仕事の効率をもっと上げたい、そう考えたことはありませんか？日々の業務で「これ、もっと簡単にできたらいいのに」と感じる瞬間は少なくないはずです。そんな時に頼りになるのが「業務効率化ツール」。これらのツールをうまく活用すれば、無駄な作業を削減し、限られた時間とリソースを最大限に活用できます。

この記事では、企業の規模や業種を問わず役立つ、厳選した業務効率化ツール20選をご紹介します。それぞれの特徴や選び方のポイントも解説しているので、ぜひ最後までお読みください。ツールの導入をきっかけに、業務の生産性向上と働きやすさアップを目指しましょう！

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、日々の仕事における無駄や手間を減らし、作業をよりスムーズかつ効果的に進めるためのソフトウェアやアプリケーションのことです。従来は人が手作業で行っていたタスクを自動化したり、情報共有やデータ管理を一元化したりすることで、限られた時間やリソースを有効活用できるようになります。

代表的な例としては、タスク管理やスケジュール調整を支援する「プロジェクト管理ツール」、社内外の連絡を円滑にする「コミュニケーションツール」、営業や顧客対応を効率化する「CRM（顧客管理システム）」などがあります。

これらのツールを活用することで、単に作業時間を短縮できるだけでなく、情報の透明性や正確性が高まり、ミスや属人化の防止にもつながります。結果として、従業員の負担軽減や働きやすさの向上、ひいては企業全体の生産性アップに貢献するのが「業務効率化ツール」です。

この記事で紹介した「業務効率化ツール」を最大限に活用するためには、似ているようで異なる「生産性向上」との違いを理解しておくことが欠かせません。より体系的に学びたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
【図解でわかる】生産性向上と業務効率化の違いとは？意味・目的・施策を徹底比較！

業務効率化ツールの選び方

業務効率化とは、日々の仕事の流れを見直し、生産性を高める取り組み全般を指します。具体的には、無駄な作業や重複しているプロセスを削減し、重要な業務をより効率的かつスムーズに進めることを目的としています。その結果、単に作業時間を短縮するだけでなく、コスト削減や業務品質の向上、さらには従業員の働きやすさやモチベーションアップといった多方面でのメリットが期待できます。近年はリモートワークやDXの浸透により、業務効率化ツールの活用は企業規模を問わず必須になりつつあります。

ここでは、業務効率化ツールを選ぶ際に押さえておきたい基本的なポイントを詳しく解説します。

目的にあった業務効率化ツールのを選ぶ

ツール選びで最も大切なのは「自社が何を改善したいのか」という目的をはっきりさせることです。例えば「定型業務を自動化して作業時間を短縮したい」「社内外のコミュニケーションをスムーズにしたい」「顧客データを一元管理して営業活動を強化したい」など、解決したい課題を具体的にリストアップすることから始めましょう。

そのうえで、課題に最適なツールを選定することで効果を最大化できます。目的が曖昧なまま導入すると、実際の業務に馴染まず「思ったより使われない」「期待した効果が得られない」といった事態に陥りやすいため注意が必要です。

チームの規模や業種に合う業務効率化ツールを選ぶ

次に考慮すべきは、導入する組織の規模や業種です。小規模なチームであれば、機能がシンプルで導入コストも抑えられるツールが適しています。例えば、個人事業主や10名以下のチームでは、操作性が直感的で学習コストの低いタスク管理ツールやチャットツールが好まれます。一方、従業員数が数百名規模の大企業や複数の部署で業務が連携するような組織では、ワークフローを横断的に管理できる統合型のシステムや、大容量データを扱えるクラウドサービスが必要になります。
また、業種によっても最適なツールは異なります。例えば製造業では在庫管理や生産スケジュールを可視化するツールが有効であり、IT業界ではプロジェクト進行を効率化するためのタスク管理やコード共有ツールが重宝されます。さらに、サービス業では顧客対応をスムーズにするCRMや予約管理システムが効果的です。自社の規模と業種特性を踏まえて選ぶことで、ツールを最大限活用できる環境が整います。

