業務マニュアルの作成や共有に悩んでいませんか？Googleドキュメントを活用すれば、チーム内での情報共有やマニュアルの更新が格段にスムーズになります。本記事では、Googleドキュメントでマニュアルを作成・運用する方法を基本から解説。さらに、作成を成功させるコツや活用を後押しするおすすめツールも紹介します。
誰でもすぐに実践できる内容で、マニュアル作りを「仕組み化」したい方に必見の内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
Googleドキュメントでマニュアル作成するメリット
マニュアル作成にありがちな課題とは？
業務マニュアルは本来、業務の標準化や属人化の防止、教育の効率化に役立つ重要なツールです。しかし現場では、「作っただけで使われない」「更新されずに情報が古い」「編集に手間がかかる」など、運用面での課題が多く見られます。特に紙ベースや個人のPCに保存されたWordファイルでは、共有や修正が煩雑になりがちです。
Googleドキュメントが解決する3つのポイント
Googleドキュメントはこうした課題を一挙に解決するクラウドベースの文書作成ツールです。特にマニュアル運用においては以下の3点が強みです。
- リアルタイム共同編集：複数人で同時に編集でき、チームでの更新がスムーズ
- 自動保存・バージョン管理：変更履歴が残るため、誤って消しても元に戻せる
- どこからでもアクセス可能：インターネット環境があれば場所・端末を問わず閲覧・編集可能
これらの特長により、業務の見える化やチーム全体の情報共有を格段にスピードアップできます。
Googleドキュメントでのマニュアル作成が向いているシーン
Googleドキュメントでのマニュアル作成①：更新頻度が高い業務
変化の速い業務や日々のオペレーションにおいて、マニュアルは「常に最新」であることが重要です。Googleドキュメントなら、リアルタイムでの編集・保存が可能なため、修正のたびにファイルを配布し直す手間がありません。例えば、店舗運営マニュアルやFAQ、業務手順書など、日々改善が求められる内容に最適です。
Googleドキュメントでのマニュアル作成②：関係者が多い業務
業務マニュアルの作成や更新には、複数の部署や担当者が関わることが多くあります。Googleドキュメントでは、権限を「編集者」「閲覧者」「コメントのみ」など柔軟に設定でき、関係者全員の視点を反映しやすくなります。特に、総務・人事・現場の連携が必要なマニュアルでは大きな効果を発揮します。
Googleドキュメントでのマニュアル作成③：拠点・勤務形態が多様な職場に
在宅勤務や多拠点展開をしている企業では、物理的な距離による情報格差が課題になります。Googleドキュメントはインターネットさえあればどこからでもアクセス可能なため、全員が同じマニュアルをリアルタイムで確認・利用できます。移動や出社に依存しない柔軟なマニュアル運用が可能です。
Googleドキュメントでのマニュアル作成④：紙・Word運用に限界を感じたら
「ファイルがどこにあるかわからない」「最新版がどれかわからない」──こうした課題が生じやすいのが、紙やローカル保存のWordファイルによるマニュアル運用です。Googleドキュメントに切り替えることで、バージョン管理の煩雑さを解消し、情報の一元化が図れます。
マニュアル作成の基本ステップ【Googleドキュメント活用版】
マニュアル作成ステップ①：目的と対象を明確にする
マニュアル作成の出発点は、「何のために、誰に向けて書くか」を明確にすることです。
対象が新人か、経験者かで書き方や内容の深さは大きく変わります。また、「手順の標準化」なのか「ノウハウの継承」なのか、目的によってマニュアルの構成や必要情報も異なります。
マニュアル作成ステップ②：構成を設計する
見出し（章立て）を最初に設計することで、内容の整理や書き漏れの防止につながります。
Googleドキュメントでは、見出しを設定すると自動で目次を生成できるため、読者が必要な情報にすばやくアクセスできるメリットがあります。
マニュアル作成ステップ③：テンプレートで書き進める
一から書くより、テンプレートを活用することで書くハードルを下げられます。
Googleドキュメントには標準テンプレートもありますが、自社独自のフォーマット（例：手順書形式・チェックリスト形式）を用意しておくと、統一感のあるマニュアルが作れます。
マニュアル作成ステップ④：共有と権限を設定する
完成したマニュアルは、チームや関係者に「どのように共有するか」が重要です。
Googleドキュメントでは、「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」の3段階の権限を個別に設定できます。誤操作を防ぐためにも、役割に応じたアクセス管理を徹底しましょう。
