社内業務効率化に欠かせない手段といえるでしょう。
部門横断のルール・標準化を進める
部門ごとに異なるルールで運用していては、効率化は進みにくいものです。申請フォーマットやファイル名の付け方を統一するだけでも、社員が迷わず業務を進められるようになります。
ルールの標準化は確認作業にかかる時間を減らし、組織全体の足並みをそろえる効果があります。
継続的な効率化を実現するために、共通ルールの整備は欠かせません。
社内で業務効率化を定着させるポイント
社内業務効率化は、ツール導入や業務フロー整備だけでは長続きしません。施策を根づかせるには、組織全体で「効率的に働くことが当たり前」という意識を共有することが重要です。
ここでは、効率化を定着させるために押さえておきたいポイントを解説します。
経営層のコミットメントを得る
業務効率化を進めるうえで最初に重要なのは、経営層が明確なメッセージを発信することです。トップが「効率化は単なるコスト削減ではなく、働き方や経営の質を高めるために必要な取り組みだ」と示すことで、社員は自分ごととして受け止めやすくなります。
たとえば経営会議や全社集会で効率化の目標を発表し、具体的な数値目標やロードマップを共有すれば、現場の理解も進みます。また、経営層自身がペーパーレス化や電子承認を積極的に実践する姿勢を示すことも効果的です。
トップの行動が変われば、組織全体が「やらされ感」ではなく、共通の課題として取り組みやすくなるでしょう。
現場社員が参加しやすい仕組みをつくる
効率化は現場の協力なしには成立しません。現場社員が「自分の業務が改善される」と実感できる仕組みを用意することが大切です。
たとえば以下のような取り組みです。
- 改善提案を投稿できる社内フォームを設置する
- 採用されたアイデアは全社員に共有する
- 小さな改善でも成果を数値や事例で可視化する
- 可視化した成果を評価や表彰につなげる
「承認フローの短縮で経費精算の処理が2日早まった」「勤怠入力の手間を減らして月に5時間の削減ができた」など、具体的な成果を社員自身が感じ取れると、効率化は自然と日常業務に根づいていきます。
定期的に効果測定と改善サイクルを回す
業務効率化は一度取り組んで終わりではなく、継続的に見直してこそ効果が高まります。そのためには、定期的な効果測定と改善サイクルの仕組みを組み込むことが欠かせません。
具体的には、KPIを設定して「承認処理にかかる平均時間」「月間の残業時間」「ペーパーレス率」などを数値で追跡します。四半期ごとに進捗をレビューし、数値が改善していない業務があれば原因を洗い出し、次の対策につなげる流れをつくりましょう。
改善結果を社員にフィードバックすることも大切です。「経費精算の処理時間が半分に短縮された」「書類保管コストが年間100万円削減できた」といった成果を共有することで、社員のモチベーションが高まり、次の改善にも前向きに取り組む雰囲気が生まれます。
こうした改善サイクルが定着すれば効率化は一時的な取り組みではなく、組織の文化として根づいていくでしょう。
社内業務を効率化しよう
社内業務の効率化は、単なる作業削減にとどまらず、組織全体の生産性や働きやすさを高める取り組みです。非効率の原因を見える化してツール導入や標準化を進めても、それが一時的な施策で終わってしまっては意味がありません。経営層の明確な姿勢、現場社員の参加、定期的な効果測定という3つの柱を押さえることで、改善は定着していきます。
まずは身近な業務から小さく取り組み、成果を数値や具体的な事例で共有しましょう。
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