操作性や導入コストも考慮する

ツール選びでは、操作性と導入コストをしっかり考慮することが重要です。操作が複雑すぎると、導入後のトレーニングやサポートに時間がかかり、かえって非効率になる可能性があります。また、高額なツールを導入しても十分に活用できなければ無駄になります。そのため、直感的で使いやすい操作性を備えたものを選び、初期費用だけでなくランニングコストも含めて慎重に検討することが必要です。

業務効率化におすすめのツール20選

業務効率化を実現するためには、日々の業務を見直し、適切なツールを導入することが重要です。ツールを活用することで、作業の自動化や情報共有のスムーズ化が可能になり、無駄な時間やリソースを削減できます。例えば、タスク管理ツールを使えばプロジェクトの進捗を一目で把握でき、コミュニケーションツールを導入すればチーム間のやりとりがスピーディーに行えます。ここでは、さまざまな業務効率化に役立つツールを目的別にご紹介します。

ツールカテゴリツール名主な機能特徴
タスク・プロジェクト管理Asanaタスクの作成、割り当て、進捗管理プロジェクトの可視化とチーム間のコラボレーションを強化
Backlogタスクの進捗管理・整理、Wiki機能、バグ管理視覚的にタスク整理し、幅広い職種で利用しやすい
Trelloカンバン方式でのタスク管理視覚的にタスクを管理し、ドラッグ＆ドロップで操作可能
コミュニケーションSlackチャット、ファイル共有、他ツールとの連携リアルタイムのコミュニケーションを促進し、チャンネルごとの情報整理が可能
Microsoft Teamsチャット、音声・ビデオ通話、ファイル共有、タスク管理、アプリ連携Microsoft 365とのシームレスな統合で、WordやExcelの共同編集が可能
Chatworkグループチャット、タスク管理、ファイル共有シンプルな操作性で、国内企業での利用が多い
業務自動化（RPA）Zapierウェブアプリ間の自動連携コーディング不要で複数のアプリを連携し、業務プロセスを自動化
UiPathRPA開発プラットフォーム高度な自動化プロセスを構築可能で、大規模導入にも対応
BizRobo!定型業務の自動化幅広い業務フローの自動化を可能にし、サポート体制も充実
会議・打合せZoomオンライン会議、ウェビナー開催高品質なビデオ会議と多人数参加が可能
Google Meetオンライン会議、画面共有Googleサービスとの連携がスムーズで、手軽に利用できる
ペーパーレス化マネーフォワード クラウド会計・人事労務の電子化財務管理や経理業務を効率化し、ペーパーレス化を推進
クラウドサイン契約書の電子化、電子署名契約業務をオンラインで完結し、契約締結のスピードを向上
ファイル共有・オンラインストレージGoogle Workspaceドキュメント作成、共有、クラウドストレージ複数人での同時編集やリアルタイムの情報共有が可能
コワークストレージファイル共有、データバックアップ社外メンバーとのデータ共有を効率化し、セキュリティも確保
営業活動の効率化（SFA・CRM）Salesforce顧客管理、営業支援、マーケティングオートメーション顧客情報の一元管理と営業プロセスの可視化を実現
e-セールスマネージャー営業支援、顧客データ管理日本企業向けに設計され、名刺管理や人脈管理機能が充実
ナレッジ共有NotePM社内Wiki、文書管理、ナレッジ共有社内の情報共有を円滑にし、検索性にも優れている
esaチーム向けのドキュメント管理・共有下書きや投稿の簡易化で「継続的改善」を支援
Sansan名刺管理、顧客データベース化名刺情報をデータ化し、組織全体で共有・活用できる

業務効率化ツール：タスク・プロジェクト管理

Asana

Asanaは、タスク管理を中心としたプロジェクト管理ツールで、シンプルなUIが特徴です。プロジェクト全体の可視化に優れ、タスクの依存関係や期限を細かく設定できます。主に中規模以上のチームや複数のプロジェクトを同時に管理する必要がある企業向けです。
メリット: ガントチャート機能やカスタムフィールドで、複雑なプロジェクトでも柔軟に対応。外部ツールとの連携も豊富です。
デメリット: 無料プランでは機能制限があり、小規模チームにはやや過剰な場合もあります。