マニュアル作成ステップ⑤：更新と履歴を管理する
マニュアルは一度作って終わりではありません。定期的な見直し・更新が欠かせないため、Googleドキュメントの「変更履歴」機能は非常に便利です。
「いつ」「誰が」「どこを」変更したかを確認でき、過去の状態に戻すことも可能です。運用ルールとして更新担当者や頻度を決めておくと、属人化を防げます。
Googleドキュメントでのマニュアル作成5つのコツ
マニュアル作成のコツ①：文章は「短く」「単純に」
マニュアルは誰でもすぐに理解できることが大前提です。
複雑な言い回しや長文は避け、1文1要素を意識しましょう。例えば「〇〇の画面を開いて、△△をクリックし、その後××を入力してください」というように、1ステップ＝1行動で記述するのがポイントです。
マニュアル作成のコツ②：図・画像を活用する
文章だけでは伝わりづらい操作や配置などは、スクリーンショットや図を活用しましょう。
Googleドキュメントは画像の挿入が簡単で、テキストと組み合わせて視覚的に理解しやすくなります。矢印や番号付きの注釈を加えるとさらに効果的です。
マニュアル作成のコツ③：内容を絞り込む
「何でも載せる」は逆効果です。1つのマニュアルで扱う内容は1テーマに絞り、読み手が迷わない構成を心がけましょう。
例えば「新人向けの顧客対応マニュアル」と「トラブル時の対応フロー」は分けることで、目的に応じてすぐに活用できる資料になります。
マニュアル作成のコツ④：コメント機能で改善を回す
Googleドキュメントのコメント機能を活用すれば、他のメンバーからのフィードバックをリアルタイムで反映できます。
「この表現で伝わる？」「ここに注意点を追加した方が良いかも」など、全員で改善する仕組みが自然と生まれます。
マニュアル作成のコツ⑤：スマホ対応を意識する
現場や外出先でマニュアルを確認することが多い場合は、スマホでの読みやすさも考慮しましょう。
改行や余白の使い方を工夫し、画像や表はスマホ画面での表示崩れがないか事前に確認しておくと安心です。
Googleドキュメントと一緒に使いたいおすすめツール
Googleドキュメント単体でもマニュアル作成は可能ですが、他のツールと組み合わせることで、視認性・管理性・活用度が一段と向上します。ここでは、実務に役立つツールを用途別にご紹介します。
| 目的 | ツール名 | 特徴・活用ポイント |
| 図解・手順の視認性アップ | Canva | 操作説明や図表をデザイン性高く作成できる。テンプレートも豊富。 |
| ScreenPal（旧Screencast-O-Matic） | 画面録画と注釈の挿入が簡単。操作手順の動画化に便利。 | |
| Snipping Tool | Windows標準のスクリーンショットツール。画面の一部だけ素早くキャプチャ可能。 | |
| マニュアルの一元管理 | Googleドライブ | フォルダ整理で複数マニュアルを体系的に管理できる。 |
| Googleサイト | ドキュメントを社内ポータルとして一覧化できる。マニュアルの導線づくりに最適。 | |
| Notion | ナレッジと業務手順を一元管理。柔軟なレイアウトで情報共有がしやすい。 | |
| チェック・理解度の確認 | Googleフォーム | 理解度テストや業務確認に活用。集計も自動化可能。 |
| Googleスプレッドシート | フォームの回答をリアルタイムで管理・分析できる。進捗チェックや実施記録に。 | |
| テンプレートによる効率化 | Docsテンプレートギャラリー | Google公式のテンプレートを利用して書式統一・作成時間を短縮。 |
| 自社テンプレート集 | 独自フォーマットをテンプレート化することで、社内のマニュアル品質を標準化。 |
おすすめツール①：図や手順を見やすくするツール
Canva／ScreenPal（旧Screencast-O-Matic）／Snipping Tool
図解やスクリーンショットが必要な場合は、これらのツールが役立ちます。
Canvaはおしゃれな図表やアイコン入り画像を簡単に作成可能。ScreenPalは画面録画＋注釈が入れられ、操作手順のビジュアル化に最適です。Snipping ToolはWindows標準搭載の簡易キャプチャーツールとして便利です。
おすすめツール②：情報を一元管理するツール
Googleドライブ／Googleサイト／Notion
マニュアルが複数に分かれている場合は、Googleドライブ内のフォルダ管理で分類すると整理しやすくなります。Googleサイトを使えば、複数のドキュメントを「社内ポータル」化でき、マニュアルの入口として活用可能です。