Backlog

Backlogは、ITエンジニアやデザイナー向けのプロジェクト管理ツールで、バグ管理やWiki機能が強みです。非エンジニアにも使いやすいインターフェースで、幅広い職種に対応しています。
メリット: バグ管理やWiki機能が標準搭載されており、技術系のプロジェクトで便利で、複数のプロジェクトを効率的に整理可能です。
デメリット: 大規模プロジェクトの管理では、カスタマイズ性がやや制限されます。

Trello

Trelloは、直感的な操作が可能なカンバン方式のタスク管理ツールで、個人から小規模チームに適しています。ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にタスクのステータスを更新可能です。
メリット: 学習コストが低く、初心者でもすぐに使える。無料プランでも基本的な機能を十分活用可能です。
デメリット: タスクが多くなると視覚的な管理が煩雑になる場合があります。

業務効率化ツール：コミュニケーション

Slack

Slackは、リアルタイムでのチームコミュニケーションを促進するチャットツールです。特にリモートワークを行う企業に向いており、多くの外部アプリと連携できます。
メリット: チャンネル機能により、プロジェクトごとに情報を整理可能です。メッセージ検索機能も便利です。
デメリット: 通知が多くなると管理が難しくなり、運用には工夫が必要です。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャット、ビデオ通話、ファイル共有など、コミュニケーションに必要な機能を1つに統合したツールです。Microsoft 365との連携が特に便利で、大企業や教育機関向けに適しています。
メリット: WordやExcelの共同編集が可能で、Office製品を多用するチームに最適です。
デメリット: 初期設定が複雑で、初心者にはやや使いにくい面もあります。

Chatwork

Chatworkは、日本国内の中小企業で広く利用されているシンプルなグループチャットツールです。直感的な操作で、特にITリテラシーが高くないチームでも導入しやすいです。
メリット: タスク管理やファイル共有が簡単に行え、コストパフォーマンスが良いです。
デメリット: 他のツールと比べて機能が少なく、複雑なプロジェクトには不向きな場合もあります。

業務効率化ツール：業務自動化（RPA）

Zapier

Zapierは、コーディング不要で複数のアプリケーションを連携し、業務プロセスを自動化します。小規模企業やフリーランスに最適なツールです。
メリット:直感的な操作で簡単にワークフローを設定可能で、多くのアプリと連携できます。
デメリット: 複雑な自動化には限界があり、大規模企業には物足りなさを感じる場合があります。

UiPath

UiPathは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールとして、複雑な業務フローを自動化できます。特に大企業やIT部門向けです。
メリット: 高度な自動化が可能で、カスタマイズ性も高いです。
デメリット: 導入や開発コストが高めで、RPAの専門知識が必要です。

BizRobo!

BizRobo!は、定型業務の効率化に特化したRPAツールで、サポート体制が充実しています。中小企業から大企業まで幅広く対応可能です。
メリット: 簡単な操作で導入が可能で国内企業に特化した機能が充実しています。
デメリット: 一部の機能が競合ツールに比べて制限される場合があります。

業務効率化ツール：会議・打合せ

Zoom

Zoomは、オンライン会議やウェビナー開催に特化したツールで、特にリモートワークやオンラインイベントに適しています。高品質な映像と音声が特徴で、世界中で利用されています。
メリット: 多人数参加や画面共有、録画機能が充実しており、大規模な会議や研修にも対応可能です。UIはシンプルで、初心者でも使いやすいです。
デメリット: 無料プランでは時間制限があります。

Google Meet

Google Meetは、Googleアカウントがあればすぐに使える手軽なオンライン会議ツールです。Google Workspaceユーザーに特におすすめです。
メリット: Googleカレンダーとの連携でスケジュール調整が簡単で、画面共有や字幕機能など、基本的な会議機能がそろっています。
デメリット: 他ツールと比較すると高度な会議機能（ウェビナー対応など）が不足しています。

業務効率化ツール：ペーパーレス化

マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウドは、会計や給与計算、人事労務の電子化を実現するバックオフィス支援ツールです。中小企業から大企業まで幅広く対応可能です。
メリット: 複数の業務を一元管理でき、財務管理を効率化してくれます。税法改正にも迅速に対応し、安心して利用可能です。
デメリット: 全機能を活用するにはコストがかかる場合があり、規模が小さい企業では一部機能が過剰と感じられる可能性があります。

クラウドサイン

クラウドサインは、契約書の電子化や電子署名を可能にするツールで、契約業務の効率化を実現します。弁護士監修のもと設計されており、安心して利用可能です。
メリット: 契約締結スピードの向上や郵送コストの削減が可能で、リモートワークや非対面営業では非常に使いやすいです。
デメリット: 一部業界では紙の契約書が依然主流で、完全な移行が難しい場合があります。

業務効率化ツール：ファイル共有・オンラインストレージ

Google Workspace

Google Workspaceは、ドキュメント作成、クラウドストレージ、カレンダー管理などが統合されたツールです。特にリモートチームやフリーランス向けです。
メリット: 複数人でのリアルタイム編集が可能で、ファイル共有がスムーズです。データはクラウド上で安全に保管されます。
デメリット: 無料プランでは容量制限があり、大容量データの管理には追加コストが必要です。

コワークストレージ

コワークストレージは、セキュリティの高いファイル共有とデータバックアップが特徴のツールで、特に社外とのデータ共有に適しています。
メリット: 高いセキュリティレベルと操作の簡便さが魅力です。プロジェクトチーム間のスムーズなデータ共有が可能です。
デメリット: 他のオンラインストレージと比べて機能が限定的な場合があります。

業務効率化ツール：営業活動の効率化（SFA・CRM）

Salesforce

Salesforceは、世界的に普及しているSFA（営業支援）/CRM（顧客管理）ツールで、顧客管理から営業分析、マーケティングまでを一元化します。
メリット: カスタマイズ性が高く、あらゆる業界で活用可能です。顧客情報の一元管理により、営業活動が効率化します。
デメリット: 導入コストが高く、小規模企業にはオーバースペックと感じられることもあります。

e-セールスマネージャー

e-セールスマネージャーは、日本企業向けに設計された営業支援ツールで、顧客データの管理や営業プロセスの可視化が可能です。
メリット: 名刺管理や人脈情報の可視化が可能です。日本市場特化型のため、日本のビジネス文化に適合しています。
デメリット: 日本企業向けに特化しているため、海外事業展開時には利用が難しい場合もあります。

業務効率化ツール：ナレッジ共有

NotePM

NotePMは、社内Wikiや文書管理を効率化するナレッジ共有ツールです。情報を一元管理でき、特に情報が散乱しがちな企業向けに適しています。
メリット: 検索性が高く、必要な情報にすぐアクセス可能です。UIが直感的で、幅広い業界で利用可能です。
デメリット: 他ツールと比較すると、カスタマイズ性に限界がある場合があります。

esa

esaは、チーム向けのドキュメント管理ツールで、情報の下書きや投稿が簡単に行えます。「継続的改善」を促進する設計思想が特徴です。
メリット: ドキュメントの作成プロセスがスムーズで、チームのナレッジ蓄積が可能です。小規模から中規模チームに適しています。
デメリット: 大規模チームでの利用には機能面で物足りなさがある場合もあります。

Sansan

sansan

Sansanは、名刺情報をデータ化し、組織全体での共有を可能にする名刺管理ツールです。営業チームや管理職向けに最適です。
メリット: 名刺のデータ化で人脈管理が容易に。営業活動の効率化や新規顧客の開拓がスムーズに行えます。
デメリット: 名刺が紙ベースで渡される文化が少ない場合、ツールの活用機会が限られる。

業務効率化ツール選定時の注意点

業務効率化ツールを選ぶ際には、単に「便利そう」「流行っている」といった表面的な理由で導入を決めるのではなく、自社の環境や業務フローに適しているかどうかを冷静に見極めることが不可欠です。導入してから「思ったより使いにくい」「社内の業務と合わず結局使われなくなった」といった事態を防ぐためには、事前にいくつかのポイントを整理しておく必要があります。以下では、選定時に特に注意すべきポイントを詳しく解説します。