Notionとの連携で、手順＋ナレッジを一元管理する「業務ハブ」構築も可能になります。
おすすめツール③：チェックや進捗管理に使えるツール
Googleフォーム／Googleスプレッドシート
研修時の理解度チェックや業務実施の確認には、Googleフォームが有効です。
回答データをスプレッドシートに自動反映させれば、誰がいつ実施したかを一目で把握できます。
マニュアルだけでなく、「使われたか・伝わったか」まで追える運用が実現します。
おすすめツール④：テンプレート活用で時短するツール
Docsテンプレートギャラリー／自社テンプレート集
Googleドキュメントには、テンプレートギャラリーを通じて既存フォーマットを利用できます。
また、自社でよく使う形式（例：業務手順書／マニュアル構成）をテンプレートとして保存しておけば、誰でも同じ形式で作成でき、品質のバラつきも防げます。
よくある失敗と注意点
Googleドキュメントは非常に便利なツールですが、使い方を誤ると情報漏洩やマニュアルの形骸化といったリスクが生じます。以下によくある失敗例と、その回避ポイントを紹介します。
権限設定ミスによる情報漏洩
「リンクを知っている全員が編集可能」の設定のまま運用してしまうと、社外にマニュアルが漏れる恐れがあります。
社内共有であっても、「編集」「閲覧」「コメント」などの権限を役割に応じて明確に設定することが重要です。
特に個人情報や内部資料が含まれる場合は、アクセス制限をかけるルール化が必要です。
マニュアルの「作りっぱなし」問題
一度作ったマニュアルを放置してしまうと、内容が古くなり、かえって混乱を招くことがあります。
Googleドキュメントは更新しやすい反面、「誰が・いつ更新するか」を決めておかないと放置されがちです。更新担当者の明確化や、定期的な棚卸しをルール化することで、鮮度の高いマニュアル運用が可能になります。
情報の過不足・整理不足
「詳しく書きすぎて読まれない」「ざっくりしすぎて使えない」といった両極端もよくある失敗です。見出しを明確にし、1ページ1目的で書く、図や箇条書きを適度に使うなど、読み手を意識した構成が大切です。
また、「導入→手順→補足→注意点」の順番で構成すると、内容が整理され読みやすくなります。
スマホでの閲覧に配慮がない
現場や外出先でマニュアルを確認する人が多い場合、PC前提の構成では読みづらくなります。スマートフォンでも適切に表示される改行・画像サイズ・表の使い方を意識し、実機での確認も忘れずに行いましょう。
ちょっとした見落としが、マニュアル全体の信頼性や使いやすさを損ねる原因になります。
作成時・共有時・更新時、それぞれのフェーズでの注意を徹底することが、長く使われるマニュアルにつながります。
Googleドキュメント＋ツール活用でマニュアル作成を“仕組み化”しよう
マニュアル作成は「つくる」だけでなく、「使われる」ことが重要です。
Googleドキュメントは、リアルタイム編集・共同作業・権限管理など、マニュアル運用に求められる要素を備えた優れたツールです。
さらに、図解作成ツール・チェック用フォーム・情報整理ツールなどを組み合わせることで、マニュアルの精度と定着率は大きく向上します。
マニュアルがきちんと整備されていることで、業務の属人化が減り、生産性と再現性が高まるのはもちろん、社員の安心感や自律性の向上にもつながります。これからマニュアル作成を始める方も、既存の運用を見直したい方も、まずはGoogleドキュメントを中心に仕組み化の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
マニュアル作成はmayclassにお任せ
マニュアルの作成には、計画・構成・デザイン・更新といった複数の工程が必要であり、手間も時間もかかります。実際、「作りかけで止まっている」「中途半端に作ったけど使われていない」といった声も少なくありません。社内で完結させようとすると、他業務との兼ね合いでどうしても後回しになってしまいがちです。そういった場合は、マニュアル作成のプロに依頼するのも有効な手段です。
mayclassでは、実績のあるマニュアル制作のプロが企業ごとの業務内容を丁寧にヒアリングし、実務に即した分かりやすいマニュアルを提供しています。重要な業務を優先的にマニュアル化し、早期の業務改善を図るだけでなく、視覚的にも整理されたデザインで、誰でも迷わず使える資料に仕上げます。マニュアルは作って終わりではなく、使われて初めて意味を持ちます。マニュアルで属人化の解消、教育コストの削減、業務の標準化といった課題の解決を目指すなら、mayclassへの問い合わせをぜひ一度ご検討ください。
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