無料トライアルで実際に使ってみる

ほとんどの業務効率化ツールには、一定期間利用できる無料トライアルが用意されています。この期間は、単なる機能確認にとどまらず、実際の業務に近い形で導入してみることが大切です。例えば、日常的に利用する業務データを入力し、どの程度作業がスムーズになるかを検証しましょう。操作性や画面の分かりやすさ、他システムとの連携可否なども重要な評価ポイントです。
無料トライアルを活用することで、初期費用をかけずに導入後のイメージを持てるため、リスクを最小限に抑えることができます。また、短期間であっても実務に触れることで「実際の運用に耐えられるか」を把握でき、最終判断がしやすくなります。

チームの意見を積極的に取り入れる

業務効率化ツールを日常的に使うのは経営層や管理者だけではなく、現場のスタッフです。そのため、選定段階からチームメンバーの意見を取り入れることが欠かせません。例えば、業務内容が異なる複数部署がある場合、それぞれのニーズをヒアリングし、共通して必要とされる機能を洗い出すことが効果的です。
「管理画面が複雑で分かりにくい」「スマホでは操作しにくい」など、導入後に現場から不満が出てしまうと、結局ツールが使われず形骸化してしまうリスクがあります。導入段階から現場の声を反映することで、チーム全体が納得して利用できる環境を整え、浸透スピードを高めることが可能です。加えて、選定に関わったメンバーが社内の推進役になることで、スムーズな定着にもつながります。

セキュリティ面を徹底的に確認する

特にクラウド型の業務効率化ツールを導入する場合、セキュリティ面の確認は必須です。業務データには顧客情報や売上情報など、企業にとって重要な機密情報が含まれるため、外部に流出すれば大きなリスクとなります。
具体的には、以下のようなポイントをチェックしましょう。

  • データが暗号化されているか
  • 利用者ごとにアクセス権限を細かく設定できるか
  • 定期的なバックアップや障害発生時の復旧体制が整っているか
  • 国内外でのセキュリティ認証（ISOやSOC2など）を取得しているか

これらの仕組みがしっかり整備されていれば、安心してツールを活用できます。逆に、セキュリティ対策が不十分なサービスを導入すると、思わぬ情報漏洩や業務停止につながりかねません。コストや機能だけで判断せず、長期的に安心して利用できるかを見極めることが大切です。

業務効率化ツールを活用しよう！

業務効率化ツールは、単なる「便利な道具」ではなく、組織全体の生産性を底上げし、働きやすい環境づくりを支える大きな力になります。導入によって作業時間の短縮やミスの削減が実現できれば、従業員はより価値の高い業務に集中でき、結果として成果の最大化にもつながります。さらに、誰もがスムーズに業務を進められる環境は、職場全体のストレスを軽減し、チームのモチベーション向上にも寄与します。

ツールの活用は「効率化」だけでなく「働きやすさ」の改善にも直結する取り組みです。ぜひ自社に合った業務効率化ツールを導入し、日々の業務をもっとスムーズに、そして快適に進められる仕組みを整えていきましょう。

業務効率化なら専門家にお任せ！

仕事のムダやムラを減らし、スピーディーで質の高い業務を実現しませんか？Mayclassは、業務マニュアルを通じて、効率的な働き方をサポートします。業務の流れを明確にし、属人化を防ぐことで、誰もがスムーズに作業を進められる仕組みを構築。さらに、ノウハウの共有が進み、業務品質の向上にもつながります。職場のパフォーマンスを最大化するなら、mayclassにお任せください！

▼下記記事もおすすめ▼

業務改善に役立つフレームワーク7選！課題の見える化と解決策立案に使える実践ガイド

【2025年版】属人化とは？意味やリスク、ツールを使った解消方法を徹底解説

【業務効率化】生産性がUPする業務マニュアル標準化のポイントとコツ

▼関連記事▼
業務効率化ツールをさらに深掘りしたい方は、BIツールの選び方や代表的な製品をまとめた記事も、ぜひご覧ください。
最新のBIツールを徹底比較！選び方や代表的なBIツール5選を紹介